7 причин перестать вести базу кандидатов в Excel прямо сейчас

Перемен требует мир рекрутмента. Кажется, именно с этой строчки будет правильно начать первый пост в нашем блоге в 2017 году.

Да, начнем с сенсационной (на самом деле нет) новости о том, что хранить базу кандидатов в Excel неприемлемо.

И для этого есть как минимум 7 очевидных причин. Мы собрали все возможные аргументы, чтобы показать вам, что безопасность, удобство и эффективность — это важно, а вот «но ведь я не смогу научиться пользоваться этой сложной программой» — это ерунда!

Да, мы серьёзно считаем, что тем, у кого всё ещё хватает терпения перебивать вручную данные своих кандидатов из резюме, пора подумать о своей личной эффективности и рассмотреть технологические решения, которые есть на рынке. Да, например, potok, но вовсе не обязательно. Ищите удобные решения (такое как у нас :))!

Вы не можете посмотреть резюме кандидатов 

Даже если в файле, который вы ведёте уже n-лет у вас есть ссылки на профили кандидатов на работных сайтах или на его резюме, всё равно — у вас нет его резюме там же. Почему это не очень здорово?

Во-первых, резюме — это форма подачи информации. И кандидаты создают резюме таким, чтобы вы обратили на него внимание. Это визитная карточка, желание показаться лучше и множество амбиций всего в одном документе! Попытка максимально убедительно рассказать о себе, своих навыках, своём опыте. Часто сейчас можно встретить продуманные, креативные резюме с множеством деталей и инфографикой. И вот если кандидата с таким резюме вы сравняли с землёй, то есть занесли его в общую базу, он стал “как все”, а ведь он приложил гораздо больше усилий и действительно выделился среди прочих.

Во-вторых, если вы смотрите на строки в Excel, у вас не создается полного впечатления о человеке и кандидате. А ведь именно для этого и есть в рекрутинге такое понятие как “резюме”. Вы словно разбиваете кандидата на части, на характеристики — но в целом он теряется среди букв и слов. Согласитесь, это не очень честно по отношению к нему.

В-третьих, это просто неудобно — огромные форматы не позволяют концентрироваться, вы путаете строки и теряете из виду нужные вам ячейки с информацией. Никому из нас не хотелось бы быть единицей, которую рассматривают исключительно через призму таблички.

Вы тратите огромное количество времени на перепечатывание вручную данных

И это уже самодостаточная причина.

Мы знакомы с компанией, в которой ради интереса провели эксперимент (только тссс!). У них была таблица с кандидатами (порядка 20 столбцов с разной информацией). Так вот чтобы перепечатать информацию об одном кандидате у рекрутера уходило порядка 3-4 минут. А если их 10 — это уже 30-40 минут. Ладно, представим, что их 100 (мы же хорошая и уважаемая компания-работодатель, правильно?). 300-400 минут в день — и это примерно 5-6 часов в день.

Мы просто не знаем, как смириться с этой цифрой. Перенос отлика вручную — это боль. И это только то время, которое тратится на перенос данных. Без анализа, оценки и даже лишней чашки кофе.

А если вы используете формы для отклика Google и там же храните Excel файл с ответами ваших соискателей — знайте, это незаконно (!!!) и небезопасно в России. Хранение данных на зарубежных серверах недопустимо.

В этом году у вас есть полное право и возможность пересмотреть эффективность тех часов, которые вы проводите на работе. И в том числе выполняя рутинные и бесполезные задачи. Попробуйте найти удобный и безопасный инструмент для хранения базы кандидатов. Желательно с каким-то подходящим набором дополнительных функций — благо, в России такие инструменты есть и мы даже об одном из них с удовольствием расскажем и демо-доступ дадим -> potok.io. Гуглите, ищите удобные для вас инструменты, не оставляйте эту катастрофическую ситуацию со временем так!

