Еще 12 писем-шаблонов кандидатам

Сорсинг

Это основа основ первичной коммуникации с кандидатами. И на самых первых этапах у вас есть по сути только один шанс сделать все правильно.

Первое письмо соискателю без рекомендации

Не ограничивайтесь поиском по своей базе и работным сайтам, перед написанием письма обязательно убедитесь в актуальности имеющейся у вас информации. В этом вам помогут LinkedIn, Facebook, GitHub и другие актуальные для конкретной вакансии источники. На что надо обращать внимание, проводя факт-чекинг:

• Последнее место работы и позиция, относящаяся к вашей вакансии.

• Последние проекты, которые соотносятся с вашей открытой позицией и к которым причастен кандидат.

• Навыки и амбиции кандидата, и то как это соотносится с миссией вашей компании и вакансией.

Структура письма кандидату на вакансию:

1/ Тема
Проинформируйте кандидата о своих намерениях. Не переусердствуйте в попытках звучать максимально интересно. Не пытайтесь уместить абсолютно всю информацию в тему. Вам просто надо узнать, заинтересован кандидат в предложениях о новой работе или нет.

2/ Первый параграф
Объясните, как вы нашли кандидата. Вы же проделали предыдущие этапы, и знаете над чем он сейчас работает. Если вы сделаете все правильно, кандидат обязательно прочитает письмо. Потому что 1) это про него и 2) это не шаблонное электронное письмо.

3/ Второй параграф
Представьтесь и расскажите, зачем вы вообще пишете. Вам просто нужно кратко объяснить, почему совместная работа принесет пользу обеим сторонам.

4/ Призыв к действию
Вы же хотите, чтобы кандидат после прочтения письма совершил какое-то действие (ответил на письмо/откликнулся на вакансию/порекомендовал кого-то…), а не просто закрыл почту. Напишите об этом, но не будьте слишком настойчивы, старайтесь всегда оставлять право выбора.

5/ Подпись
Не забудьте про эту часть. Если кандидат заинтересован и хочет узнать больше о позиции компании, он должен не затрудняясь найти ссылки с дополнительной информацией внизу письма. Оставляйте ссылку на вакансию на вашем или работном сайте в явном виде (без сокращателей), чтобы не выглядеть скаммером.

Пример письма для кандидата на должность:

Тема: Привет, [имя кандидата], вы случайно не заинтересованы в новой работе?

Привет, [имя кандидата],

Я увидел(а) в вашем профиле [где вы нашли кандидата], что вы работали [предыдущая позиция] в [компания, где кандидат занимал эту позицию] перед тем как присоединиться к [текущее место работы], чтобы работать над [проект в этой компании, который имеет отношение к отрытой позиции].

Я работаю в [ваша компания], которая также занимается [что у вас есть с общего с прошлым опытом работы кандидата].

Меня зовут [ваше имя] и я [ваша текущая позиция] в [ваша компания]. [Одно предложение о компании и том, чем она занимается]. Судя по вашему профилю, ваш опыт в [релевантный прошлый опыт работы] очень близок задачам, которые сейчас стоят перед нашей компанией. Мы стремимся к тому, чтобы [миссия вашей компании] и верим в то, что [проблема, решение которой может быть интересно кандидату], сможет нам помочь с [перефразируйте миссию компании].

Я был(а) бы рад(а) пообщаться с вами, чтобы рассказать подробнее о нас и об открытой позиции. Можем созвониться, встретиться за чашечкой кофе, или связаться любым удобным для вас способом. Напишите мне, если вас заинтересовало мое предложение, подробнее об открытой позиции вы можете найти на [ссылка на вакансию на вашем карьерном сайте]

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Первое письмо по рекомендации коллеги

Порекомендовали кандидата? Повезло! Во-первых, убедитесь, что рекомендатель имеет действительно хороший опыт взаимодействия с вашей компанией на случай, если кандидат обратится к нему за справкой. Во-вторых, сообщите рекомендателю детали позиции, на которую вы ищете кандидата, чтобы потом не было расхождений.

Структура письма соискателю:

1/ Тема
Обязательно включите имя рекомендателя в тему письма, возможно только это заставит кандидата открыть и прочитать ваше сообщение.

2/ Первый параграф
Вкратце расскажите, какую роль в компании занимает рекомендатель, о его опыте. Постарайтесь сделать так, чтобы кандидат мог себя представить на его месте. Не вдавайтесь в подробности, все детали кандидат сможет узнать непосредственно у вашего коллеги.

