Как сообщать кандидатам плохие новости

Вы знаете, что рекрутеры, которые не дают фидбек кандидатам, которые прошли у них собеседования, попадают в отдельный «черный список» у всех-всех потенциальных кандидатов в радиусе 100 км? Ладно, мы шутим. Но именно это считается одной из важнейших ошибок, которую совершают рекрутеры в 21 веке. Просто не давая человеку знать о решении, о том, получил ли он вообще его письмо, каким интервьюер его увидел во время собеседования и почему счёл, что тот точно не подходит.

Попробуем сегодня обозначить некоторые правила негативного фидбека и создать для вас шаблоны, которые помогут тратить минимум времени на отправку фидбека. Минимум, обещаем.

1. Быть на связи
Худшее, что можно сделать — игнорировать письма кандидата или просто затягивать с ответом. Надо сразу отвечать, когда решение принято. Мгновенно! Дайте человеку возможность заняться уже поиском другой вакансии, не оставляйте его в подвешенном состоянии. Кроме того, если кандидат действительно запал вам в душу — обязательно сохраните его контакты, спросите, готов ли он рассматривать другие позиции в вашей компании и стоит ли оповещать его при появлении таковых. Старайтесь всегда расставаться на хорошей волне и при этом не терять друг друга, если реальный интерес есть.

2. Быть честным
Нельзя говорить, что у кандидата мало опыта, если это не тот фактор, который повлиял на решение. Скажите, что он был неуверен в себе, что вы не видите в нём реального интереса — будьте честны, может и ему откроете глаза на что-то. Вы же профессионал и должны видеть мотивацию людей и подходящие ему реально позиции.

3. Быть готовым
Собственно, для этого мы и создали эти шаблоны. Отказывать людям непросто, на написание подобных писем может уйти порядочное количество времени.

4. Быть объективным
Это, конечно, одна из сложностей вообще работы с людьми. Кто-то может быть вам заведомо неприятен, с кем-то сложно, кого-то вы не понимаете. Это не должно быть причиной отказа. Отказ должен сопровождаться объективными фактами, по которым человек не подходит коллективу, позиции, компании. И помните о трудовом законодательстве — у вас могут потребовтаь объяснить причину отказа после прохождения собеседования.

5. Быть милым
И всё же нужно оставить хорошее впечатление о компании и вообще о проведённом собеседовании, например. Старайтесь быть в меру услужливым, в меру дружелюбным. Если вы критикуете, то покажите, что у человека есть неоспоримые плюсы, что все кандидаты были очень сильны и вообще рассматривался только определённый уровень навык, которому кандидат безусловно соответствует.
Используйте emoji, например, иногда это помогает 😀

Итак, шаблоны писем для негативного фидбека.

// Получение резюме

Бывают такие ситуации, когда поиск кандидата затягивается. По разным причинам: отсутствие острой необходимости, недостаток времени, огромное количество заявок и так далее. Тогда отвечать на всё у вас просто нет возможности, кандидаты ждут по 3-4 недели, только потом получая какую-то весть, а может и оставаясь ни с чем. Это и ему очень обидно и неприятно — больше он откликаться на вакансию не будет, и друзьям расскажет, и для вас в долгосрочной перспективе просто непростительно. Если вы знаете, что процесс скрининга резюме займет много времени, обязательно обозначьте это в вакансии, а также установите автоответчик на принятые резюме или сами просто копируйте и вставляйте следующее:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию!

Обратите внимание: Из-за большого количество откликов рассмотрение вашей кандидатуры может занять пару недель. После этого мы обязательно с вами свяжемся.

Спасибо за терпение!»

Письмо такого типа можно отправлять и кандидатам, которые уже какое-то время задают вопросы относительно того, когда же их позовут на собеседование.

// Негативный фидбек

Итак, на первом же этапе скрининга вы отсеиваете огромное количество кандидатов, у которых нерелевантный опыт, не то образование, кто вообще допустил множество ошибок, в общем — тьма! Рука так и тянется всё сразу отправить в корзину, но это неправильно. И им тоже нужно непременно что-то написать. Мы предлагаем следующее:

«Здравствуйте, *имя*,
Мы благодарим вас за отклик на вакансию *название* в нашу компанию *название*. Нам очень жаль, но на данном этапе мы вынуждены отклонить вашу кандидатуру.

Отметим, что мы высоко оценили ваши навыки и ваш опыт (только если это правда так).

Спасибо за ваш интерес и за время, потраченное на составление сопроводительного письма. Мы желаем вам удачи в дальнейшем поиске. 

Всего наилучшего,
*Имя / компания / контакты*»

Если же вы хотите немного детализировать письмо, или вы уже зашли дальше в процессе отбора кандидатов, то ваше письмо может выглядеть так:

«Здравствуйте, *имя*, (здесь можно уже и «Уважаем(ая/ый))
Спасибо вам за отклик на позицию *название* в нашу компанию *название*.

К сожалению, данная вакансия уже закрыта, был найден кандидат, который идеально подошёл по всем требованиям *можно деталей добавить, почему другой кандидат оказался более подходящим*. Несмотря ни на что, мы ценим ваш интерес и благодарны вам за потраченное время, желаем вам успеха при поиске новых возможностей. 

Всего наилучшего,
*Имя / компания / контакты*»

// Отказ после собеседования

Ох, это сложно, потому что с человеком вы уже виделись и тем неприятнее говорить ему «нет». И мы вновь тут используем «мы», потому что речь идёт о коллегиальном решении.

«Здравствуйте, *имя*,
Извините за задержку. 

К сожалению, мы вынуждены сообщить, что в дальнейшем конкретно на эту позицию вашу кандидатуру рассматривать не будем. Конкуренция на позицию оказалась довольно высока, несмотря на то, что мы и так рассматривали кандидатов с определённым уровнем знаний и опыта. /Здесь должна быть причина, например: И всё же нам нужен человек с бОльшим опытом управления персоналом/. 

Вы можете смело задать нам несколько вопросов относительно пройденного собеседования и наших вам пожеланий.
Мы также обязательно оповестим вас о новых позициях в нашей компании и о подходящих вам конкретно вакансиях. 

Всего наилучшего,
*Имя / компания / контакты*»