Как оптимизировать занудные встречи: метод Силиконовой Долины и ещё 5 лайфхаков

Продуктивность, время, гармония с собой, в конце концов, – всё это мы теряем в бесконечных и, давайте будем честными, абсолютно бесполезных (иногда) встречах. Мировые тенденции уже давно убежали вперед и предлагают способы, благодаря которым можно сократить продолжительность и встреч, и количество людей на них, и нервозатраты.

Противостояние конфликтам заложено в человеческой натуре. Мы довольно миролюбивые существа. Поэтому настоящая задача каждого менеджера – выявить главные “боли” коллектива и открыто их обсуждать. К сожалению, большинство встреч – не лучшие способ для этого. Типичные командные встречи нужны для планирования будущего – предстоящий проект, поставленные цели, показатели следующего квартала, ваши ожидания и все такое прочее. Но есть простая альтернатива, ориентированная на обзор ближайшего прошлого, которая может изменить работу вашей команды к лучшему.

Популярная среди компаний по разработке софта (Силиконовой долины), «ретроспектива» – встреча с невероятно простой целью: обсудить прогресс, достигнутый или упущенный. Это структурированное обсуждение для определения последних провалов и их устранения. Оно поможет улучшить командный дух и культуру внутри компании. То есть, прежде чем усердно бежать вперед, сначала оглянитесь назад.

Задайте себе и коллегам простые вопросы:

• Что на неделе нам удалось выполнить?

• Что из выполненного могло бы быть лучше?

• Что мы должны предпринять, чтобы справиться с задачей лучше?

Предположим, что проект, над которым так долго работала вся компания, вылетел в трубу, потому что лидер команды сменил приоритеты, свернул на полпути и решил начать все заново. Неудивительно, что команда расстроена — такой тяжелый труд насмарку! Коллектив может сплетничать о своем раздражающем боссе между собой, или они могут провести ретроспективу.

И вот инструкция, как же её проводить:

1. Начните с того, зачем мы все здесь сегодня собрались. Поощряйте команду, воспринимайте любую беседу как возможность научиться (и самому в том числе), помочь каждому работать лучше. Общайтесь открыто и цените все идеи, которыми делятся с вами коллеги.

2. Дайте каждому товарищу по команде время подумать о каждом из трёх вопросов выше. Вы можете заранее задать эти вопросы, чтобы коллеги пришли на брейншторминг с уже готовыми идеями. Это гарантия того, что каждый внесёт свой вклад, а не только те, кто активнее и громче.

3. Выделите час. Да, это большой отрезок времени, отведенный на встречу. Но если каждая минута встречи тщательно распланирована, у вас не будет времени подумать о том, “какого черта я здесь делаю”. Лучше распишите каждую минуту:

   15 минут на обсуждение того, что выполнено хорошо
   15 минут на обсуждение того, что могло бы быть еще лучше
   15 минут на брейншторминг
   15 минут на командное обсуждение планов на неделю

4. Убедитесь в том, что у каждого есть работа, за которую они отвечают. Чтобы не упустить где-то дыру, грамотно распределите обязанности, даже если эти обязанности самые безобидные – это поможет сделать коллектив более организованным и сплоченным.

Мы собрали ещё 6 советов, которые помогут вам в проведении встреч:

Ставьте четкую и понятную цель

Сколько раз вы приходили на встречу и сталкивались с весьма расплывчатой повесткой дня? Самые эффективные встречи – те, на которых все прозрачно и понятно. Даже если вы просто назовете то, о чем собираетесь говорить, вы сэкономите 17 минут (согласно Марку Мёрфи). Если чувствуете, что начинает литься «вода» — заканчивайте встречу. Вернитесь к обсуждению на следующий день, иначе это непродуктивно.

Приглашайте только нужных людей

Перед тем, как пойти на встречу, аккуратно поинтересуйтесь, действительно ли вам нужно на ней присутствовать. У Amazon на этот счет есть “правило двух пицц” – собирайте только то количество людей, какое вы сможете накормить лишь двумя пиццами. Так что приглашайте на встречу только тех, кто и правда там необходим. Ну серьезно, хватит отрывать других от работы бестолку.

Сократите перемещения

Только представьте, сколько времени вы тратите, когда ходите из одного места в другое? Из опен-спейса в переговорку и обратно, из офиса в кафе (если вы проводите встречи вне офиса, это вообще криминал). Соберите самых важных и нужных для разговора людей за своим столом. Зачем совершать лишние телодвижения?…

Долой PowerPoint

Ну, то, что это – прошлый век, ни для кого не секрет. Уж если и делаете презентацию и вам прямо никак не обойтись без нее, используйте более продвинутые инструменты (например, Prezi). Есть даже практика делать презентации-лендинги. Чтобы все могли просто открыть на смартфоне презентацию и пролистать её. Тем более конструкторы лендингов сейчас доступны всем.

А вообще, можно и на доске нарисовать ручками, времени потратите в разы меньше, а наглядности не убавится.

Обходитесь без ноутбуков

Научно доказано, что студенты, которые используют ноутбук для учебы и конспектирования, наименее вероятно запомнят то, что они только что записали. Во-первых, “руки помнят” и то, что вы записали вручную, подключит и другие механизмы в мозге. А, во-вторых, если вы и вовсе не имеете ничего под рукой, то станете гораздо сильнее напрягаться, чтобы что-то все-таки запомнить.

Встречайтесь лицом к лицу

В одном исследовании выяснили, что 65% сотрудников во время видео или аудио конференций занимаются совсем другими делами, а 47% даже выходили из помещения, в то время, когда проходил звонок. Хорошая встреча удается только тогда, когда подключаются все умы и идеи компании, и встретиться лицом к лицу – это лучший способ сделать это. Это не всегда возможно, но ничего не заменит вам живой коннект.