Как упростить диалог между рекрутерами и заказчиками: кейс Adventum
Рассказываем, как компания перевела подбор «в цифру», сделав его управляемым и прозрачным для всей команды.
Спасибо, что вы с нами!
О компании:
Adventum — digital-агентство полного цикла. Разрабатывает и реализует комплексные digital-стратегии для среднего и крупного бизнеса, выстраивает для компаний инфраструктуру сквозной аналитики.
600+
клиентов из среднего и крупного бизнеса
130+
сотрудников работает в компании
15 лет
на рынке
5-7
сотрудников нанимают в компании ежемесячно
Цель автоматизации найма
Сделать подбор прозрачным для всех участников, видеть всю воронку по этапам и понимать средний срок закрытия вакансий. Также было важно выстроить быструю и понятную коммуникацию между рекрутерами и заказчиками.
Результаты
15%
рабочего времени экономят рекрутеры благодаря шаблонам сообщений
Создано единое инфополе
Заказчики и рекрутеры работают в одной системе и быстрее согласовывают кандидатов
Высокая удовлетворенность подбором
со стороны заказчиков, снижение уровня стресса, связанного со сроками закрытия вакансий
Особенности подбора в Adventum
Основной запрос в найме идёт на маркетологов — это около 90% всей команды. Каждый из них работает со своей специализацией и инструментами, и поиск кандидатов требует более тщательного подхода.
В среднем в компании ежемесячно закрываются 5–7 вакансий. При этом объем откликов бывает разным. Для стажерских программ, особенно в аналитике, где у Adventum сильная и узнаваемая команда, число кандидатов на одну позицию может превышать тысячу. Из этого потока на стажировку попадают 5–7 человек, а оффер получают только 2–3.
Основные источники кандидатов — HeadHunter, профильные каналы в Telegram и реферальная программа, которая также приносит неплохие результаты.
Каким был подбор до автоматизации
Вся работа с ведением кандидатов велась в инструментах Google. Для каждой вакансии создавалась отдельная папка с таблицей, куда рекрутер вносил резюме кандидатов. Руководители получали ссылку и отмечали прямо в таблице, кого готовы рассмотреть, а кого нет.
Коммуникация с заказчиками в основном происходила в рабочих чатах Telegram: для новой вакансии запускался отдельный диалог. Сюда же направлялись ссылки на резюме, портфолио. В этом чате руководитель оставлял свои комментарии по соискателям. В процессе работы постоянно приходилось пролистывать длинную переписку, чтобы вернуться к обсуждению того или иного кандидата.
В целом, такая схема работала, но отнимала много времени, а отсутствие единого цифрового пространства для взаимодействия с заказчиками замедляло процесс закрытия вакансий.
Как изменился подбор после внедрения «Поток Рекрутмента»
Наём стал управляемым и прозрачным. Теперь статус по каждой вакансии отображается в системе, четко выстроен процесс продвижения кандидата по воронке. Давайте посмотрим, как возможности системы упростили работу команды подбора.
Интеграция с HeadHunter: все отклики в едином окне
Отклики с работного сайта появляются сразу в «Поток Рекрутменте», без переключения между вкладками и копирования данных. В карточку кандидата автоматически подтягиваются резюме, портфолио и контакты.
Благодаря интеграции рекрутеры не пропускают ни одного отклика: система фиксирует всё, что приходит с hh.ru. Это особенно важно, когда речь идет о сотнях и тысячах откликов, например на стажерские программы, — всё структурировано и хранится в едином пространстве.
Шаблоны сообщений для быстрой коммуникации с кандидатом
Одна из функций, которая заметно упростила работу рекрутеров Adventum, — готовые сообщения. Теперь для общения с кандидатами не нужно каждый раз заново вводить текст в WhatsApp или Telegram. В «Поток Рекрутменте» заранее настраиваются формулировки под конкретный запрос: от приветственного письма до приглашения на интервью.
Сценарий примерно такой: кандидат одобрен руководителем, рекрутер выбирает шаблон и в один клик отправляет приветственное сообщение. Когда кандидат отвечает, включается второй шаблон — предложение созвониться с выбором удобного времени. Это экономит время, избавляет от однотипной ручной переписки и при этом сохраняет единый тон общения с кандидатами.
Интеграция с карьерным сайтом для укрепления HR-бренда
Для Adventum было важно продвигать стажировки под собственным брендом. Поэтому компания запустила карьерный сайт со стажерской программой для аналитиков.
Все отклики с этого лендинга автоматически поступают в «Поток Рекрутмент» и преобразуются в карточки кандидатов. Дополнительно команда настроила кастомные сообщения именно для откликов с карьерного сайта, чтобы кандидат сразу получал персонализированное письмо в ответ.
Гибкая настройка этапов воронки
В Adventum воронка подбора полностью настроена под особенности компании. Система позволяет создавать и изменять этапы так, как удобно команде. Такая гибкость экономит время рекрутеров, а руководителям позволяет быть в курсе всех передвижений кандидата по воронке. Заказчикам не нужно каждый раз уточнять у рекрутера, на каком этапе находится человек — всё отражено в системе: кто выполняет тестовое задание, кому назначено интервью, а кто уже выбыл из процесса.
Для компании это стало прогрессивным решением: воронка действительно превратилась в рабочий инструмент, с которым стало проще планировать и прогнозировать сроки найма.
Быстрая выгрузка метрик для глубокой аналитики
«Поток Рекрутмент» фиксирует ключевую информацию о подборе: конверсию по воронке, количество закрытых вакансий и другие показатели. Все эти метрики удобно выгружаются в Excel, что стало для Adventum прозрачным источником данных для анализа найма.
Далее компания использует собственный продукт для сквозной аналитики. Отчеты из «Поток Рекрутмента» загружаются в BI-систему dataCraft , где формируются наглядные графики и дашборды. Такой подход позволяет сравнивать динамику найма по годам, оценивать эффективность работы рекрутеров и видеть результаты подбора в реальном времени.
Единая база кандидатов как источник кадрового резерва
Все отклики, которые когда-либо поступали из разных источников, автоматически сохраняются в «Поток Рекрутменте» вместе с историей переписки и комментариями. Ничего не теряется: вся информация упорядочена и доступна в любое время.
Для удобства в базе кандидатов можно настраивать различные фильтры или использовать булевый поиск, который встроен прямо в интерфейс системы. Это позволяет быстро находить релевантных специалистов, даже при самых сложных запросах заказчиков.
Такой подход формирует ценный кадровый резерв, к которому Adventum регулярно обращается при закрытии новых позиций.
Когда мы выбирали систему автоматизации, для нас было важно, чтобы в подборе одинаково комфортно чувствовали себя и рекрутеры, и заказчики. Но мы понимаем, что рекрутеры работают с сервисом ежедневно, а значит им проще освоить его. Тогда как для руководителей — это дополнительный инструмент, в который они погружаются дольше. Поэтому при выборе системы ключевым критерием для нас стал простой и удобный интерфейс.
Сегодня руководители на 100% вовлечены в подбор: они видят всю воронку, могут в любой момент посмотреть, на каком этапе находится кандидат, оставить комментарий или самостоятельно перевести его дальше. То есть, процесс стал управляемым и понятным для всех участников.
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
