Спасибо, что вы с нами!
Как сделать корпоративные сервисы доступными для сотрудников, которые не работают за компьютером и не пользуются служебной почтой? В «Префаб Технологиях» эту задачу решили с помощью цифрового помощника «Федя». Он отвечает на вопросы персонала, помогает управлять сменами и объединяет несколько сервисов для производственных подразделений. Сегодня им регулярно пользуются 97% производственных сотрудников, а количество очных обращений в отдел кадров сократилось вдвое. Проект стал одним из победителей премии «Потока» 2026 года в категории «ИИ: рабочие решения для HR». Рассказываем, как устроен помощник и что изменилось в работе сотрудников и HR-команды.
Содержание:
Почему производственным сотрудникам понадобился единый цифровой помощник
«Префаб Технологии» — промышленный блок группы ПИК, который занимается производством и поставкой готовых строительных конструкций и модульных решений для жилищного строительства. Компания выпускает железобетонные изделия, фасадные конструкции, оконные блоки и другую продукцию, а также выполняет монтажные работы.
У компании несколько производственных площадок и распределенная структура. Значительную часть коллектива составляют производственные и монтажные сотрудники, у которых нет постоянного доступа к корпоративному порталу, служебной почте или рабочему компьютеру.
Из-за этого многие кадровые и организационные вопросы приходилось решать через руководителей, специалистов HR-службы и другие подразделения. Сотрудники обращались по разным каналам, а запросы не всегда сразу попадали к нужному адресату.
До 20% обращений первоначально направлялись не тому специалисту. Иногда для решения одного вопроса требовалось участие трех-четырех человек. На уточнения и пересылку информации уходило до 7–10% рабочего времени.
Сложности возникали и при организации смен. Руководители могли узнать о невыходе сотрудника уже после начала работы. В результате часть смен оставалась недоукомплектованной, а поиск замены требовал дополнительных звонков и согласований.
Еще одна задача была связана с распределением персонала по производственным линиям. Руководители контролировали расстановку визуально, поэтому не всегда могли оперативно заметить, где сотрудников не хватает, а где их больше необходимого.
Компании требовался инструмент, который объединил бы кадровые и производственные сервисы и был доступен всем категориям сотрудников независимо от наличия корпоративной почты или компьютера.
Как устроен ИИ-помощник «Федя»
В «Префаб Технологиях» создали централизованного цифрового помощника «Федя». Он объединил ИИ-инструменты, корпоративную базу знаний и автоматизированные сервисы для сотрудников и руководителей.
Важной особенностью стала возможность общаться с помощником на естественном языке. Пользователю не нужно искать нужный раздел корпоративного портала или выбирать ответ из длинного списка команд — достаточно сформулировать вопрос своими словами. Это особенно важно для производственных коллективов, где сотрудники могут иметь разный уровень цифровой грамотности.
Кроме того, «Федя» поддерживает общение на нескольких языках, что делает сервис удобнее для разных категорий сотрудников.
Подключение к сервису организовали без обязательного использования корпоративной почты. Производственные сотрудники проходят регистрацию во время вводного обучения, поэтому могут познакомиться с инструментом уже в первые дни работы.
В результате помощник стал единой точкой входа для разных запросов: от получения справочной информации до решения задач, связанных с явкой персонала и организацией производства.
При этом «Федя» представляет собой целую систему сервисов. Одни используют возможности искусственного интеллекта для обработки вопросов и анализа информации, другие автоматизируют конкретные рабочие процессы.
Какие задачи решают сотрудники и руководители с помощью «Феди»
Получают ответы на кадровые и организационные вопросы
Одна из основных функций помощника — предоставление сотрудникам информации без необходимости лично обращаться в отдел кадров.
«Федя» отвечает на вопросы с использованием корпоративной базы знаний. Если сотруднику нужна справочная информация, он может получить ее через цифровой сервис в удобное время.
Помощник обрабатывает около 70 вопросов ежедневно. Каждый автоматический ответ экономит примерно две минуты рабочего времени сотрудника и специалиста, которому раньше пришлось бы отвечать на обращение.
Благодаря этому HR-команда может уделять больше внимания вопросам, которые требуют личного участия, а сотрудники — быстрее получать необходимую информацию.
Помогают руководителям комплектовать смены
Для управления явкой персонала в систему включили специальный бот смен. Он помогает заранее выявлять риски недоукомплектованности и организовывать замену отсутствующих сотрудников.
Инструмент автоматизирует операции, связанные с управлением явкой, и упрощает координацию между участниками процесса. Руководители получают возможность быстрее находить замену и поддерживать необходимую численность персонала на производственных участках.
Ежегодно бот помогает автоматизировать около 26 тысяч таких операций. При каждом поиске замены руководитель экономит около часа рабочего времени.
Контролируют расстановку сотрудников на производстве
Еще один инструмент экосистемы — «ОКО Префаба». Он сопоставляет фактическую расстановку сотрудников с необходимой численностью персонала на производственных линиях и помогает руководителям выявлять отклонения.
