Как подружить российскую ATS и Workday: кейс GSK

В России зарегистрировано около 80 рецептурных препаратов GSK, которые применяются для лечения болезней органов дыхания, инфекционных заболеваний.

Компания работает более чем в 150 странах мира. Из 100 тысяч сотрудников GSK более 16 тысяч ― из научных подразделений. Поиск и подбор персонала здесь такая же важная задача, как и производство вакцин и лекарственных средств.

GSK работает в Workday – облачной системе управления персоналом, которую часто внедряют международные компании. При настройке Workday в России всегда возникают сложности c 152-ФЗ “О персональных данных”, так как все данные о кандидатах и сотрудниках должны вноситься и храниться в России. А сервера Workday расположены в США и Европе.

Для команды подбора российского офиса GSK было важно соблюсти закон, сохранить имеющееся базу, а также оперативно получать новые данные из глобальной системы Workday.

Мы сделали интеграцию ATS Potok и Workday. А еще связали нашу платформу с международным сайтом GSK. Рассказываем, как это было и почему интеграция Potok с зарубежными платформами — это совсем нестрашно.

152-ФЗ: два варианта решения проблемы

“Мы оказались перед выбором — создать собственный сервер или найти российского провайдера”, — Белла Гужавина, Recruitment Lead Russia and CIS в GSK Россия.

Компания думала над созданием собственного сервиса. Но здесь были сложности: зарегистрировать лицензию, найти программистов, перенести базу данных, организовать безопасность процессов и т. д. А сколько бы времени заняла сама разработка — было страшно представить.

GSK выбрала другой вариант: обратиться к готовому решению с российским сервером. Оставалось только убедить руководство в правильности решения. Для этого провели серию тренингов для бизнеса, на которых рассказали о преимуществах ATS.

Внедрение ATS Potok: самые интересные задачи

“В Potok меня привлекли: цена, опыт интеграции с другими системами и возможность дорабатывать функционал под себя”, — Белла Гужавина, Recruitment Lead Russia and CIS в GSK Россия.

Интеграция Potok и Workday

Большая часть работы GSK велась в ERP-системе, которая была связана с Workday. Просто взять и удалить базу данных было нельзя: потерялись бы тысячи резюме и ценная переписка. Было принято решение об интеграции платформ. 

Отметим, что это первая интеграция ATS с Workday на российском рынке. Поэтому обратиться к чьему-либо опыту мы просто не могли. Отдельное спасибо команде Workday за их энтузиазм и профессионализм!

В работу были вовлечены разработчики Workday, а также локальный и глобальный офисы IT-специалистов GSK. Казалось, что при работе с зарубежной командой могут возникнуть сложности. Но даже пандемия не помешала процессу. В результате мы выполнили задачу за 3 месяца:

• Новая информация автоматически отправляется в Potok.

• Данные хранятся на российском сервере.

И хоть интеграцию не пощупать руками, мы рады, что она сильно бережет время и силы команды подбора GSK. 

Интеграция международного карьерного сайта GSK и Potok

Поскольку международный сайт GSK также привязан к Workday, разработчики написали новый модуль. Когда человек заходит на сайт и подает заявку — он соглашается на передачу своих данных в Potok. 

Скриншот со страницы отклика на вакансию на российском сайте GSK.

Анкета конфликта интересов

Конфликт интересов — частая история, из-за которой кандидата могут не взять на работу. Например, у соискателя жена работает в компании-конкуренте. Возникает риск утечки информации.

Мы создали специальную анкету в Potok, которая помогает отследить этот важный для компании момент. При отклике кандидат отвечает на перечень вопросов: работают ли его родственники в фирме-конкуренте, занимал ли он должность в государственных структурах, имеет ли иное гражданство и так далее. После заполнения — анкета сохраняется в Potok.

Как отмечает GSK, заполняемость анкет соискателями увеличилась за счет удобства и прозрачности процесса.

Анкета конфликта интересов в системе Potok компании GSK.

Согласие на обработку данных

Как только кандидат заполнит заявку, ему приходит письмо с подтверждением на обработку данных. Письмо отправляется автоматически из Potok’а [почитайте об автодействиях подробнее — это очень удобно и экономит тонну времени].

Ответное письмо от соискателя попадает в ATS и хранится в его карточке.

Пример письма GSK на согласие обработки персональных данных кандидата.

Дополнительные поля с источниками отклика кандидата

Для отдела подбора важно знать, откуда и сколько пришло кандидатов. Для этого мы добавили в Potok для GSK новые поля с указанием источника.

Дополнительное поле «Внутренний кандидат» в разделе Источники кандидатов в системе Potok.

Результаты, которые радуют

Potok и GSK создали совместный продукт, который сберег базу компании, подстроился под рабочие задачи и при этом отвечает требованиям 152-ФЗ. 

Также мы добавили специальные анкеты по трудоустройству, увеличили заполняемость данных кандидатом на 30% и настроили попадание писем с сайта GSK прямо в Potok. Теперь поиск, опрос и подбор сотрудников происходит в несколько кликов. Potok настолько подстроился под желания GSK, что за полгода поиска персонала компания только один раз создала вакансию «вручную».

Сейчас в совместных планах: расширить параметры аналитики и добавить еще больше индивидуальных настроек.