Блог Советы Google Forms для опросов: достоинства и ограничения

Google Forms для опросов: достоинства и ограничения

Какие данные можно получать через Google Формы, как создать опрос, в чем достоинства и недостатки сервиса и чем лучше пользоваться при проведении HR-исследований, читайте в новой статье от экспертов «Потока».

Спасибо, что вы с нами!
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».

Содержание:

Как создать онлайн опрос в гугл форме
Достоинства и недостатки Google Forms
Какой должна быть современная платформа для HR-исследований компании
«Поток Опросы» — платформа для управления HR-исследованиями

Самый быстрый способ узнать, что думают о вашем продукте клиенты или что волнует и о чем болит голова у ваших сотрудников, — сделать гугл опрос. Как это осуществить с минимальными затратами времени и сразу увидеть результаты в таблице?

О быстроте и удобстве позаботился сервис Google Формы. Это универсальный инструмент для сбора данных в формате онлайн. За несколько минут вы сможете создать анкету, опрос или тест. Достаточно иметь аккаунт в Google. Разберём, как в Google формах создавать вопросы, делать настройки и проверять данные.

Как создать онлайн-опрос в гугл форме

В инструментах аккаунта находите Google Диск, открываете его и нажимаете — «создать».
Выбираете в выпадающем списке Google Форму, открываете и начинаете работать.
В «Описании» впишите название темы, о чем будете спрашивать.
Ниже создайте первый вопрос, например, «Понравился ли вам последний тимбилдинг компании?», напишите варианты ответов: да, очень, могли бы и лучше и т.д. Добавьте последним при необходимости вариант «другое» .
Чтобы добавить вопрос, просто нажимаете на + в выпадающем списке справа, где находятся элементы управления, и повторяете все действия. Каждый вопрос можете сделать обязательным, нажимая на кнопку в правом нижнем углу экрана — «обязательный вопрос».
Можете выбрать разные типы вопросов в меню справа: выбор одного или нескольких вариантов ответов, вопрос со шкалой оценки и др.
Хотите выделить всё цветом, выберите значок «палитра», поставьте галочку на выбранном цвете, здесь же установите шрифт.
Хотите украсить форму опроса фотографией: не выходя из «палитры», откройте фото, которые предлагает Google и нажмите «вставить». Можно также выбрать свое фото с компьютера или взять из интернета. Выберите «добавить» и перетащите файл в открывшееся поле.

Вот так выглядит форма с загруженной фотографией.

Вопросы можно не писать, а вставлять из уже подготовленного вами опросника. По мере заполнения полей нажимайте на «глазок», чтобы посмотреть, как выглядит создаваемая форма. Проделав все эти действия в первый раз, вы убедитесь, что Google формы интуитивно понятны.

Настройки опроса

Заходите в «Настройки» (вверху страницы) и выбираете нужные вам опции.
Можете поставить галочки при выборе: сколько раз респонденты могут отправлять ответы, будут ли они это делать самостоятельно и т.д.

К исследованию можно подключить других организаторов. Для этого откройте «Настройки доступа», впишите в поле «e-maIi» еще одного или нескольких организаторов и отправьте им уведомление о совместной работе.
Приглашение участникам можно отправить по e-mail или скопировать ссылку для коммуникационного канала. Есть возможность создать короткую ссылку: поставьте галочку перед строкой «короткий URL».
Готовую таблицу отправьте себе на электронную почту и изучайте результаты опроса.

Работа с ответами

Настройки простые и справитесь вы быстро.

Чтобы убедиться, что все сделано правильно, пройдите опрос в режиме «инкогнито». Посмотрите результаты в разделе «Ответы».
Нажав кнопку «Сохранение ответов» вы сможете экспортировать ответы в таблицу Google. Для этого нажмите на кнопку «Новая таблица», и у вас появится файл с таблицей, куда будут автоматически загружаться ответы. Разместите его в папке, где находится созданная вами форма, чтобы ваши опросы не терялись.
Поделиться ответами вы можете, выбрав опцию «отправить» и далее выберите e-mail, или ссылку для отправки через коммуникационный канал.

Достоинства и недостатки Google Forms

Сервис бесплатный и позволяет практически любому пользователю быстро создать опросную форму. Но, если у вас нет аккаунта в Google, нужно его создать или воспользоваться, к примеру, «Яндекс-опросами».
Удобно, что в формах Google оцениваются разные типы вопросов: текстовые, с использованием чисел, шкал, сеток.
Вы сможете организовать на сервисе голосование, собрать отзывы о мероприятии, создать анкету и протестировать кандидатов на открывшуюся вакансию, провести исследование. Но в сервисе мало готовых шаблонов опросов.
Удобство в том, что респондентам достаточно отправить ссылку и пригласить к участию в опросе. Для этого можно создать текстовое сообщение или подготовить обращение в видеоролике и прикрепить к форме.
Облачное хранение позволяет проводить опрос с любого устройства. Но технической поддержки сервиса в Google Forms нет.
Оценка ответов и начисление баллов проходит автоматически. Но не все типы вопросов можно оценить. Развернутые текстовые ответы придется изучать вручную. А при большом количестве участников разбор результатов может затянуться. .
Google постоянно расширяет возможности форм и делает их более удобными.

