Как использовать геймификацию для ускорения адаптации новичков. Опыт Flocktory
Благодаря цифровому сервису «Поток Адаптации» компания автоматизировала пребординг и онбординг новичков и высвободила время HR-специалистов, уходившее на рутину.
Спасибо, что вы с нами!
О компании
Flocktory — платформа лидогенерации, монетизации и персонализации с разработкой инхаус. Продукты компании помогают пользователям совершать покупки удобно и на более выгодных условиях, а партнерам — растить бизнес: увеличивать конверсию, средний чек и лояльность покупателей, а также привлекать новых клиентов.
13 лет
на рынке
200+
человек в команде
2,25 млрд
рублей — выручка в 2023 году
В чем была сложность в адаптации
Не было прозрачности в процессе адаптации. Новички терялись в огромном количестве информации, которую получали в первый день работы. Из-за отсутствия обратной связи с новым сотрудником HR-специалистам было сложно понять, как новые сотрудники чувствуют себя на новом месте.
Цель внедрения «Поток Адаптации»
Систематизировать все адаптационные материалы, сделать подачу информации легкой и своевременной. Минимизировать рутинные задачи HR.
Результаты
Ускорение обучения
Новые сотрудники стали меньше времени тратить на изучение всех документов в первый день работы. Необходимая информация собрана в едином пространстве.
Снизилась нагрузка на HR-специалистов
Теперь им не нужно постоянно помнить обо всех встречах и оповещать новичков о них. Все это есть в приложении.
Комфортная адаптация
Новички высоко оценили игровой формат онбординга. Компания провела исследование на двух фокус-группах. Выяснилось, что сотрудники, не использовавшие ранее приложением, чувствовали себя растерянными в первые дни работы. А те, кто пришел в компанию после внедрения «Поток Адаптации», отметили удобство, интерактивность сервиса и прозрачность процесса адаптации в компании.
Особенности адаптации в Flocktory
Компания нанимает специалистов различных направлений: разработчиков, дата-инженеров, аналитиков, тестировщиков, BDM и аккаунт-менеджеров. Также в команде работают продуктовые и системные аналитики, продакт-менеджеры, маркетологи. В бэк-офисе представлены такие департаменты, как юридический, HR, финансовый.
Ежемесячно в компанию приходят в среднем 5–6 новых сотрудников. Адаптация — обоюдная ответственность HR и руководителей. HR-специалисты помогают новым сотрудникам на старте трудоустройства. Руководители проводят с новичками регулярные встречи one-to-one, обсуждают цели и следят за их достижением на протяжении испытательного срока.
Дополнительно каждому новичку назначается buddy. Это сотрудник, который несколько лет проработал в компании и хорошо знает все процессы. Его задача — помочь решить различные организационные вопросы, оказать эмоциональную поддержку.
Как проходил онбординг до внедрения «Поток Адаптации»
Вся информация о новичках хранилась в Excel-таблицах, и было сложно отследить, на каком этапе онбординга находится человек. Сотрудникам выдавали большую папку с локальными документами компании, с которыми нужно было ознакомиться и подписать. Это отнимало много времени. Для офисных сотрудников HR-специалист проводил экскурсию по офису и давал вводные инструкции.
После этого сотруднику назначалась встреча с руководителем для постановки целей. Перед окончанием испытательного срока HR связывался с руководителем, чтобы обсудить результаты и принять решение о дальнейшем сотрудничестве.
Многие процессы оказывались затянутыми и непрозрачными как для новичков и их руководителей, так и для HR. Например, новым сотрудникам приходилось в первый же день изучать большой объем информации, что могло вызвать стресс. При этом HR-специалист не всегда мог отследить, какие сложности есть у новичка, поскольку не был упорядочен сбор обратной связи.
Как сегодня выстроена адаптация в Flocktory
Внедрение сервиса «Поток Адаптация» ускорило пребординг и онбординг сотрудников. Важно, что теперь новички подключаются к приложению еще за неделю до выхода на работу. У них достаточно времени, чтобы познакомиться с компанией, изучить все важные документы и регламенты.
