Agile, Kanban, Scrum — как HR’у разобраться во всём этом и начать применять

Что такое Agile?

Agile — семейство «гибких» подходов к разработке программного обеспечения. Согласно Agile-манифесту главный смысл этих подходов к разработке ПО: «Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации. Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану». Логичная и простая истина, именно поэтому несмотря на то, что этот термин возник в IT-среде, сейчас Agile широко применяется и в других сферах, в том числе и в HR.

Agile предполагает, что при реализации проекта не нужно опираться только на заранее созданные подробные планы. Важно ориентироваться на постоянно меняющиеся условия внешней и внутренней среды и учитывать обратную связь от заказчиков и пользователей.

Мы уже писали про 10 принципов и практик Agile, сегодня разберемся поподробнее в таких agile-подходах, как scrum и kanban.

Что такое Scrum?

Scrum — это «подход структуры». В команду каждого проекта кроме специалистов входят еще два человека: владелец продукта и scrum-мастер. Владелец продукта контролирует процесс развития проекта и соединяет команду с заказчиком. Scrum-мастер занимается организаторской деятельностью: следит за соблюдением scrum-подхода, помогает проводить собрания, решать бытовые проблемы и мотивировать команду.

В scrum-подходе время работы над проектом делится на равные отрезки — спринты. Длительность спринта может быть и день, и месяц, но чаще встречаются двухнедельные спринты.

Так как все спринты всегда одинаковые, в работе команды появляется ритм, это важный аспект методологии.

Спринт состоит из четырех последовательных этапов.

• Планирование. Проверка и выбор приоритетных задач в бэклоге [журнале оставшейся работы, которую необходимо выполнить команде]. Отбор задач, которые можно успеть сделать за время спринта.

• Выполнение. Параллельная работа всей команды над задачами.

• Релиз. Представление результатов работы команды. В идеале, к моменту каждого релиза проект должен быть полезным для пользователя и готовым к использованию.

• Ретроспектива. Обсуждение результатов и возникших проблем спринта. Все вместе думают, как улучшить работу и сделать в следующем спринте больше.

Спринты очень удобно сравнивать между собой и наглядно видеть изменения в эффективности работы.

Отличительная особенность Scrum — число задач, которые одновременно находятся в работе, ограничено их общим весом. То есть, если команда успевает сделать за спринт 26 условных единиц, то общий вес задач на следующий спринт не может быть больше 26. При этом, если поделить общий вес всех задач проекта на реальную производительность за спринт, получится примерный срок исполнения проекта.

Что важно, в Scrum запрещено добавлять задачи в текущий спринт. Если появляется срочная и неотложная задача, ее возьмут в работу только со следующего спринта.

Что такое Kanban?

Kanban — это «подход баланса». Он помогает избежать ситуаций, когда одна часть команды работает сутками, а вторая жалуется на отсутствие новых задач.

Так как в kanban нет отдельных ролей, вся команда едина, а процесс делится не на спринты, а на стадии выполнения конкретных задач.

В Kanban этапы не зависят друг от друга и наступают тогда, когда решает команда. Релиз — по четвергам, планирование — по окончанию задач, ретроспективы — каждая последняя пятница месяца, а разработка идет без перерывов.

Из-за отсутствия спринтов появляются свои особенности:

• Задачи можно добавлять любое время, нет необходимости ждать следующего спринта.

• Задача может оставаться в работе столько, сколько нужно, пока команда не завершит её или не отменит.

Доска — это сердце kanban- и scrum-разработки. Их используют, чтобы сделать проект прозрачнее, распланировать задачи и поставить ограничения.

Доска расчерчивается на столбцы, каждый из них — этап, на котором находится задача. Например, «Разработка», «Тестирование», «Релиз» и т.д. По доске перемещаются карточки, это задачи. На каждой карточке есть описание задачи, её вес и приоритет.

При прохождении очередного этапа карточку переклеивают в соседний столбец. Достаточно посмотреть на доску, чтобы понять, как продвигается проект.

Доски могут быть физическими и электронными. Физическая — доска на стене со столбцами и липкими листочками. А электронная доска — приложение, которое всегда под рукой. При работе с удаленными сотрудникам, электронная доска — единственный выход. Must-have приложения для работы по Agile методологиям: Jira, Trello и Confluence.

Главный показатель эффективности  — это среднее время прохождения задачи по доске. Если задача прошла по всем этапам за короткий промежуток времени — команда была продуктивной. Если задача не уложилась в сроки, надо анализировать, на каком этапе и по какой причине возникли задержки.

Побочный эффект работы по kanban — команда не концентрируется на выполнении конкретных задач, а просто следит, чтобы среднее время выполнения было минимальным.

Итак, что всё это значит для HR?

HR больше не ограничивается внедрением какого-то контроля и стандартов — HR может помогать командам быть более гибкими и участвовать в разных процессах внутри компании.

Несколько примеров того, как традиционные подходы к управлению персоналом меняются при использовании Agile-подхода:

Аттестация.  Компания перестают планировать проекты на год вперед, пропадают индивидуальные годовые цели и ежегодная оценка показателей. Так как каждый сотрудник может участвовать сразу в нескольких проектах под руководством разных людей, оценка его работы проводится чаще и разными людьми. Цель таких нововведений — сделать проектные команды более гибкими и обеспечить быстрое исправление ошибок. Всё это становится возможным с помощью постоянной актуальной обратной связи.