3/ Второй параграф
Расскажите о том, чем занимается компания, что за позиция сейчас открыта, и как она соотносится с миссией компании. Оставьте ссылку на описание вакансии, чтобы кандидат смог ознакомиться с требованиями поближе, если его заинтересовало ваше предложение.

4/ Призыв к действию
Также как и в простом холодном сообщении, не забудьте включить призыв к действию. Сделайте его легким и открытым, подчеркните, что вы уважаете выбор кандидата и будете рады получить от него ответ.

Пример письма соискателю:

Тема: Привет, [имя рекомендателя] сказал, что вы отличный специалист. Вы случайно не заинтересованы в новой работе?

Привет, [имя кандидата],

Ваш друг [имя рекомендателя], работает в одной команде со мной в [название вашей компании]. [имя рекомендателя] успешно работает здесь уже [сколько лет рекомендатель работает в компании]. Он рекомендовал вас, как профессионала в своем деле, а мы как раз берем в свою команду только таких, и всегда находимся в поиске новых талантов. Собственно поэтому я и пишу.

[Одно предложение о компании и о том, чем она занимается]. У нас сейчас открыта вакансия [вкратце об открытой позиции]. Подробнее о позиции можно узнать здесь: [ссылка на вакансию на вашем сайте].

Я была бы рад(а) пообщаться с вами, чтобы рассказать подробнее о нас и об открытой позиции. Можем созвониться, встретиться за чашечкой кофе, или связаться любым удобным для вас способом. Напишите мне, если вас заинтересовало мое предложение, подробнее об открытой позиции вы сможете прочитать на [ссылка на вакансию на вашем карьерном сайте]

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Письмо следом, если кандидат не ответил на первое сообщение

Существуют разные мнения о том, сколько раз можно написать кандидату, если он не ответил на ваше первое письмо. Мы считаем, что один. Ну, максимум, — два. Иначе вы выглядите как спамер. Не будьте излишне назойливы. Не забывайте о том, что если у кандидата уже есть работа, то он точно периодически проверяет свою почту. Если он в поиске работы, то проверяет её еще чаще. Шансы, что ваше письмо просто не видели очень малы. Поверьте нам, кандидат ответит, если он заинтересован в вашем предложении. И количество входящих сообщений вряд ли сможет их переубедить.

Структура письма соискателю:

1/ Первый параграф
Проясните, что вы уже писали, но не получили ответ.

2/ Второй параграф
Убедите кандидата, что вы не спамер и не пишете всем подряд. Только тем, кто обладает уникальными навыками и идеально подходит на открытую у вас позицию.

3/ Призыв к действию
Если вы отправили письмо, как ответ на ваше предыдущее, то кандидат сможет увидеть историю вашей переписки и освежить в памяти предмет вашего общения, поэтому будьте кратки.

Пример письма соискателю:

Привет, [имя кандидата],

Я уже писал(а) вам пару дней назад насчет нашей открытой вакансии [ссылка на вакансию] в [название вашей компании].

Я не пишу всем подряд, но вы были рекомендованы, как отличный специалист. Порекомендовал вас вашим друг, [имя рекомендателя], и мы как раз в поиске таких сотрудников!

Не хотите всё же пообщаться?

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Ответ на «да, мне интересно»

Дааа! Отлично, кандидат готов узнать больше о позиции! Слишком счастливы, чтобы придумать ответ? Тогда опять следуем плану:

Структура письма соискателю:

1/ Первый параграф
Покажите, что вы действительно рады, что кандидат все же ответил вам.

2/ Призыв к действию
Переведите кандидата на следующий этап, предложив несколько видов связи и оставив за ним право выбора. Кажется, что сообщение слишком короткое? В этом и смысл, сфокусировать кандидата на одном действии, которое принесет долгожданный результат — отклик!

Пример письма соискателю:

Привет, [имя кандидата],

Большое спасибо за ответ!

Буду рад(а) пообщаться, чтобы рассказать немного подробнее, кто мы такие. Вам будет удобнее созвониться или встретиться за чашечкой кофе? Дайте знать, что вам больше подходит 🙂

Спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Ответ на «нет, спасибо»

В таком ответе тоже есть своя положительная сторона — как минимум, кандидат потратил свое время, чтобы ответить и не оставлять вас в неведении. Вам необходимо ответить таким образом, чтобы вы в будущем могли возвращаться с хорошими новостями.

