Адаптируем сотрудников к новому HR-инструменту на примере Билайн

В команде Билайн более 50 специалистов, которые занимаются подбором сотрудников в офис и на топовые вакансии. За 2020 год они закрыли более 3000 вакансий [воу!].

Естественно, такие объемы подбора невозможно переварить без качественных инструментов. Несколько лет назад компания внедрила ATS Potok. Готовиться к работе рекрутеров и заказчиков в системе начали за несколько месяцев до запуска. Проектная команда Билайн разработала программу, которая помогла сотрудникам привыкнуть к инструменту и обучила работе в нем.

Почему адаптация важна и каждому сотруднику нужна

Внедрение нового инструмента всегда вызывает сопротивление со стороны сотрудников.  Логично: это сильно меняет привычный ход работы. Поэтому коллег нужно подготовить и поддержать до тех пор, пока они не смогут пользоваться системой “на автомате”. Сколько времени это займет — зависит от трех факторов:

• Простота и привлекательность интерфейса инструмента.

• Известность и распространенность системы на рынке.

• Продуманная программа адаптации в компании.

Билайн подготовила две разные программы адаптации: для руководителей и рекрутеров. В них учли особенности работы, мышления и восприятия информации сотрудников и руководителей. Рассказываем о каждой по отдельности.

Как Билайн адаптировала топ-менеджмент компании: не кнут, а пряник

Руководители часто противятся изменениям: предпочитают работать по-старинке. Поэтому донести преимущества системы нужно максимально интересно и желательно в интерактивном формате

Учитывайте, что переход на новую систему — это не только внедрение технологии, но и изменение подхода к процессу подбора. Заложив новый формат работы в мышление руководства, не нужно доказывать ценность инструмента.

Открытый диалог

Задача: Показать, как инструмент облегчит задачи руководителей в привычном формате.

Каждый квартал Билайн проводит Открытый диалог — событие, на котором говорят об изменениях в компании. На одном из них провели первую презентацию Potok.

Билайн подготовила видео с демонстрацией функционала Potok, где герой сюжета — руководитель. Он заводит заявку, ведет коммуникацию в системе, согласовывает оффер. Для каждой задачи проводилась параллель с текущими процессами. Видео очень вдохновило руководителей. Со всех сторон посыпались вопросы: «Когда мы уже туда перейдем?»

Внутренний PR нового инструмента

Задача: Подогреть интерес и регулярно напоминать о внедрении нового инструмента.

Билайн сделала красочный видеоролик о функционале системы с использованием героев и сюжетов из известных кинолент: Волк с Уолл-Стрит, Области Тьмы, Брюс Всемогущий и так далее. Каждый герой решает свои вселенские задачи с помощью системы и в конце добивается успеха. Видеоролик крутился на плазмах в офисе и в корпоративном онлайн-журнале.

Обучение руководителей

Задача: Рассказать руководителям о новых процессах и познакомить с функционалом системы.

Для руководителей компании была проведена серия обучающих мероприятий о том, как правильно подбирать сотрудников: мини-курсы, тренинги и выступления международных спикеров. В оффлайне и в онлайне.

Каждое мероприятие было привязано к определенному функционалу системы. Например, на тренинге про обратную связь — рассказывали о том, как важно фиксировать эту информацию в единой базе.

Как Билайн адаптировала рекрутеров: коммуникация и постоянная поддержка

“Рекрутеры задолго до перехода знали об ATS Potok. Они слышали о ее преимуществах и видели интерфейс” — Ирина Дорофеева, ведущий менеджер по рекрутинговым проектам.

Для рекрутеров ATS — основной инструмент. Поэтому в адаптации стоит сделать  упор не на вовлечение и повышение желания пользоваться системой, а на обучение новым процессам и функционалу.

Формирование пилотной группы

Задача: Проверить, все ли предусмотрено для эффективной работы в системе.

Группа добровольцев-рекрутеров получила доступ в Potok за месяц до официального выхода. Сотрудники потестили ATS-платформу, оценили функционал и поделились впечатлениями.

Обучение рекрутеров

Задача: Обучить рекрутеров работать в новой системе.

Билайн сняла серию обучающих видео о работе в Potok. По ходу курса проектная команда проводила регулярные встречи. На них проверяли домашние задания и обсуждали волнующие вопросы. Отдельное внимание уделялось новым процессам: рекрутерам важно понимать, почему происходят изменения, и на что это влияет в их работе.

А инструкции по функционалу собрали на корпоративном портале и в базе знаний в Potok, чтобы шпаргалка всегда была под рукой.

Обучающие видео Билайн.

Техподдержка 24/7

Задача: Поддержать рекрутеров технически (и морально), а также вовремя рассказать об обновлениях в системе.

В WhatsApp создали чат, где каждый рекрутер может задать вопрос и быстро получить ответ. На первых этапах это сильно помогло тем, кто забыл что-то после обучения, либо сомневался.

Однако это не единственный чат. Билайн продолжала добавлять функции в Potok в течение года. Чтобы команда подбора всегда была в курсе обновлений — проектная команда организовала еще один канал. Туда постится актуальная информация о системе. Рекрутеры там же задают свои вопросы.

Сбор обратной связи

Первую обратную связь ждали два месяца. Понятно, почему: нужно время, чтобы привыкнуть к работе в новом инструменте. Увы, ранние комментарии могут быть нерелевантными.

Через два месяца провели опрос в онлайн формате. А после — встречу, чтобы разобрать накопившиеся вопросы по системе. На ней же рекрутеры высказывали предложения по добавлению фишек.

Среди руководителей опросы проводятся регулярно: что нравится/не нравится, что хотелось бы доработать. А поскольку рекрутеры сами много общаются с заказчиками в процессе подбора — они помогают собирать комментарии.

Результаты

За счет грамотной адаптации и быстрого отклика поддержки команда рекрутеров легко адаптировалась к новому инструменту. Вот какие впечатления от программы адаптации и инструмента у рекрутера Билайн, Ефимовой Анастасии:

“Potok начали внедрять как раз, когда я пришла в Билайн. Обучение длилось несколько дней. Нам давали домашние задания, а затем разбирали их на занятиях. Благодаря плавному переходу, проблем с адаптацией не было. При возникновении проблем и вопросов мы обращались к проектной команде, а также в чат поддержки Potok’а”

Руководители стабильно работают в Potok [больше 1000 человек]. Каждый понимает процессы подбора сотрудников в компании, значимость каждой правильно заведенной заявки и вовремя согласованного комментария.

Ирина Дорофеева , ведущий менеджер по рекрутинговым проектам:

“Мы видим заметные улучшения по многим процессам. С помощью Potok мы автоматизировали и упростили заведение заявок на подбор, создание и согласование офферов, сбор обратной связи по кандидатам, проверку соискателей, а также процессы, связанные с приемом сотрудников и формированием для них автоматических доступов.

За счет автоматизации нам удалось закрыть 98% вакансий в срок в этом году. Причем сроки подбора по ряду вакансий сократились на несколько дней. С Potok время согласования офферов уменьшилось на 40%, а проверки кандидатов на 25%”