Балтика, ДОМ.РФ и Северсталь: как создавались дашборды с аналитикой по подбору в крупных компаниях

Не все знают с чего начать: какие KPI и метрики выбрать, в какую программу залить дашборды и где удобно за ними следить.

Мы узнали у наших клиентов, очень крупных компаний и просто крутых ребят, как они создали свои превосходные дашборды [вы зацените, обещаем].

Балтика

Балтика — часть международной компании Carlsberg Group и один из лидеров производителей пива в России. Такие известные алкогольные и безалкогольные бренды, как «Балтика», «Seth & Riley’s Garage», «Carlsberg», «Zatecky Gus», производятся на заводах компании.

В Балтике на 2020 год трудятся более 9 тысяч сотрудников, в 2019 году закрыты 1869 вакансий. При таких объемах любая ошибка в процессе подбора может стоить компании больших денег. Поэтому аналитика данных для HR-отдела компании — незаменимый помощник.

Создание дашбордов

Компания преследовала две цели при создании дашбордов с аналитикой по подбору:

• Оперативно отслеживать KPI и другие показатели, чтобы анализировать процесс подбора и корректировать действия на основе этих показателей.
• Оценивать эффективность работы рекрутеров.

Если вы читали наш кейс с Балтикой, то помните, что основные KPI в отделе подбора — это скорость (цель: 85%) и время закрытия вакансий (цель: 85%). С ATS «Поток Рекрутмент» Балтика смогла превысить эти показатели.

Для формирования дашбордов были определены ключевые показатели эффективности, формулы для их вычисления и данные, необходимые для расчета. Все метрики объединили на одной «доске». Доступ к ним получили сотрудники, которые заинтересованы в улучшении этих показателей: руководители по подбору и рекрутеры.

В качестве программы для построения дашбордов команда выбрала Microsoft Power BI:

• Инструмент входит в пакет Microsoft Office — легко скачать и удобно использовать.
• Данные могут подгружаться из разных источников: кубы OLAP, Excel, сторонние сайты и т. д.
• Хороший уровень защиты.
• Есть возможность совместной работы и коммуникации.
• Desktop и веб-версия.
• Много вариантов размещения показателей, настройка шрифтов, логотипов и т. д.
• Добавление своих формул и данных.
• Автоматическое обновление отчетов.

Potok является одним из источников данных для дашборда. Вся информация о подборе из ATS «Поток Рекрутмент» собирается в отдельном хранилище данных на серверах Балтики, а затем передается в Power BI.

Дашборды и ключевые метрики

Важнейший слайд по подбору Балтики — с основными показателями: количество открытых вакансий, стоимость одного кандидата, количество закрытых вакансий, средний срок подбора, скорость и качество подбора, причина появления вакансии, перечень источников в процентном соотношении, количество кандидатов с HH.ru и с карьерного сайта, количество закрытых ключевых вакансий.

Здесь есть фильтры по годам и месяцам. В зависимости от выбранных фильтров показатели пересчитываются в реальном времени.

Остальные слайды более узконаправленные:

• KPI по скорости и качеству подбора в разрезе функций, чтобы смотреть, как закрывались вакансии в соответствии с KPI в каждой отдельной функции.
• Детализация данных по качеству подбора со сотрудниками, которые отработали в компании менее полугода.
• Вакансии в работе со списком всех открытых вакансий в компании на данный момент.
• Перечень закрытых вакансий по временным отрезкам и на данный момент.
• Подробная аналитика по каждому рекрутеру: сколько вакансий было закрыто в каждом месяце, сколько всего закрыто вакансий с начала года, средний срок подбора, скорость закрытия вакансии за месяц и средняя за весь период.
• Ошибки. Здесь рекрутеры отслеживают, в каких вакансиях отсутствуют необходимые данные (вакансии, которые оформлены неверно, не учитываются в аналитике).

Планы

Сейчас Балтика довольна своими дашбордами. Они отвечают их потребностям и сильно помогают в работе. Коллеги не собираются останавливаться на достигнутом. В их планах добавить в дашборды слайд с воронкой по подбору. Это позволит проследить за процессом рекрутинга и конверсией между этапами.

ДОМ.РФ

ДОМ.РФ — единый институт развития для решения национальных задач в области жилищного строительства и ипотеки. Компания внедряет новые стандарты ипотечного кредитования в России и делает современное комфортное жилье доступным для всех. 

HR-аналитика появилась в ДОМ.РФ в 2018 году. Этот шаг помог оптимизировать процессы работы и избавил команду от ручного обновления отчетов. Как следствие, появилось время для системной и осмысленной работы, а также для создания и развития различных инструментов (в том числе и кросс-функциональных).