Структура письма соискателю:

1/ Первый параграф
Поблагодарите за уделенное время и ответ на сообщение

2/ Призыв к действию
Если вы сразу же перейдете к вопросу «знаете ли вы кого-то еще, кому это может быть интересно», то это будет выглядеть так, как будто вам все равно на отказ этого кандидата, он просто один из пунктов в вашем списке, а вам просто надо скорее закрыть вакансию хоть кем-то. Сначала дайте понять, что вам действительно жаль, что кандидат отказался. И только затем можно деликатно узнать, нет ли у кандидата кого-то, кто может также идеально подойти на позицию, как он сам. Лайфхак: чтобы кандидату было проще, а ваши шансы на его ответ увеличились, попросите поделиться профессиональными митапами, ивентами и конференциями, которые посещает он сам, и где могут находиться потенциальные кандидаты. Возможно, таким образом вы откроете для себя новый ресурс для сорсинга!

Пример письма соискателю:

Привет, [имя кандидата],

Большое спасибо за ответ и за уделенное мне время!

Очень жаль, что в этот раз нам не по пути. В любом случае мы будем рады поработать с вами в будущем. Также буду признателен(льна), если вы сможете мне порекомендовать специалиста, который будет заинтересован в нашей вакансии. Вот её описание: [ссылка на вакансию на вашем карьерном сайте].

Еще раз спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Включение в шортлист

Ответ всем откликнувшимся кандидатам

С момента, когда кандидат откликнулся на вашу вакансию, он начинает взаимодействовать с вашей компанией и у него формируется мнение о вашем бренде работодателя.

Множество компаний не утруждаются писать кандидатам до тех пор, пока они не готовы пригласить их на интервью. Кажется, что в течение рабочего дня совершенно нет времени отвечать на сотни email’ов, тем более индивидуально каждому кандидату.  Однако, в «Поток Рекрутменте» вы можете отправить сразу несколько десятков писем, каждое из которых будет персонифицировано для каждого получателя.

Структура письма соискателю:

1/ Первый параграф
Поблагодарите всех кандидатов, что отни откликнулись именно на вашу вакансию из сотен других.

2/ Второй параграф
Подтвердите, что вы получили их отклик, кандидатам крайне важно понимать, что их резюме в «хороших руках».

3/ Третий параграф
Объясните, что будет дальше, не бросайте кандидатов в неведении.

4/ Призыв к действию
Хотя это не прямой призыв к действию, вы должны показать, что открыты к вопросам от кандидатов, касаемо процесса найма.


Пример письма соискателю:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании].

Я получил(а) ваше резюме и уже внимательно его изучаю, так что волноваться не о чем.

Я дам вам обратную связь после [дата окончания шортлистинга].

Ещё раз спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Отказ после шортлистинга

Писать отказы сложно. Хуже только понимать, что ты не подошел, но тебе об этом даже не смогли нормально сообщить. Поэтому простой email с правильной тональностью может улучшить опыт взаимодействия кандидата с вашей компанией. А не достаточно квалифицированный на данный момент кандидат может подрасти и пригодиться вам спустя время. Поэтому расставайтесь максимально тактично.

Структура:

1/ Первый параграф
Выразите благодарность за выбор вашей компании.

2/ Второй параграф + призыв к действию
Сообщите о своём решении достаточно ясно, но мягко. Потом привлеките внимание кандидата к будущим карьерным возможностям в вашей компании. У этой тактики есть два преимущества:
// Во-первых, так вы предвещаете их дальнейшее развитие и сообщаете о том, куда они должны обратиться, когда они достигнут следующего уровня.
// Во-вторых, вы обращаетесь с кандидатом по-человечески, а не просто ставить на его резюме штамп «неквалифицирован». Это оставляет хорошее впечатление о вас и бренде работодателя.

3/ Исследование отзыва
Кандидат уже прошел определенный путь и у него появился опыт взаимодействия с вашим брендом работодателя. С одной стороны, он сможет помочь вам улучшить процессы, с другой стороны, чувствует, что его мнение важно и будет услышано.

Пример:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании].

К сожалению, пока что мы не можем сказать, что идеально подходим друг-другу, но я призываю вас иногда заглядывать на нашу карьерную страницу [ссылка на страницу с вакансиями на вашем карьерном сайте], продолжать развиваться, и откликаться повторно на вакансии.

