Блог
Кейсы
Робот-рекрутер, мобильный помощник по адаптации и EJM. Как устроены HR-процессы в «Свезе»

Робот-рекрутер, мобильный помощник по адаптации и EJM. Как устроены HR-процессы в «Свезе»

Разбираемся в HR-инструментах и метриках, которые помогают крупным работодателям нанимать сотрудников и погружать их в работу

Спасибо, что вы с нами!
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».

«Свеза» работает на российском рынке с 1997 года и входит в число ведущих мировых производителей в сфере деревообработки. Успех компании обеспечивают около 7 000 сотрудников, поэтому внедрение IT-решений здесь является необходимостью. Это касается и таких HR-процессов, как подбор, адаптация, обучение персонала, развитие цифровых навыков и актуальных компетенций.

Руководитель направления по подбору и адаптации персонала в «Свезе» Ирина Кузьмина рассказала, как они ищут новых специалистов и вовлекают их в работу, на какие метрики обращают внимание в первую очередь и какие HR-инструменты используют, чтобы стать лучшим работодателем России.

Ирина Кузьмина

Руководитель направления по подбору и адаптации персонала в компании «Свеза»

Как организован массовый и точечный подбор

Заявка на подбор формируется из личного кабинета в SAP нажатием одной кнопки. Далее она переходит в «Поток Рекрутмент», где проходят все согласования и поиск кандидатов. Так рекрутер и нанимающий менеджер видят всех соискателей, которые должны прийти на интервью. До этапа очных встреч входящий поток на рабочие вакансии на все позиции обрабатывает аудиобот на базе искусственного интеллекта. Видеоинтервью тоже практикуем, но выборочно — в основном для найма руководителей и менеджеров.

Процесс массового подбора с помощью робота-рекрутера выглядит так:

Соискатель звонит боту → бот записывает на интервью → бот отправляет онлайн-анкету на автоматическую проверку → бот оформляет карточку кандидата в «Поток Рекрутменте» → встреча с рекрутером → встреча с нанимающим менеджером → трудоустройство

Также продолжаем совершенствовать процессы масс-найма:

Настроим сбор откликов в ATS «Поток Рекрутмент» из разных источников, а также автоматическую публикацию объявлений на работных сайтах, в соцсетях, на сайте компании и внутреннем портале, чтобы пополнять базу релевантными соискателями в режиме 24/7.
Обучим чат-ботов взаимодействовать с кандидатами из соцсетей и на нашем сайте.
Для популяризации отрасли и опровержения мифов о работе на производстве создадим интерактивную игру в виде теста, обучающие ролики и мини-фильмы про производство, лесничество и лесную промышленность.
В будущем сделаем VR/AR-моделирование офиса и предполагаемой должности.

Процесс точечного подбора выглядит так:

Рекрутер находит релевантного соискателя → встреча с рекрутером → встреча с нанимающим менеджером → соискатель решает бизнес-кейс → автоматическое формирование и согласование оффера в «Поток Рекрутменте» на основе данных заявки → трудоустройство

Я горжусь тем, что нам удалось сформировать сложные отраслевые команды на стыке продаж и технологий. Это не просто сейлзы, а люди, которые будут управлять и продуктовым портфелем, и продажами. За квартал укомплектовали около 20 таких позиций — в деревообработке и по нашей отрасли не так много профессионалов.

В этом году нам требуются руководители, которые быстро вовлекаются в проекты, умеют перестраиваться, быть гибкими, используют новые подходы в своей работе. То есть мы хотим усилить компанию сотрудниками c project thinking skills — это компетенции, связанные с проектной деятельностью.

Из основных метрик в подборе выделяем следующие:

текучесть персонала — общую, нежелательную, на сроке до 3, до 6 и до 12 месяцев;
Net Hiring Score — удовлетворённость заказчиков и сотрудников;
стоимость закрытия одной вакансии;
средний срок закрытия одной вакансии;
процент вакансий, закрытых в нормативный срок;
процент комплектации штата.

Как проходит адаптация новичков

Адаптация новых сотрудников в «Свезе» длится три месяца, но мы стараемся максимально облегчить путь новичка и провести основные мероприятия в первый месяц, чтобы человек как можно быстрее вышел на полную эффективность.

Например, в прошлом году сделали предприём в SAP и автоприсвоение ролей. Это позволило оформлять кандидатов заранее и автоматически открывать доступ к необходимым ролям в SAР и корпоративным папкам.