Создание дашбордов

Интенсивный рост Группы компаний ДОМ.РФ повлиял на объем информации и сложность процессов в подборе. Поэтому было важно:

• Автоматизировать сбор, обработку информации и процесс формирования отчетности.
• Создать сквозную систему аналитики, чтобы отслеживать весь цикл подбора сотрудника.
• Создать единое пространство для доступа к отчету.

Решением стал BI-дашборд. Он полностью сократил трудозатраты сотрудников (6 часов в неделю) на обновление отчетности. Отчеты обновляются ежедневно, чтобы бизнес мог оперативно мониторить ключевые показатели эффективности.

Дашборд по подбору создавался силами команды Операционной эффективности, которая отвечает за HR-аналитику в ГК ДОМ.РФ. У коллег есть своя стратегия по созданию HR-дашбордов, к которой они пришли методом проб и ошибок:

1. Разработка методологии дашборда. Методолог совместно с заказчиком выбирает методологию будущего дашборда:

• Узнает у заказчика, какие показатели нужны.
• Проверяет возможность и механику их подсчета.
• Находит источники данных. 
• Проверяет, подходят ли они для автоматической загрузки в базу.
• Разрабатывает офлайн-версию отчета и периодически обновляет его.
• Заказчик оценивает отчет и дает обратную связь.
• Согласовывает офлайн-версию отчета с заказчиком. 
• Передает дашборд в разработку.

2.  Разработка интерфейса отчета. Дизайнер работает над макетом будущего дашборда.

3. Разработка. Разработчик проверяет, насколько отчет реализуем с технической точки зрения.

4. Публикация. По мере разработки отчеты заливаются в систему.

Дашборд и ключевые метрики

В ДОМ.РФ сейчас один дашборд с показателями по подбору, в него входят 23 метрики. Вот основные из них:

• Количество и динамика вакансий, чтобы определять загрузку рекрутеров и  ресурсы для закрытия вакансий. 
• План-факт найма с результатами рекрутера и команды подбора.
• Детальная воронка подбора, чтобы следить за процессом подбора и контролировать “проблемные” зоны.
• Среднее время закрытия и среднее время трудоустройства для оценки скорости найма.
• Сложность вакансий рекрутера, чтобы оценивать вакансии рекрутера и составлять план по найму. 
• Количество трудоустроенных сотрудников на рекрутера.
• Процент отказа от офферов, чтобы понимать долю и причину отказов от офферов.
• Обратная связь отклоненных кандидатов помогает проверить candidate experience отклоненных кандидатов и скорректировать процесс подбора.
• Обратная связь заказчиков.
• Источники успешных кандидатов.

Все метрики можно посмотреть в срезах по компаниям (в группе ДОМ.РФ 9 компаний), подразделениям, командам подбора, рекрутерам и т. д.

Планы

ДОМ.РФ сконцентрировала внимание на кросс-функциональных дашбордах. Они позволят анализировать и находить взаимосвязи между разными типами данных. Как пример — отчет по розничному бизнесу, где отражаются эффективность сотрудника или группы сотрудников в зависимости различных метрик: пола, возраста, опыта работы, образования, проходимого в компании обучения и т. д.

Как ATS «Поток Рекрутмент» помог группе ДОМ.РФ сделать процесс найма сотрудников прозрачным и сэкономить 45% времени при работе с соискателями — узнайте в этой статье.

Северсталь

Северсталь — сталелитейная и горнодобывающая компания, в состав которой входят более 25 предприятий в России за рубежом. Крупнейшее — Череповецкий металлургический комбинат, второй по величине в России. 

Северсталь нанимает более 7000 сотрудников в год, а рекрутеры ежемоментно работают более чем над 1000 вакансиями. При таких колоссальных объемах — каждая секунда специалистов по подбору на счету. Поэтому компания стала искать способы, как его сэкономить.

Создание дашбордов

До появления дашбордов по подбору сотрудники компании пользовались Excel для ведения аналитики. Но в крупной производственной компании сложно проконтролировать все процессы без единой системы. Внутренним заказчикам и рекрутерам важно отслеживать KPI и метрики, чтобы работать над увеличением качества и скорости подбора.

В 2019 году Северсталь внедрила ATS «Поток Рекрутмент», чтобы все действия с кандидатами и вакансиями оставляли за собой цифровой след. Параллельно с адаптацией рекрутеров к работе в ATS «Поток Рекрутмент», команда приступила к созданию дашбордов по подбору.