Всего наилучшего, [ваше имя]

P.S. Мы стараемся изучать и улучшать опыт взаимодействия кандидатов с нашей компанией. Будем рады, если вы поможете нам в этом, и оставите свой отзыв: [ссылка на исследование]

[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Скрининг по телефону

Приглашение на телефонный скрининг

Это промежуточное электронное письмо должно быть отправлено, когда вы решите, с какими кандидатами хотите созвониться. Не забывайте, что достойные профессионалы не задерживаются на рынке надолго. Поэтому нужно как можно быстрее отправить сообщение следующего содержания.

Структура письма соискателю:

1/ Первый параграф
Напомните кандидату, на какую вакансию в какой компании и когда от откликнулся. Затем сообщите о цели своего письма.

2/ Второй параграф+призыв к действию
Предоставьте кандидату несколько вариантов для выбора. И установите дедлайн, когда кандидат должен определиться со своим решением.

Пример письма соискателю:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании]. Мне бы хотелось узнать о вас немного больше, давайте выберем время, когда я могу вам позвонить, разговор займет не больше [сколько минут вам необходимо]?

Вам было бы удобно [вставьте первый вариант даты] или [вставьте второй вариант даты]? Дайте мне знать о вашем выборе до [время и дата дедлайна].

С нетерпением жду нашего разговора,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Отказ

После звонка вы понимаете, что кто-то из кандидатов недостаточно квалифицирован и пока что не подходит вам. Не совершайте ошибку, не игнорируйте тех, кому пока не готовы сделать предложение о работе, обязательно отправьте email со своим решением.

Структура письма соискателю:

1/ Первый параграф
Как всегда будьте вежливы и поблагодарите за уделенное время.

2/ Второй параграф + призыв к действию
Посыл тот же, что и при изначальном отказе на отклик. Вы будете рады, если кандидат немного подрастет и обратится к вам еще раз.

3/ Третий параграф
Лучшее, что вы можете сделать для бренда работодателя на данном этапе, это предложить кандидату полноценную обратную связь. Он прошел уже довольно долгий путь кандидата, чтобы получить от вас приблизительную оценку.

4/ Исследование отзывов
Так как вы предложили кандидату свой отзыв, кандидат с большей долей вероятности  согласится сделать то же самое для вас. Поэтому можно смело просить его пройти ваше исследование отзывов кандидатов об опыте взаимодействия с компанией.

Пример письма соискателю:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо, что уделили мне время.

Есть несколько моментов, которые показались мне особенно ценными в нашем разговоре и в вашем подходе к делу [здесь могут быть варианты]. Однако, пока что мы не можем сказать, что идеально подходим друг-другу, но я призываю вас заглядывать на нашу карьерную страницу [ссылка на страницу с вакансиями на вашем карьерном сайте], продолжать развиваться, и откликаться повторно на вакансии.

Я буду рад(а) ответить на ваши вопросы или дать какие-то рекомендации по поводу вашего отклика.

Всего наилучшего, [ваше имя]

P.S. Мы стараемся изучать и улучшать опыт взаимодействия кандидатов с нашей компании. Будем рады, если вы поможете нам в этом, и оставите свой отзыв: [ссылка на исследование]

[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Собеседование

Приглашение на собеседование

Аналогично приглашению на телефонный разговор, тут главное — скорость. Однако, перед отправкой письма обсудите с командой следующие вопросы:

• Где будет проходить собеседование?

• Какие основные пункты должны быть затронуты?

• Кто принимает участие?

Это поможет всем лучше подготовиться к интервью и провести ее более продуктивно.

Структура письма кандидату на вакансию:

1/ Первый параграф
Кратко объясните, зачем вы пишете. Не стесняйтесь оставить пару хороших замечаний, чтобы привлечь внимание.

2/ Второй параграф + призыв к действию
Вы можете выбрать удобную для вас дату, либо опять же предложить несколько вариантов на выбор.

3/ Третий параграф
Обычно большинство компаний пропускают этот пункт, но нам кажется, что это довольно важно. Прикрепите к письму план интервью, который вы подготовили с коллегами. Это поможет вам придерживаться определенной структуры в ходе интервью, а кандидату показать себя не хуже, чем он может.

4/ Четвертый параграф
Ваша компания может находиться в части города, где кандидат никогда ранее не был. Предоставив подробную инструкцию, как до вас добраться, вы не будете добавлять лишних поводов для стресса в итак ответственный для кандидата день. Плюс в очередной раз оставите хорошее впечатление и компании.