Вы не можете ставить тэги и просто быстро фильтровать кандидатов по разным параметрам

Конечно, вы можете выделять цветом среди тысяч кандидатов тех, кто подходит зелёным, а тех, кто сомнителен, жёлтым. Но ведь это подход, который мог бы считаться инновационным в 90-ых годах, но точно не в 2017. А если существует несколько параметров? Скажем, #разработчик и #санктпетербург? Вы же не можете добавлять все тэги в Excel, не можете отсортировать так, чтобы по нескольким критериям сразу подбирать кандидата. Даже если вы гуру Excel и знаете тысячи функций, поверьте, это всё не очень «про людей» и точно не про ваше время. Возможность тэгировать и рубрицировать кандидатов = возможность экономить время и вести подбор по новым вакансиям с уже имеющимися отфильтрованными соискателями. Разве не об этом мы мечтаем? 

Вы не можете посмотреть историю общения с кандидатом

Несущественный комментарий в специально отведённой под это графе в таблице не считается — вы наверняка прекрасно понимаете, как важно, чтобы можно было делать пометки о каждом проведённом собеседовании, о каждом звонке и о тестовых заданиях. Разумеется, полноценно сделать это Excel вам не позволит. И с точки зрения возвращения к этим самым записям продукт MS тоже не является самым удобным — вновь искать в таблице, щёлкая по ячейкам и пытаясь понять, что из этого и в какой день происходило. Даже история переписки с кандидатом, которая остаётся в вашем почтовом ящике, при поиске и перечитывании заставит вас потратить огромное количество времени. Открывать все вложения и искать нужную информацию — снова абсолютно неадекватная трата времени.

Вы не можете интегрировать Excel с другими сервисами, которые вы используете

А слово «интеграция» мы услышим ещё сотни и даже тысячи раз (как и «искусственный интеллект», ага!). Современные технологии = открытые технологии. Excel, возможно, и удобен для хранения данных, но не для регулярной интеграции. Нет. Существует множество сервисов, которые позволяют интегрировать и соединять те системы, которые вы используете. Это позволяет экономить время и решать несколько задач одновременно: общаться с кандидатом, а также с коллегами, создавать вакансию и публиковать её. 

Так что если вы сейчас находитесь в поиске какого-либо инструмента, всегда обращайте внимание на то, можно ли его соединить с вашим почтовым ящиком, с вашей базой кандидатов, с карьерным сайтом, не говоря уже о работных сайтах и социальных медиа. 

Кстати, мы легко перенесем вашу базу кандидатов даже из Excel в нашу систему. Хотя бы попробовать что-то новое вы же можете? 🙂 Оставьте заявку! 

Вы не можете координировать свои действия с коллегами

Технологии изменили представление о командной работе, о делегировании задач. Slack, Trello, мессенджеры, в которых каждый из нас состоит в каком-нибудь рабочем чатике — мы начали общаться иначе. Но как же общаться с помощью Excel? Ни упомянуть коллегу, чтобы он посмотрел кандидата, ни встречу назначить, ни напоминание поставить. Приходится отвлекать своих коллег, пересылать резюме, а работать одновременно над одним файлом вообще не представляется возможным.

Вы не можете вовлекать нанимающих менеджеров (да, конечно, это обязательно!)

И снова речь идет о командной работе и вообще о разделении обязанностей и задач. Вовлечение в работу нанимающего менеджера в статусе Заказчика и разделение вакансий внутри команды, а также прав работы над каждой отдельной вакансией — это важнейший аспект организации работы. Это позволяет разделить сферы влияния и сосредоточиться только на самом важном. И в рамках базы кандидатов в Excel реализовать это всё точно невозможно.

p.s. и если все эти аргументы не работают, задумайтесь и озадачьте коллег — база кандидатов это наработанные годами контакты, это опыт, а храня всё в Excel вы рискуете упустить иногда ваших кандидатов или просто потерять в связи с различными техническими сложностями (которые возникают иногда очень не вовремя). Храните ваши знания и данные в надежных системах. Желательно в облачных.