Однако нужно быть осторожными при сборе персональных данных от участников опроса. Согласно законодательству РФ можно получить штраф от Роскомнадзора за хранение персональных данных на зарубежных серверах.

Google Forms закрывают потребности обычного пользователя. Для HR, которые хотят проводить углубленные опросы сотрудников компании с серьезной аналитикой, оценивать полученные знания при онлайн-обучении, исследовать вовлеченность с перечнем открытых вопросов, лучше использовать специальные сервисы, расположенные на облаке.

Какой должна быть современная платформа для HR-исследований компании

HR-специалистов и руководителей волнует состояние сотрудников, уровень тревожности в режиме реального времени. Подготовленное исследование с быстрым запуском и возможностями глубокой аналитики поможет узнать, что беспокоит сотрудников в данный момент.

Правильно выбрать систему для опроса сотрудников — значит получать реальную картину настроений компании и быстро реагировать, корректируя слабые звенья. В ходе исследований важно выяснить, насколько люди уверены в стабильности компании, задумываются ли они о смене работы и какая поддержка нужна от компании.

Чтобы провести такое исследование, требуется серьезная подготовка: методологическая разработка вопросов, обеспечение доступа к разным платформам, запуск и контроль безопасности, возможность быстрого анализа полученных данных. Сервис Google Формы обеспечить все это не может.

Современные платформы не только располагают готовыми базами опросов, но и помогают HR быстро получить аналитику по всем вопросам, включая те, что требуют развернутого ответа. В этом им помогает искусственный интеллект.

Рассмотрим подробнее, как все это обеспечивается в сервисе «Поток Опросы».

«Поток Опросы» — платформа для управления HR-исследованиями

«Поток Опросы» — это единая платформа для проведения HR-исследований, в которой быстро запускается любой опрос для компании на регулярной основе. Из одного окна, в режиме реального времени обеспечивается полная аналитика. Как это осуществляется?

Готовые базы вопросов

На платформе более 30 готовых тем для исследований. Вопросы к ним подготовлены опытными методологами на основе изучения мировой практики HR-исследований. В магазине опросов есть шаблоны, которые намного упрощают работу. Сопровождают вопросы текстовые блоки с пояснениями и изображениями. База вопросов постоянно пополняется.

Конструктор вопросов и график проведения опросов

Создавать свою опросную форму на платформе можно, но в этом нет необходимости. Для этого есть простой конструктор вопросов. Это база с готовыми темами, где выбирают вопросы для исследования или добавляют свои. Используя базу, можно быстро составить любую опросную форму.

Чтобы вовремя выявлять проблемы в компании, лучше всего организовать регулярную обратную связь. Но чтобы не перегружать сотрудников, можно построить Календарь опросов.

Мгновенная обработка вопросов

Система аналитики работает в режиме реального времени. С самыми сложными — открытыми вопросами при исследовании вовлеченности справляется искусственный интеллект.

Нейросеть группирует все открытые вопросы по 64 темам, определяет тональность ответов. На графике сразу видно, сколько дано негативных, нейтральных и позитивных ответов. ИИ обрабатывает 100% вопросов при максимальной объективности результатов.

Подсказки для HR и руководителя

Чтобы отчет был понятен с первого чтения, в системе есть слайды с теорией и результатами: что за показатель, как он рассчитан, как с ним работать и т.д. Подсказки помогают быстро понять, как рассчитываются итоги, какие метрики применялись , что означают использованные индексы, что дают бизнесу полученные результаты.

Рекомендации для дальнейшей работы

Раздел рекомендаций упрощает составление плана корректирующих мероприятий. Система подсказывает, на что нужно обратить внимание. Выводы, которые представлены в отчете, экономят время проведения исследований. Это одно из существенных преимуществ платформы.

Для работы с результатами исследования вовлеченности на платформе можно познакомиться с базой HR-практик, собранной методологами и экспертами со всего мира. База подсказывает идеи для корректирующих мероприятий.

Обеспечение максимального числа участников опроса

Для получения объективных результатов нужно привлечь как можно больше сотрудников и заинтересовать самых молчаливых. Для этого необходима подготовительная работа: разрушить мифы об отсутствии анонимности опроса, рассказать о том, как будет идти сбор данных, как обеспечивается безопасность полученной информации и почему для компании важно данное исследование.

Платформа помогает вовлечь сотрудников в опрос с помощью специально разработанных коммуникационных материалов — плакатов, фонов и заставок, а также с помощью системы умных напоминаний.

Важность HR-исследования доносится через email-рассылки и на стартовой странице опроса. Например, специалисты рассказывают, что в «Поток Опросах» есть порог анонимности: система будет блокировать просмотр, если в группе отвечающих было менее 5 человек. Никто не знает, какие ответы дал конкретный сотрудник.

Доступ к опросу с разных устройств

Сложнее проводить исследование, когда сотрудники находятся не в одном офисе и даже не в одном городе. Но когда ссылка на опрос приходит на телефон, а форма проста и понятна для заполнения, это решает проблему охвата большей части компании. В «Поток Опросах» такая возможность обеспечена.

При выборе платформы учитывайте все детали, которые помогут достичь быстроты и объективности исследования. Для принятия решения воспользуйтесь тестовым доступом. Попробуйте бесплатно, как работает сервис «Поток Опросы».