Пример письма кандидату на вакансию:

Привет, [имя кандидата],

Мне очень понравился ваш разносторонний опыт работы и то, как вы его презентовали.

Было бы здорово, если бы вы приехали к нам в офис на собеседование. Вам было бы удобно [вставьте первый вариант даты] или [вставьте второй вариант даты]?

Вот план собеседования, чтобы вы знали, чего ожидать: [план интервью]

Наш офис находится по адресу: [адрес вашего офиса]. До него можно добраться: [все удобные способы добраться общественным или личным транспортом и информация о парковке]

Буду ждать вашего ответа,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Письмо-отказ после собеседования

Да, выбрать нужного кандидата сложно, но куда сложнее получать отказ всего в одном шаге от работы, возможно, работы мечты.

Структура письма-отказа после собеседования:

1/ Первый параграф
Поблагодарите кандидата за внимание к компании и уделенное время на личную встречу.

2/ Второй параграф+призыв к действию
Аналогично отказу после телефонного скрининга. Также вы можете добавить небольшой фидбек по кандидату, так как он потратил уже довольно много времени и усилий, пытаясь устроиться к вам в компанию.

3/ Третий параграф
Если не оставили отзыв во втором параграфе, то предложите такую возможность здесь.

4/ Исследование отзывов
Впечателние тех, кто прошел полный путь кандидата о бренде-работодателя особенно ценно.

Пример письма после собеседования:

Привет, [имя кандидата],

Спасибо, что уделили время нашей компании. Мы очень это ценим.

Есть несколько моментов, которые мне особенно понравились в вашем резюме и в целом в подходе к работе. Однако, пока что мы не можем сказать, что идеально подходим друг-другу, но я призываю вас присматривать за нашей карьерной странице [ссылка на страницу с вакансиями на вашем карьерном сайте], продолжать развиваться, и откликаться повторно на вакансии, мы будем счастливы встретиться с вами еще раз.

Я буду рад(а) ответить на ваши вопросы или дать какие-то рекомендации по поводу вашего отклика, обращайтесь.

Всего наилучшего,
[ваше имя]

P.S. Мы стараемся изучать и улучшать опыт взаимодействия кандидатов с нашей компании. Будем рады, если вы поможете нам в этом, и оставите свой отзыв: [ссылка на исследование]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Оффер

Тот тип письма, который должен быть отправлен немедленно, потому что контрофферы никто не отменял. Однако многие компании начинают «сидеть и ждать» более подходящих соискателей, хотя статистика говорит: лучшие кандидаты трудоустраиваютcя уже спустя 10 дней после того, как появляются на рынке. Поэтому не заставляйте их долго ждать и отправляйте следующее письмо с предложением о работе.

Структура письма с оффером:

1/ Первый параграф
Краткое приветствие, подытоживающее ваше интервью.

2/ Второй параграф
Дважды перепроверьте оффер и убедитесь, что вы всё оформили верно. В 9 из 10 случаях отказа на оффер, причина — его недостаточная привлекательность.

[ Лайфхак: некоторые компании вообще делают очень красивые письма, чтобы сообщить, что выбор пал именно на этого кандидата. Вы тоже так можете, надо только попросить ребят-дизайнеров помочь. ]

3/ Призыв к действию
Напомните кандидату, что и как он должен сделать, чтобы принять оффер. Также, прикрепите способы быстрой связи с вами, если у кандидата вдруг появятся вопросы.

Пример письма с предложением о работе:

Привет, [имя кандидата],

Нам было очень приятно встретиться с вами и познакомиться поближе.

Мы рады предложить вам позицию [название открытой позиции] в [название вашей компании], на следующих условиях:

[условия вашего оффера]

Ожидаемая дата вашего выхода на работу — [дата]

Оффер действителен до [дата]. Чтобы его принять, вам необходимо [что нужно сделать, чтобы принять оффер]. Если у вас есть какие-то вопросы, смело задавайте их мне в ответном письме либо звоните [номер телефона].

С нетерпением ждем, когда вы станете частью нашей команды, и сможете реализовать свой потенциал в рамках нашей компании.

Всего наилучшего,
[ваше имя]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

И еще несколько полезных материалов:

• 5 способов привлечь внимание кандидата темой письма

• Еще 12 шаблонов писем кандидатам

• Почему кандидаты не отвечают на ваши письма и как с этим бороться

• Переводим письма кандидатов на человеческий язык

• 10 бесплатных инструментов для поиска e-mail’ов кандидатов