Спасибо, что вы с нами!
Должностная инструкция специалиста по кадрам — это локальный нормативный акт работодателя, который описывает квалификационные требования, трудовые функции, права и ответственность работника, ведущего кадровое делопроизводство и работу с персоналом. В 2026 году должностная инструкция специалиста по кадрам составляется с учётом профстандарта «Специалист по управлению персоналом» (Приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н) и Квалификационного справочника должностей (ЕКС).
Должностную инструкцию составляет руководитель отдела или его заместитель. Документ согласовывают с юристом (юридическим отделом). Если инструкцию готовит кадровая служба, её дополнительно согласовывают с руководителем подразделения, к которому относится должность.
Правильно составленная инструкция помогает избежать трудовых споров и четко зафиксировать ожидания бизнеса. Она необходима как штатным сотрудникам, так и тем, кто работает в проектных командах.
Наш шаблон — максимально полный и универсальный. Берите из него те разделы и пункты, которые подходят именно вашей компании, и адаптируйте под свою специфику. Обязательно согласуйте документ с юристом.
При составлении должностной инструкции использовались:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37, ред. от 27.03.2018)
- Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (Приказ Минтруда России от 09.03.2022 № 109н, рег. номер 559)
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-2025, действует с 01.01.2026)
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 21, 22, 57, 192–194)
Шаблон должностной инструкции специалиста по кадрам
Ниже представлен готовый шаблон, который можно адаптировать под задачи конкретной организации. Текст написан деловым языком и соответствует требованиям кадрового делопроизводства.
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, ответственность и условия работы специалиста по кадрам.
1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.
1.3. Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя кадровой службы (отдела кадров).
1.4. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно руководителю кадровой службы (начальнику отдела кадров). При отсутствии в организации отдельной кадровой службы — непосредственно руководителю организации или иному лицу, определенному приказом.
1.5. В период отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет работник, назначенный приказом руководителя организации, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за их надлежащее исполнение.
1.6. В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется:
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере трудовых отношений;
- профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Минтруда России от 09.03.2022 № 109н;
- уставом организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя организации;
- локальными нормативными актами в сфере работы с персоналом;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Применимый профессиональный стандарт — «Специалист по управлению персоналом» (рег. № 559), обобщенная трудовая функция A «Документационное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации 5.
2. Требования к квалификации
2.1. Образование. Среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, либо высшее образование (бакалавриат) по профилю деятельности.
2.2. Дополнительное профессиональное образование. Программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом, документационного обеспечения работы с персоналом.
2.3. Опыт работы. Без предъявления требований к опыту — для специалистов с профильным образованием. При непрофильном образовании — не менее одного года в области документационного обеспечения работы с персоналом.
2.4. Необходимые знания:
- трудовое законодательство Российской Федерации и иные акты, содержащие нормы трудового права;
- законодательство Российской Федерации о персональных данных;
- основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
- структура организации;
- порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
- порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
- основы документооборота и документационного обеспечения;
- системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
- основы психологии и социологии труда;
- основы экономики, организации труда и управления;
- технологии и методы формирования и контроля бюджетов;
- правила и нормы охраны труда.
2.5. Необходимые умения:
- оформлять документы, необходимые для проведения работы с персоналом, в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
- работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движения персонала;
- разрабатывать проекты кадровых документов;
- соблюдать нормы этики делового общения.
3. Должностные обязанности
Специалист по кадрам выполняет следующие должностные обязанности.
3.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
3.1.1. Готовит проекты документов по вопросам приема, перевода, увольнения, предоставления отпусков, поощрения и применения дисциплинарных взысканий в отношении работников.
3.1.2. Оформляет трудовые договоры, дополнительные соглашения, договоры о материальной ответственности и иные документы в сфере трудовых отношений.
3.1.3. Ведет учет личного состава организации, ее подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
3.1.4. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации.
3.1.5. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
3.1.6. Готовит и оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям, а также представляет их в орган социального обеспечения.
3.1.7. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
3.1.8. Оформляет документы по учету кадров, связанные с применением труда работников.
3.1.9. Ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, журналы учета приема, перевода и увольнения работников.
3.1.10. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
3.2. Учет движения персонала и составление отчетности:
3.2.1. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.
3.2.2. Составляет установленную отчетность по учету личного состава и работе с кадрами.
3.2.3. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
3.2.4. Обеспечивает учет и хранение трудовых книжек (вкладышей в них), их оформление в соответствии с установленным порядком.
3.2.5. Ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
3.3. Работа с персональными данными:
3.3.1. Обеспечивает обработку и защиту персональных данных работников в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
3.3.2. Обеспечивает соблюдение режима конфиденциальности при работе с кадровыми документами.