Сервис внедрили на двух производственных площадках. На одном заводе удалось устранить узкие места на двух участках и восстановить необходимый темп работы. На другой площадке оптимизировали три штатные единицы на одном посту без снижения производительности.
Упрощают учет выполненных монтажных работ
В систему также включили бот для учета выполненных работ.
Он позволяет фиксировать монтажные операции через сканирование изделий и автоматизировать передачу информации для расчета трудоемкости и премий.
Раньше часть данных приходилось собирать и передавать вручную, что увеличивало время приемки и создавало риск ошибок.
После внедрения инструмента приемка выполненных работ ускорилась на 40%. На столько же сократилось время передачи данных для расчета заработной платы.
Кроме того, количество ошибок уменьшилось на 21%, а трудозатраты кладовщиков — на 20%.
Какие результаты получила компания
«Федя» стал частью повседневной работы сотрудников и руководителей «Префаб Технологий». Сегодня помощником регулярно пользуются 97% производственного персонала, а количество очных обращений в отдел кадров сократилось вдвое.
Показатель | Результат |
Использование помощника производственным персоналом | 97% сотрудников, в среднем три раза в неделю |
Использование офисными сотрудниками | 87% обращались более 10 раз за год |
Обработка вопросов сотрудников | Около 70 в день |
Очные обращения в отдел кадров | Сократились на 50% |
Автоматизация операций по управлению явкой | Около 26 000 в год |
Укомплектованность смен | Выросла с 92,5% до более чем 97% |
Ускорение приемки выполненных работ | На 40% |
Особенно заметен эффект в управлении сменами. Укомплектованность выросла более чем на 4,5 процентного пункта, а руководители стали тратить меньше времени на организацию замен.
Для HR-службы важным результатом стало сокращение очных обращений вдвое. Типовые вопросы сотрудники могут решать самостоятельно, не отвлекая кадровых специалистов.
Удовлетворенность пользователей помощником составляет 72%. Компания продолжает совершенствовать качество ответов и планирует повысить этот показатель как минимум до 95%.
Как ИИ-помощник влияет на опыт сотрудника
У проекта «Префаб Технологий» есть еще один важный результат, который не всегда отражается в показателях производительности.
Для производственного сотрудника взаимодействие с компанией часто начинается с простых вопросов: где найти нужную информацию, к кому обратиться, как решить организационную проблему. Если каждый раз приходится искать ответ через руководителя или идти в отдел кадров, даже небольшие задачи требуют дополнительных усилий.
«Федя» помогает сделать такие ситуации проще. Сотрудник получает доступ к корпоративным сервисам независимо от того, есть ли у него рабочий компьютер или служебная почта. Он может задать вопрос на удобном языке и получить информацию без необходимости обращаться к нескольким специалистам.
Для HR это важная составляющая опыта сотрудника: насколько легко человеку взаимодействовать с работодателем в повседневных ситуациях. Удобные цифровые инструменты помогают сократить лишние действия, сделать информацию доступнее и дать производственному персоналу те же возможности для самостоятельного решения вопросов, которыми обычно пользуются офисные сотрудники.
Что учесть при внедрении ИИ-помощника для сотрудников
Опыт «Префаб Технологий» может быть полезен компаниям с большой долей линейного персонала, особенно если сотрудники редко пользуются корпоративной почтой и компьютерами. При запуске подобных сервисов стоит обратить внимание на несколько моментов.
Начать с повседневных вопросов сотрудников. Изучите, с какими запросами люди чаще всего обращаются в HR-службу и к руководителям. Это поможет определить первые сценарии для автоматизации: получение справочной информации, уточнение графика работы, оформление обращений или поиск нужного специалиста. Чем чаще возникает задача, тем заметнее будет польза от ее автоматизации.
Учитывать условия работы персонала. Для сотрудников производства важно, чтобы сервисом можно было пользоваться без рабочего компьютера и корпоративной почты. Стоит заранее продумать доступ с личных устройств, простую регистрацию, понятный интерфейс и поддержку необходимых языков. Знакомить сотрудников с инструментом можно уже во время адаптации.
Объединять связанные задачи. Если для каждого вопроса нужен отдельный сервис, сотруднику приходится запоминать несколько способов обращения. Единая точка входа упрощает взаимодействие с компанией. При этом новые функции лучше добавлять постепенно, ориентируясь на реальные запросы пользователей.
Оценивать не только эффективность, но и удобство. Количество обращений и сокращение трудозатрат помогают оценить пользу автоматизации для бизнеса. Однако важно также выяснять, насколько сотрудникам понятен сервис, получают ли они нужные ответы и с какими сложностями сталкиваются. Для этого можно использовать короткие опросы и анализировать повторные обращения.
Проект «Префаб Технологий» показывает, что развитие цифровых HR-сервисов может одновременно повышать эффективность процессов и улучшать повседневный опыт сотрудников. Именно сочетание этих двух результатов делает его особенно интересным для других работодателей.
Текст подготовила Светлана Постникова, эксперт в HR-автоматизации «Потока»
Статья выпущена в ноябре 2026 года
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