Для новичков разработано три адаптационных трека. В целом они схожи, но каждый из них учитывает специфику работы сотрудников. Свои треки есть у офисных и удаленных сотрудников, отдельную программу онбординга мы разработали для IT-специалистов. Большой плюс в том, что мы самостоятельно можем редактировать контент треков с помощью удобного конструктора.
Например, в первом мы сделали отдельный блок об офисе. Здесь подробно описываем, как добраться до офиса, кто будет встречать новичка, где можно получить пропуск.
Второй трек — для тех, кто работает удаленно. В треке собрана информация о том, как подключиться к корпоративным системам и быстро наладить удаленную работу.
Третий включает дополнительный блок для сотрудников отдела разработки. Мы подробно рассказываем о программах и сервисах, в которых работают IT-специалисты.
Адаптация как игра: из чего состоит трек для новых сотрудников
Сервис «Поток Адаптация» делает процесс вхождения в компанию увлекательным и простым. Новички проходят адаптацию в формате игры, где каждый уровень — это шаг к успешному завершению испытательного срока.
1 уровень. До выхода на работу
Этот уровень стартует за неделю до начала работы. Новичку приходит напоминание о том, что совсем скоро его ждут в команде. Он получает ссылку на приложение и начинает проходить пребординг. На этом уровне сотрудник детально изучает все материалы о компании: ее миссию, ценности, историю. Также доступны ссылки на телеграм-каналы компании и статьи о ней.
Далее новичку предлагается рассказать немного о себе и заполнить небольшую форму. В ней будущий сотрудник оставляет свои имя, фамилию и загружает фотографию. Эта информация используется для создания приветственного поста в первый рабочий день.
2 уровень. Старт работы
Начинается за день до трудоустройства. На этом уровне представлена информация о бенефитах компании для сотрудника, документах, которые нужно подписать и формате работы. Новичок сразу же получает полезные контакты и информацию о встречах, которые его ждут в первый рабочий день. После прохождения уровня сотрудник узнает кодовое слово для перехода на следующий этап.
3 уровень. Первый рабочий день
Сотрудник получает чек-лист, чтобы проверить, что у него есть все необходимое для работы: техника, доступы к корпоративным каналам, контакты руководителя. Также описываются цели на испытательный срок. Новичок узнает, кто из коллег станет его наставником (buddy), который поможет в адаптации, и получает обязательные инструкции, в том числе по технике пожарной безопасности.
4 уровень. Первая неделя
Новичок знакомится со словарем «флокера» — уникальными терминами, которые используются внутри команды. На этом уровне рассказывается о реферальной программе компании: как можно порекомендовать друга и какие шаги для этого нужно предпринять.
5 уровень. Экватор
Уровень открывается за несколько дней до середины испытательного срока. На этом этапе для компании важно получить от новичка обратную связь. Сотрудник проходит опрос — результаты помогают понять, насколько он разобрался в задачах, структуре компании, ее продуктах. Также уточняется, насколько buddy помог в адаптации и решении возникающих вопросов.
6 уровень. Завершение испытательного срока
Сотрудник получает полный доступ ко всем бенефитам компании. В приложении публикуется поздравление с успешным завершением испытательного срока. На этом уровне собирается финальная обратная связь по онбордингу и работе сервиса «Поток Адаптация». Проводится небольшой опрос, чтобы оценить эффективность процесса.
Для нас сервис «Поток Адаптация» — важный инструмент для контроля онбординга. Опросы, которые включены в треки, помогают нам понять, что происходит с сотрудником на испытательном сроке. Например, когда мы получаем результаты опроса на этапе «Экватор», то проводим встречу. На ней участвуют рекрутер, нанимавший новичка, сам сотрудник и его руководитель. Обсуждаем, какие есть барьеры в адаптации, и как их устранить.
Дополнительно проводим мини-оценку 360 с коллегами, с которыми взаимодействовал новый сотрудник. Это позволяет получить объемную и прозрачную обратную связь, что помогает улучшить процесс онбординга.
Финальный опрос о качестве адаптации используется больше для коммуникации с руководителем. Мы делимся с ним информацией о том, что может быть полезно новичку. Например, ему необходимо больше встреч one-to-one и т.д.
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