3.3.3. Обеспечивает выдачу работникам копий документов, связанных с работой, в установленные законодательством сроки.
3.4. Иные обязанности:
3.4.1. Принимает участие в разработке проектов локальных нормативных актов организации по вопросам работы с персоналом.
3.4.2. Консультирует работников организации по вопросам трудового законодательства.
3.4.3. Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда.
3.4.4. Выполняет иные поручения непосредственного руководителя в пределах своей компетенции.
4. Права работника
Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Запрашивать и получать от руководителей подразделений и работников организации информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы с персоналом, организации кадрового делопроизводства, оптимизации документооборота.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.5. Требовать от руководителя организации обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.6. Повышать свою квалификацию в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
4.7. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом Российской Федерации (статьи 21, 22) и иными законодательными актами.
5. Ответственность
Специалист по кадрам несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации (статьи 192–194 Трудового кодекса Российской Федерации).
5.2. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, определенных трудовым законодательством (глава 39 Трудового кодекса Российской Федерации) и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За разглашение персональных данных работников, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей, — в пределах, определенных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными законодательными актами.
5.5. За несоблюдение требований по защите конфиденциальной информации и режима коммерческой тайны — в соответствии с локальными нормативными актами и законодательством Российской Федерации.
6. Показатели эффективности (KPI)
Эффективность работы специалиста по кадрам оценивается по следующим показателям:
| Показатель | Единица измерения | Периодичность |
| Своевременность оформления кадровых документов (доля документов, оформленных в установленный срок) | % | Ежемесячно |
| Доля ошибок в оформлении кадровых документов от общего числа оформленных | % | Ежемесячно |
| Доля закрытых вакансий в установленный срок (если функция входит в обязанности) | % | Ежеквартально |
| Своевременность сдачи кадровой отчетности (СЗВ-ТД, ЕФС-1 и иные формы) | % выполнения в срок | Ежемесячно |
| Доля жалоб работников на оформление кадровых документов | Количество в месяц | Ежемесячно |
| Соблюдение сроков хранения и передачи документов в архив | % выполнения регламента | Ежеквартально |
| Прохождение проверок ГИТ и иных надзорных органов по кадровым вопросам без замечаний | Количество замечаний | По факту |
| Своевременность ведения и ознакомления работников с локальными нормативными актами | % | Ежеквартально |
Подбор и количество показателей зависит от структуры компании, объема кадровых процессов и распределения функций между специалистами отдела.
Что важно запомнить
- Должностная инструкция специалиста по кадрам в 2026 году опирается на ЕКС, профстандарт «Специалист по управлению персоналом» (рег. № 559) и Трудовой кодекс РФ. ЕКС даёт базовые квалификационные характеристики, профстандарт — детальный перечень трудовых функций.
- Образец должностной инструкции специалиста по кадрам по профстандарту включает шесть обязательных разделов: общие положения, требования к квалификации, должностные обязанности, права, ответственность, показатели эффективности.
- Должностную инструкцию утверждает руководитель организации, согласовывают — руководитель кадровой службы и юрист. Без подписи работника об ознакомлении документ не имеет юридической силы для применения дисциплинарных взысканий по нему.
- Должностная инструкция специалиста по кадрам не является обязательной для всех работодателей, но ее отсутствие создает риски при трудовых спорах: работодателю сложнее доказать ненадлежащее исполнение обязанностей.
- Шаблон должностной инструкции специалиста по кадрам адаптируется под структуру компании. Если специалист по кадрам совмещает функции с подбором персонала и расчетом заработной платы, то это отражают в разделе
Часто задаваемые вопросы
Специалист по кадрам сфокусирован на кадровом делопроизводстве — оформление приема, перевода, увольнения, ведение трудовых книжек, отчетность. Менеджер по персоналу (HR-менеджер) дополнительно занимается подбором, адаптацией, оценкой и развитием персонала. В профстандарте «Специалист по управлению персоналом» эти роли соответствуют разным обобщенным трудовым функциям и разным уровням квалификации. В небольших компаниях функции могут совмещаться в одной должности — это отображают в должностной инструкции.
Для специалиста по кадрам устанавливают KPI, связанные с качеством и своевременностью кадрового делопроизводства: доля документов, оформленных в срок; доля ошибок в кадровых документах; своевременность сдачи отчетности (ЕФС-1 и другие формы); количество замечаний от ГИТ по итогам проверок; соблюдение сроков ознакомления работников с локальными актами. Подбор показателей зависит от структуры кадровых процессов в конкретной компании.
Текст подготовлен командой экспертов HRTech-компании «Поток»
Статья выпущена в мае 2026 года