Эти изменения коснулись уже многих отраслей: ритейл (Gap), фармацевтика (Pfizer), страхование (Cigna), инвестиции (OppenheimerFunds), потребительские товары (P&G) и бухгалтерский учет (Большая аудиторская четверка). Цель — обеспечить постоянную и быструю обратную связь, чтобы сделать рабочие группы гибче и помочь им на ходу исправлять ошибки, повышать эффективность и последовательно улучшать продукт.

Коллектив.  Если раньше системы развития талантов ориентировались на отдельных сотрудниках и их результатах, теперь фокус смещается на работу с командами, которые работают в проектном режиме.

Причем команды, используя Scrum, самостоятельно ставят себе цели, планируют задачи и контролируют прогресс.

Заработная плата. Многие компании также пересматривают принципы оплаты труда и стараются выплачивать бонусы за достижения сразу, а не в конце года. Согласно исследованиям, премии по итогам года менее эффективны, так как не соотносятся с текущими достижениями сотрудника.

Компания Patagonia отказалась от ежегодных надбавок для работников в пользу более частой корректировки зарплаты с учетом рыночных показателей. Также зарплата увеличивается у тех сотрудников, которые берутся за более сложные проекты или расширяют свою зону ответственности.

Рекрутмент. Процессы рекрутинга также становятся более гибкими. Например, в GE с 2015 году над заявками на найм работает межфункциональная группа. В зависимости от нужд компании в нее могут входить менеджеры по найму. Отдельный менеджер представляет интересы внутренних стейкхолдеров, которым надо срочно найти специалиста. А весь процесс контролируется scrum-мастером.

Для ускорения подбора, команда сначала фокусируется на вакансиях, по которым прояснены все требования. Поиск начинается только тогда, когда по требованиям в вакансиях нет никаких вопросов. У каждой открытой позиции есть свой приоритет, а каждый участник команды работает сразу над несколькими вакансиями.

Внутри команды ведется постоянная коммуникация и обмен информацией по кандидатам, чтобы подобрать лучшую подходящую под него должность. Все пока не закрытые вакансии видны на канбан доске, что позволяет заранее выявлять проблемы.

Обучение и развитие. Внедрение agile-подходов в эти области позволяет сотрудникам быстрее получать новые навыки и адаптироваться под меняющийся бизнес.

IBM использует карьерного коуча Watson Career Coach на основе искусственного интеллекта. Бот отвечает на вопросы сотрудника по развитию карьеры в компании: куда можно двигаться, какие навыки развивать, что делать, чтобы оставаться востребованным и продвигаться по карьерной лестнице. Через общение бот узнает о предпочтениях и интересах работника и на основе анализа дает советы по построению карьеры или переквалификации.

Сотрудники могут ставить определенные карьерные цели прямо в мобильном приложении, и бот будет сопровождать и направлять на пути к их достижению. Бот позволяет вовлекать персонал в развитие внутри компании и минимизировать текучку.

Подробнее об опыте внедрения Agile-подходов в мировых компаниях читайте в статье Harvard Business Review.

Как внедрять в работу

Перейти к Agile проще через Kanban, так как тут меньше ограничений, не нужны отдельные члены команды. Когда суть гибкой методологии будет ясна, можно попробовать Scrum.

1. Есть настольная игра getkanban, попробуйте найти её и поиграть вместе с коллегами. В интернете можно найти много разных аналогов игры, доступных для печати.

2. Если вам понравилась игры и вы смогли уловить суть методологии, попробуйте ее на небольшом новом проекте. Поделите его на мелкие задачи, в идеале равные по времени выполнения. Приоритезируйте каждую задачку.

3. Разделите процесс на стадии, которые будет проходит каждая задача. Самый просто вариант: Запланирована → В работе → Завершена. Возможный вариант для рекрутеров: Создание вакансии —> Поиск кандидатов—> Тестовое задание —> Собеседование —> Оффер —> Адаптация . Статусы зависят от того, что именно вы делаете.

4. Проставьте ограничения на статус задач так, как подсказывает логика. Количество задач должно зависеть от числа рекрутеров в вашей команде.

5. Проведите первое совещание. Обсудите, как организуете работу. Когда будете планировать процесс, а когда собираться на совещания и подводить итоги.

6.Перенесите несколько задач из бэклога в «Запланировано» и запускайте процесс.

7. Следите, чтобы карточки-задачи перемещались между колонками, когда задача перешла из одного статуса в другой.

8. Не забывайте фиксировать среднее время выполнения задачи. Добавляя карточку на доску, пишите на ней время начала работы, а снимая — время завершения.

9. Продумывайте, как сокращать среднее время выполнения задачи.

10. Не пропускайте ретроспективные собрания с обсуждением хода работы над проектом и возможностями улучшить работу.

Заключение

Скорее всего сходу внедрить Kanban и Scrum не получится. Но важно не опускать рук, постепенно налаживать общение между коллегами, быть настойчивым и вдохновлять команду.

Чтобы новые методы укоренились в организации, начинайте применять гибкие методы уже к самому процессу внедрения адаптивной модели.