Полноценно пользоваться и собирать данные в дашборды компания начала в мае 2019 года. Эксперименты с ключевыми показателями и финальная настройка дашбордов заняли еще несколько месяцев.

Ожидаемым фактом стало временное ухудшение метрик. Раньше информация хранилась в разных источниках и собиралась вручную людьми. Человеческий фактор так или иначе влияет на точность информации.

Дашборды и ключевые метрики 

Для Северстали были определены следующие KPI:

• Процент закрытых вакансий в сроки, согласованные с клиентом. Дата закрытия определяется с заказчиком в зависимости от его потребностей. Внедрение этого KPI повысило качество общения между рекрутерами и заказчиками, позволило лучше планировать процесс поиска, а также управлять ожиданиями внутренних клиентов.

Предположим: Заказчик хочет, чтобы новый сотрудник вышел через 2 недели. По аналитике, конкретно этот заказчик смотрит одного кандидата в неделю. Рекрутер предлагает ему два варианта: либо ускориться — посмотреть 5 кандидатов в неделю, либо увеличить срок закрытия. Так, рекрутер занимает не исполнительскую, а партнерскую позицию.

• Удовлетворенность заказчиков кандидатами, которые вышли на работу / удовлетворенность новых сотрудников содержанием работы (Net Hiring Score).

Руководителю приходит анкета после прохождения его сотрудником испытательного срока. В ней нужно ответить на несколько вопросов:

1. Оцените, пожалуйста, по шкале от 0 до 10, насколько нанятый кандидат соответствует вашим требованиям и ожиданиям.

2. Почему вы поставили именно эту оценку?

3. Предоставьте, пожалуйста, обратную связь и предложения по улучшению процесса подбора.

Новому сотруднику после окончания испытательного срока также приходит анкета. В ней нужно ответить на ряд вопросов, в том числе: «Оцените, пожалуйста, по шкале от 0 до 10, насколько работа в компании соответствует вашим ожиданиям?». Результаты рассчитываются по формуле NPS.

• Текучесть за 3, 6 и 12 месяцев. Северсталь стремится войти в лучшие 25% компаний России по этому показателю [Северсталь, успехов вам!]

• Стоимость найма кандидатов по категориям рассчитывается по стандартным формулам Cost per hire.

Для отслеживания качества подбора Северсталь использует 4 основных дашборда: 

1. Закрытие вакансий в компании. Дашборд отображает количество закрытых вакансий, процент вакансий закрытых в срок, конверсию по вакансии, Net Hiring Score — в разрезе определенного периода, юридического лица, дирекции, отдела, рекрутера и т. д.

Какую проблему решает: Оперативное понимание ситуации по подбору и динамики метрик и показателей, а также сравнение подразделений между друг другом.

2. Статус и аналитика по вакансиям. Показывает количество открытых вакансий, текущий статус по вакансии, воронку подбора, источники кандидатов, причины отказов кандидатам, скорость продвижения кандидатов по этапам подбора.

Какую проблему решает: Предоставление клиентам статуса вакансии, анализ и problem solving с клиентами, проведение статусов рекрутмента с командами по подбору.

3. Загрузка рекрутеров. Отражает загрузку каждого рекрутеров.

Какую проблему решает: Оперативное понимание загрузки каждого рекрутера для распределения вакансий. Проведение встреч с рекрутерами для анализа их эффективности и помощи в решении сложных задач.

4. Путь кандидата по каждой вакансии. Отражает процесс подбора (в разрезе подразделения, вакансии, рекрутера, и т. д.) с точки зрения траектории движения кандидата по этапам, средних сроков нахождения кандидата на этапе и т. д.

Какую проблему решает: Определение этапов, на которых застревают кандидаты в процессе прохождения по воронке подбора.

Планы

В течение одного года Северсталь хочет научиться предсказывать время закрытия вакансии и затрачиваемые на это ресурсы. Рекрутер будет заранее знать, что ожидать от вакансии и как взаимодействовать с заказчиком, чтобы быстрее закрывать  вакансии. Процесс подбора станет еще прозрачнее, а коммуникация перейдет на новый уровень.

Кроме того, с помощью аналитики рекрутеру будет известно, на какой вакансии сфокусировать внимание, чтобы выполнить KPI по подбору в срок.

«Мы постоянно работаем над улучшением качества нашего сервиса для клиентов. У нас есть свои успехи и неудачи. С появлением аналитики мы точно понимаем — где мы большие молодцы, где у нас есть проблемы, в чем они заключаются и как их решить», — Александр Чигарьков, руководитель Talent acquisition Северстали и Севергрупп.