Как было: человек приходит на оформление, заполняет кипу документов, читает разные положения, а дальше ждёт, пока его загрузят в SAP, и потом ещё пару недель получает роли.

Как стало: после подписания оффера информация автоматически уходит в SAP, а коллеги из фронт-офиса готовят документы. Это и называется предприёмом — сотрудник условно принят заранее, в начале первого рабочего дня у него уже есть все необходимые роли и допуски.

Также продолжаем улучшать процессы онбординга новых сотрудников:

Добавим к приветственному письму на почте 3D-тур по производству и гайдбук. Это план адаптации в электронном виде. Для рабочих на комбинате предусмотрена распечатанная версия.
Оптимизируем обучающий контент для руководителей. Именно они отвечают за адаптацию, поэтому мы их постоянно обучаем. У нас проходят масштабные корпоративные тренинги, из которых в этом году сделаем несколько коротких обучающих видеоинструкций, мультиков, мини-статей. Они позволят быстро найти материал по тому или иному процессу.

Часть тренингов уже перевели в онлайн, в том числе — большой однодневный велком-тренинг «Добро пожаловать в „Свезу“» с участием спикеров, которые рассказывают о стратегии, наших продуктах и клиентах. Так получается проводить сквозные вебинары, где могут участвовать и сотрудники комбината, и руководители центрального офиса. Люди присоединяются с телефонов, такой формат понравился персоналу на всех уровнях. Спикерам тоже удобно — никуда не нужно ехать.
Общую информацию и справочные материалы по ориентации в компании встроим в мобильное приложение по адаптации. Оно поможет новичкам плавно погрузиться в процессы компании с первых дней работы, комфортно знакомиться с коллегами и оперативно добиваться результатов. А значит — быстрее осваиваться в новой должности и выходить на требуемый уровень эффективности.
Мне понравилось, что приложение не перегружено лишними кнопками, опциями, текстом. Там есть разные форматы образовательного контента — задания, тесты, опросы, локации на карте, карточки контактов, видеоролики, инфографика и многое другое. Уровни, баллы, рейтинги и хеппи-стейты оповещают о достижениях и по сути превращают адаптацию в игру. Дизайн и контент будет адаптирован под наши запросы.

оставить заявку на демонстрацию приложения

Как системно улучшать HR-процессы

За последний год мы сделали более понятными и комфортными все HR-процессы для соискателей и новых сотрудников. Мы учли стратегический фокус организации на клиентоцентричность и такие кадровые проблемы, как высокий уровень текучести в центральном офисе, длительность закрытия вакансий, низкую информированность кандидатов о компании, формальность подхода к адаптации и неясные причины увольнений.

Для этого применили инструмент Employee Journey Map и провели исследование пути соискателя и нового сотрудника. Так мы взглянули на каждого «путешественника» его глазами, определили барьеры, с которыми он сталкивается, и устранили их. Оказалось, что основным барьером в формировании потока релевантных кандидатов оказалась низкая популярность бренда и не особая привлекательность лесной промышленности в целом.

В итоге получилось снизить уровень текучести на 50% и более чем в 6 раз сократить средний срок закрытия ключевых позиций — со 167 до 27 дней.

Как «Свеза» работает с HR-брендом

Даже когда кажется, что всё автоматизировано, всегда есть куда стремиться. На рынке появляются новые IT-решения, растёт бизнес и конкуренция за редких специалистов, меняются HR-тренды, а значит — и приоритеты прогрессивных компаний.

В наших стратегических планах — к 2030 году стать одним из лучших работодателей России. Для этого первым делом составим EJM, но уже по всем процессам, и будем продвигать не только наш HR-бренд, но и в целом отрасль.

Например, активируем новое EVP во внешних и внутренних источниках. Теперь наше ценностное предложение звучит так: «‎Человеческая природа прогресса»‎. И это не только технологии и инновации, но и люди — их рост и вклад в общее дело. Это история про сопричастность: «Мне важно, чтобы коллеги и руководители были не просто людьми, с которыми я пересекаюсь на работе, а командой, которая готова меня выслушать и обсудить важные вопросы. Я хочу расти вместе с компанией и чувствовать свой вклад в общее дело».

Планируем ребрендинг карьерной страницы, системное взаимодействие с вузами и другими учебными заведениями, развитие группы «ВКонтакте» как одного из основных источников кандидатов, организацию собственного регионального кейс-чемпионат среди молодёжи, и создание лендингов, которые будут разрушать мифы о промышленной отрасли.