КДП по итогам 2020 года: что важно знать, чтобы легко закончить год и начать следующий с чистой душой (и порядком в документах)

Удаленная работа

В апреле 2020 года правительство ввело режим «нерабочих дней». Все оформлялись экстренно и как могли: кто-то делал общий приказ, кто-то оформил допсоглашения, а кто-то и вовсе ничего.

Эта ситуация подтолкнула правительство на изменения в законе об удаленном труде. С 1 января 2021 года удаленка разделится на:

• Постоянную. Путем заключения трудового договора о дистанционной работе.

• Комбинированную. Составление договора, по которому сотрудники могут совмещать удаленку и офис.

• Временную. Перевод на удаленку по соглашению сторон. В случае пандемии и других решений со стороны власти, компания может перевести всех на дом в одностороннем порядке. Срок перевода — до 6 месяцев. 

Интересы удаленного работника будут хорошо защищаться:

• Рабочее время фиксировано.

• Компания обязана обеспечить сотрудника оборудованием и/или выплатить компенсацию. 

• Сотрудник имеет право «на оффлайн» — время, когда человек может не отвечать на письма. 

• Нерабочее время оплачивается сверхурочно.

Базовые основания для увольнения на дистанционке остаются такими же. А дополнительные основания — сокращаются, их всего два: невыход на связь в течение двух дней без уважительной причины и самовольный выезд в другую местность, если это мешает выполнять обязанности. 

Проблема. Во многих компаниях сотрудники находятся на временной удаленке. Да и дистанционные сотрудники продолжают трудиться на постоянной основе. Они оформлены иначе, чем требует новое законодательство. Это может привести к конфликтам с сотрудниками и к штрафам при проверках.

Что нужно делать прямо сейчас? Проверить локальные акты и соглашения с работниками, а затем исправить при необходимости. При введении временной дистанционной работы — оформить ее порядок локальным актом. Это может быть Положение об удаленной/ дистанционной работе. Обязательно укажите все детали:

— Срок введения и возможность продления.

— Каких отделов касается удаленный режим. 

— График работы сотрудников.

— Каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с сотрудниками.

— Как оформляется продление и возврат сотрудников в офис.

С документом обязательно нужно ознакомить сотрудников. Можно и через e-mail.
Важно: если вы меняете допсоглашение с каждым сотрудником, они должны быть подписаны лично.

Электронные книжки (ЭТК) и электронный документооборот (ЭДО)

До 31 декабря сотрудники должны сделать выбор: с какой книжкой они будут жить. 2020 был по сути тестовым, а достоинства и проблемы скоро всплывут.

Проблема. Возникает миллион вопросов. Что делать, если работник не сделает выбор? А если человек не работал раньше? Что отправлять в Пенсионный фонд (ПФР), если не было изменений за год?

Что нужно делать сейчас? HR надо готовиться к новым трудозатратам: вести обе книжки и заключать дополнительные соглашения. Например, если работник не сделает выбор.

Персональные данные

В 2020 году работодатели отправляли кучу отчетов с персональными данными из-за массового перевода на удаленку. И за полгода количество жалоб от сотрудников по причине использования их данных без согласия — увеличилось.

Например, работники отказываются передавать номера телефонов и автомобилей, которые нужно предоставить для перевода 30% команды на удаленку. 

Проблема. Закон предполагает передачу данных без согласования. Но надо понимать: что именно требует закон, как он соотносится с другими законами, и что является лишь рекомендацией. Осложняется это все тем, что нарушения в сфере персданных могут стоить компании миллионы рублей. 

Что нужно делать сейчас? Проверить Положение о персональных данных, а также подготовить допсоглашения, которые регулируют обработку личной информации сотрудников.

Срочные трудовые договоры

В срочном договоре появилось два новых условия для его заключения. Его можно оформлять с выпускниками колледжей и вузов, а также при устройстве нового сотрудника. В обоих случаях срок договора не должен превышать 1 года, но его можно продлить.

Проблема. В условиях оптимизации расходов компании будут чаще прибегать к срочным договорам. Соответственно, надзорные органы увеличат количество проверок.

Что нужно делать сейчас? Так как закон пока не принят, необходимо следить за информацией от органов власти. А при оформлении срочных договоров, как всегда, опираться на положения ст. 59 ТК РФ.

Антивирусные меры

Очевидно, антивирусные меры будут продлены на следующий год. Компаниям нужно организовывать тестирование, измерение температуры, дезинфекцию, отстранение от работы заболевших и так далее.

Проблема. Появятся дополнительные трудозатраты и отчетности. А еще важно не упустить момент — у многих временные меры оформлены до конца этого года. 

Что нужно делать сейчас? Задокументировать все действия: оформление больничных, вызов врача, ведение журналов температуры и т.д.

Иностранные сотрудники

Несистемные решения в 2020 году касались и иностранных сотрудников. Прежде всего, переносили сроки действия разрешений на работу. Возможно, некоторые меры продлят и на следующий год.

Проблема. Иностранцы могут остаться без разрешительных документов, а значит — вне закона. HR придется экстренно отправлять людей домой или срочно продлевать разрешения. Самое неприятное, что в такой ситуации может оказаться топ-менеджмента: встанут ключевые процессы. 

Что нужно делать сейчас? Проверить все документы по иностранным сотрудникам (разрешения, визы, договор и т. д.) и сопоставить их с действующими нормами. Ну и посмотреть фильм “Предложение” с Сандрой Буллок в роли топ-менеджера компании, которого депортируют из США из-за окончания визы.

Моральный вред

Моральный вред не сильно связан с документами, но может прибавить забот. Одна из поправок гласит, что сотрудник может потребовать компенсацию морального вреда. Как его будут доказывать — пока сказать сложно. Практики нет, как и алгоритмов расчета морального вреда. При этом человек, подающий иск, может запрашивать любую сумму компенсации.

Проблема. Поскольку моральный вред в каждом случае придется обосновывать или опровергать отдельно, судебный процесс будет затягиваться. А еще, любой судебный кейс — это сильный удар по бренду компании.

Что нужно делать сейчас? В условиях удаленной работы и экстренных мер «подводные камни» легко упустить из виду. Стоит изучить внутренние документы, чтобы не получить удар по имиджу.

Итого

2020 — один из самых сложных годов для HR. Большую часть времени мы жили в режиме экстренных мер и закрытия юридических рисков. Масла в огонь подкинули и законодатели. Все прошлые действия придется сверять с требованиями, которые только вступают в силу.

В следующем году уделите особое внимание внутренним документам, формулировкам и подписям сотрудников. Ведь от этого будут зависеть:

1) Эффективное управление сотрудниками.

2) Снижение рисков в случае проверок и жалоб.