КДП в период карантина: как все оформить

Люди остаются без работы, либо отправляются в бессрочный отпуск. И, если большинство сотрудников отправили сидеть дома, то HR сейчас столкнулись с большими вызовами. И это не только удаленная работа, проведение собеседований по видео, мотивация и поддержка, но и перевод сотрудников на удаленку, сокращение, введение неполной рабочей недели со знанием КДП.

HR BP в международной ретейл-компании в fashion-индустрии, Наталья Куроленкина, одна из первых организовала перевод всей компании на официальную удаленку. Мы обратились к ней, чтобы узнать, как оформить перевод сотрудников на любой из режимов.

Просматривая новости в Facebook и общаясь с коллегами, все больше сталкиваюсь с вопросами об оформлении перевода сотрудников на удаленку или на любой другой режим работы. 

Да, сейчас непростое время, и, скорее всего, большинство HR-специалистов никогда в своей практике не встречались с подобным. Хочу помочь своим коллегам разобраться в вопросе. 

Перевод сотрудников на удаленный режим работы

Самая ответственная часть перевода сотрудников на удаленный режим — это правильная и своевременная подготовка документов.

Список документов:

• Приказ о введении режима дистанционной работы;

• Приказ о распределении ответственности за Охрану труда и Технику Безопасности;

• Информационное письмо работникам;

• План введения дистанционной работы;

• Дополнительные соглашения к трудовому договору;

• Положение о дистанционной работе.

Скачать шаблоны документов.

Все документы обязательно подписываются генеральным директором. И только затем передаются сотрудникам. Подписание документов возможно через электронную почту и иные каналы коммуникации (Slack, Jira, Telegram и т. д.). Сейчас это не возбраняется.

Как только режим дистанционной работы заканчивается и сотрудников возвращают в офис — никакой особой процедуры нет. Обычно создается лишь приказ о завершении дистанционной работы.

Особые режимы работы компании

Режим изоляции, кризис, введенный “нерабочий” месяц — все это больно бьет по бизнесу. Компаниям приходится сократить расходы. Первое, что приходит на ум — пересмотр режима работы сотрудников.

Сразу оговорюсь, что при введении любого режима, если это касается одного отдела или даже одного сотрудника, необходимо проинформировать коллег за 2 месяца до введения режима. Передать информацию о введении режима в службу занятости  необходимо в течение 3 дней после принятия решения.

Введение неполной рабочей недели

На этот режим можно перевести как всю компанию, так и часть сотрудников. Например, если вам нужно обязательно поддерживать производство.

Кроме того, режим ограничен по времени — максимальный срок равен 6 месяцам. За этот период компания должна попробовать справиться с трудностями, либо придумать другой план.

Заработная плата выплачивается пропорционально отработанному времени.

Пакет документов при введении сокращенной рабочей недели:

• Приказ о введении неполной рабочей недели для предприятия/отдела/отдельного сотрудника (обязательно указываем срок);

• Дополнительное соглашение к трудовому договору о введении неполной рабочей недели (для каждого сотрудника).

По закону работодатель вправе отменить этот режим в любой момент, как только  отпадет необходимость.

Вынужденный простой

Режим вынужденного простоя может быть также введен как для всей компании, так и для отдельных подразделений. Срок введения не ограничен. В этот период вся компания прекращает всю свою деятельность. Важно: сотрудники в этот период не работают.

Если простой происходит по не зависящим от сторон обстоятельствам (как сейчас — пандемия), то заработная плата выплачивается в размере не менее ⅔ от оклада или почасовой ставки сотрудника.

Пакет документов при введении вынужденного простоя на предприятии:

• Приказ о введении простоя на предприятии.

Сокращение штата

Неприятная, но, к сожалению, актуальная тема, которая может коснуться любого сотрудника, в том числе и самого HR’а.

По закону уведомление о сокращении вручается не позднее чем, за 2 месяца. Передать данную информацию в службу занятости также необходимо не менее чем за 2 месяца (а в случае массовых увольнений не менее чем за 3 месяца). Заработная плата выплачивается в полном размере до момента, пока сотрудник не покинет компанию.

Пакет документов при сокращении штата:

• Приказ о проведении организационно-штатных мероприятий по сокращению численности и штата сотрудников (с указанием причины);

• Уведомление о сокращении каждому работнику, подлежащему сокращению, в 2-х экземплярах;

• Приказ об увольнении по сокращению численности и/или штата (с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ);

• Внесение записи в трудовую книжку (с указанием причины).

Отдельная проблема — это отправка трудовой книжки и документов при увольнении сотруднику, который уже находится на карантине. В такой ситуации можно:

• Обсудить с работником возможность отправки документов заказным письмом;

• Составить и отправить заявление на согласие по электронной почте или через мессенджер; 

• Отправить документы сотруднику;

• При получении документов сотрудником — прикрепить подписанное заявление к Журналу учета трудовых книжек.

Важно: используйте ресурсы Почты России с уведомлением о получении.

Также существует социально-защищенная категория сотрудников, а именно:

• люди с ограниченными возможностями;

• беременные;

• сотрудники с детьми до 3-х лет;

• матери-одиночки и отцы-одиночки с детьми до 14 лет.

В данном случае с людьми нужно договариваться, или согласовывать с ними их переход на иной формат работы.

Нужно помнить, что текущая ситуация — мировой форс-мажор. Для компаний довольно сложно проводить оптимизацию затрат полностью в законодательном поле. Можно договариваться с людьми “полюбовно” (по соглашению сторон). Ведь за черной полосой всегда следует белая — главное думать на перспективу.

Также, многие компании проявляют заботу о своих сотрудниках и стараются “пристроить их” в компании, которые сейчас в поиске. Так, вы не только помогаете себе избежать убытков при сокращении, но и положительно влияете на HR-бренд компании.

Прим. редакции: Мы в potok тоже заботимся о вас. Протестируйте наш сервис по обмену сотрудниками.

Электронная подпись

Пандемия внесла свои коррективы в документооборот. И сейчас, когда нет возможности подписания документов лично, встал вопрос: как оформить электронную подпись.

Работодатель должен зарегистрироваться на портале Госуслуг, заполнить необходимую заявку и только после проверки документов получить подпись в свое распоряжение. К сожалению, на данный момент технические возможности не позволяют быстро обрабатывать весь поток заявок: сайт попросту зависает.

Сейчас мы в компании пользуемся подтверждением документов через электронную почту. И пока это сохраняется на неопределенный срок.

А что же дальше?

Рынок труда меняется стремительно, как и текущая ситуация. Тем не менее некоторые тенденции уже наметились. Судя по последним данным и обсуждениям в HR-сообществе, некоторые индустрии и профессии могут оказаться невостребованными на неопределенный срок: фитнес, туризм, HoReCa, младшие сотрудники профильных отделов, младшие аналитики, юрисконсульты, менеджеры банков и т. д.

И кризис – это всегда возможности. Поэтому постарайтесь найти в этой ситуации возможности как для себя, так и для своего бизнеса.