Как «Поток» разгрузил HR-отдел и превратил адаптацию в инструмент роста: кейс и рекомендации
Внедрить HR-технологии в своей же компании — лучший способ проверить их эффективность на практике. Мы в «Потоке» не просто разрабатываем сервис для адаптации, а сами ежедневно им пользуемся. За последние годы сократили рутину HR-отдела, ускорили переход новичков к самостоятельной работе и выстроили адаптацию как стратегический процесс, который напрямую влияет на качество найма и вовлеченность сотрудников.
Спасибо, что вы с нами!
О компании
«Поток» — ведущая HRTech-компания, создающая цифровые экосистемы для управления персоналом, которые позволяют автоматизировать различные HR-процессы: наем, адаптацию, сбор обратной связи, оценку сотрудников.
≈30
сотрудников в год нанимают в компании
Результаты
на 50%
снизили нагрузку на HR-менеджера
3 недели
заняло внедрение «Поток Адаптации»
Что происходит без единой системы адаптации
До внедрения собственного решения процесс адаптации новых сотрудников в «Потоке» был хаотичным. Информация для новичков хранилась в разрозненных источниках: облачных папках, документах, переписке в чатах. HR-менеджеры поймут, если вспомнят, как по несколько раз в день отвечали на десятки однотипных вопросов. В итоге без системы адаптации новички дольше входили в роль, позже начинали приносить пользу компании и иногда теряли мотивацию уже в первые недели, а заметить это было сложно.
С какими проблемами сталкивался HR-отдел «Потока»
- Новые сотрудники задавали одни и те же вопросы, отвлекая коллег и HR.
- Новички несколько недель тратили на знакомство с компанией из-за того, что не было единого проверенного источника информации по организационным вопросам: от оформления документов до графика выплаты зарплаты.
- HR-менеджер тратил половину рабочего времени на рутинные консультации по однотипным вопросам.
- Действующие сотрудники фрагментарно знали продукты, потому что не было поэтапного обучения продуктовым и корпоративным компетенциям после выхода сотрудника.
«Без единой системы адаптации компания несла репутационные и финансовые риски. Ведь каждый наём — это затраты на рекрутинг, обучение и время руководителя», — комментирует Дарья Смирнова, менеджер по подбору и адаптации «Потока».
Такой подход не соответствовал уровню нашей HRTech-компании и мешал развиваться, поэтому разработали цифровой сервис, который автоматизировал и делал прозрачным процесс адаптации сотрудников. Так появилась «Поток Адаптация», встроенная в экосистему наших продуктов, доступная в веб-версии и мобильном приложении «Снами». Внедрили и настроили сервис под внутренние задачи за две-три недели.
Теперь каждый новый сотрудник «Потока» получает доступ к приложению еще до выхода на работу. Доступ настроен так, что сотрудник не пройдет дальше, пока не выйдет на работу. На этом этапе он изучает только общую информацию о компании и курсы по ИИ.
После официального трудоустройства новичку открывается этап с необходимыми документами. Он знакомится со структурой компании и контактами подразделений. Узнает, как добраться до офиса, где получить пропуск и технику. Рассказывает, как прошел первый рабочий день. Продвигается по этапам в игровой форме с бейджами и наградой. За прохождение начисляются бонусы, которые обмениваются на мерч после успешной адаптации.
В любой момент можно вернуться к нужному этапу, узнать график выплаты зарплаты, правила оформления больничного или отпуска. Всё это под рукой в мобильном приложении. Благодаря «Поток Адаптации» сотрудники осваиваются за одну-две недели и быстрее переходят к самостоятельной работе.
Вот что мы сделали для адаптации новичков
Пребординг
Кандидаты проходят курсы по ИИ, поскольку «Поток» внедряет искусственный интеллект в свои HRTech-решения.
Универсальный трек для новичков
Есть ответы на все организационные вопросы: документы, правила компании, контакты ответственных, доступ к корпоративным сервисам, информация о зарплате и льготах. Это основа, которую проходит каждый новый сотрудник.
Продуктовое обучение
Для нас важно, чтобы специалисты, особенно коммерческого блока, понимали, какие продукты предлагают клиентам. Для этого создали обучающий модуль с видео, инструкциями и материалами.
Автоматизировали процессы
Внедрили интеграцию между «Поток Рекрутментом» и «Поток Адаптацией». Как только кандидат принимает отправленный ему оффер, в системе автоматически создается учетная запись, а на телефон приходит приглашение с доступом к треку адаптации. Погружение в компанию начинается еще до первого рабочего дня.
Система наставничества
Руководители отделов «Потока» выполняют роль наставников. В их мобильном приложении открыт специальный раздел с подопечными, где отображаются задачи по адаптации каждого новичка. Например, познакомить с коллективом, провести вводный инструктаж. Руководство и HR видят отчеты о выполнении этих задач.
HR тратит на 50% меньше времени, а новички быстрее приносят пользу
Через 6 месяцев после внедрения «Поток Адаптации» подвели итоги.
- Снизилась нагрузка на менеджера по подбору и адаптации на 50%. HR больше не тратит время на однотипные организационные повторяющиеся вопросы. Информация собрана в приложении «Снами».
- Адаптация работает как инструмент HR-бренда «Потока». Кандидаты, получившие оффер, оценивают адаптацию в игровом формате как заботу о сотруднике. Это усиливает желание присоединиться к команде.
- Адаптация стала продолжением воронки подбора. Если новый сотрудник не проявлял активности в приложении или не проходил обязательные курсы (например, по основам ИИ), то менеджер по подбору и адаптации сразу назначал встречу, чтобы понять, что происходит. Благодаря отчетам по прогрессу уже на пребординге выявляется несовпадение ценностей или мотивации. Руководство может принять решение отозвать оффер, не тратя ресурсы компании на полноценный испытательный срок.
- Получили прозрачную аналитику и проанализировали отчеты по прогрессу прохождения треков, активности сотрудников и работе наставников. Получили данные для принятия решений.
Адаптация — инструмент роста бизнеса
Опыт нашей компании показывает, что сейчас адаптация — это не папка с документами, а живой инструмент, который решает сразу 5 бизнес-задач:
- Снижает риски найма. Начинаем с пребординга до выхода на работу — это повышает лояльность или сразу показывает точки несовпадения, если они есть.
- Ускоряет переход сотрудника к самостоятельной работе. Даем новичку один полный источник информации в мобильном приложении вместо десятка разрозненных ссылок и файлов и уже на первой неделе получаем продуктивного специалиста.
- Обучает продукту. Создаем треки адаптации под каждое подразделение — это инвестиция в качество работы.
- Интегрирует рекрутмент и адаптацию. Анализируем отчеты о прогрессе, отправляем уведомления о встречах. Отслеживаем активность и прогресс. Низкая вовлеченность в адаптацию — первый индикатор потенциальных проблем.
- Повышает вовлеченность руководителей. Внедряем удобный инструмент для управления задачами, интегрированный в мобильное приложение, и получаем квалифицированного наставника.
Главный урок «Потока» в том, что грамотно выстроенная адаптация работает не только на HR-бренд, но и на бизнес в целом: экономит деньги и время, помогает принимать кадровые решения на основе анализа данных.
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
