Torrefacto: как сократить сроки массового подбора вдвое и снизить затраты на 30%
Кейс победителя Премии «Потока» 2026 года в номинации «За эффективность HR-команды в условиях роста бизнеса»
Спасибо, что вы с нами!
Torrefacto — российская торгово-производственная компания, специализирующаяся на кофе. В структуре персонала около 60% сотрудников работают на производстве, остальные 40% — в офисе. Поэтому HR-команда одновременно занимается массовым наймом производственного персонала и точечным подбором специалистов.
По мере развития бизнеса компании требовалось подготовить рекрутмент к увеличению нагрузки. Существующие процессы включали множество ручных операций, а взаимодействие между рекрутерами, руководителями и кадровой службой занимало значительное время. В перспективе это могло замедлить найм и ограничить возможности HR-команды.
Чтобы повысить эффективность подбора, Torrefacto внедрила «Поток Рекрутмент» и автоматизировала основные этапы найма. В результате срок закрытия массовых вакансий сократился с 15 до 7 дней, точечных — с 35 до 20 дней, а стоимость подбора снизилась примерно на 30%. Впоследствии, когда объем найма увеличился, команда смогла дополнительно взять на себя задачи по адаптации сотрудников. Проект получил награду премии «Потока» 2026 года в категории «Эффективность подбора».
Задача: подготовить рекрутмент к росту бизнеса
До начала проекта значительная часть работы по подбору в Torrefacto выполнялась вручную. Компания использовала систему учета кандидатов, однако многие процессы оставались за ее пределами.
Заявки на подбор оформлялись на бумаге. Рекрутерам приходилось напоминать руководителям о необходимости их заполнить, а согласование могло занимать несколько дней. При этом в заявках не всегда хватало информации о вакансии. Иногда важные детали выяснялись уже при подготовке предложения о работе, из-за чего согласование затягивалось.
Взаимодействие с нанимающими менеджерами тоже требовало дополнительных усилий. Руководители не имели прямого доступа к вакансиям и кандидатам, поэтому рекрутеры самостоятельно пересылали резюме, собирали обратную связь и сообщали о ходе подбора.
Сложности возникали и на заключительных этапах найма:
- Предложения о работе готовились вручную в презентациях.
- Согласование условий требовало дополнительных переписок и исправлений.
- Информация о выходе новых сотрудников передавалась кадровой службе устно.
Пока объем найма был относительно небольшим, команда справлялась с этими задачами. Однако при росте бизнеса количество ручных действий увеличивалось вместе с числом вакансий.
Torrefacto требовалось выстроить процесс, который позволит быстрее закрывать производственные и офисные позиции, сократить административную нагрузку и обеспечить более эффективное взаимодействие между участниками найма.
Решение: автоматизировали подбор и взаимодействие с руководителями
Для решения этих задач компания внедрила ATS «Поток Рекрутмент». В единой системе объединили работу с заявками, кандидатами, согласование предложений о работе и передачу информации в кадровую службу. Изменения затронули несколько ключевых этапов найма.
Перевели заявки на подбор в электронный формат
Первым направлением стала автоматизация работы с заявками.
Ранее руководители заполняли их на бумаге, а рекрутеры контролировали получение и согласование документов. Теперь заявки на офисные позиции создаются и согласовываются непосредственно в «Поток Рекрутменте».
Для массового найма производственного персонала компания подключила блок «Потребности». Он позволяет учитывать потребность подразделений в сотрудниках и организовать работу с массовыми позициями.
Благодаря этому рекрутеры получили возможность работать с заявками в единой системе, а руководители — участвовать в процессе без бумажных документов и дополнительных пересылок.
В результате время подачи и согласования заявки сократилось с нескольких дней до нескольких часов.
Объединили работу с кандидатами и нанимающими менеджерами
Следующим шагом стала организация совместной работы рекрутеров и руководителей.
Ранее специалистам по подбору приходилось пересылать резюме, отдельно запрашивать обратную связь и сообщать заказчикам о статусах кандидатов.
После внедрения «Поток Рекрутмента» нанимающие менеджеры получили доступ к системе. Теперь они могут участвовать в рассмотрении кандидатов и отслеживать ход подбора в рамках общего процесса.
Для рекрутеров это означает меньше переписок и повторяющихся запросов. Информация о кандидатах и вакансиях доступна участникам процесса, поэтому решения можно принимать быстрее.
Дополнительно компания настроила инструменты поиска и первичного отбора кандидатов. Это позволило организовать работу с входящим потоком и поиском специалистов в рамках одной системы.
Автоматизировали подготовку и согласование предложений о работе
Ранее подготовка предложений о работе и согласование условий найма требовали ручного оформления документов, многочисленных согласований и дополнительных уточнений между участниками процесса.
С внедрением «Поток Рекрутмента» компания перевела эти операции в единую систему. Это позволило стандартизировать подготовку предложений, упростить взаимодействие между участниками и сократить количество ручных действий.
В результате срок согласования предложений о работе сократился с нескольких дней до нескольких часов.
Наладили передачу информации в кадровую службу
Ранее сведения о кандидатах, принявших предложение о работе, передавались кадровой службе устно, что требовало дополнительных коммуникаций и повышало риск потери важной информации.
С внедрением «Поток Рекрутмента» компания перевела передачу данных в электронный формат, обеспечив более согласованное взаимодействие между рекрутерами и кадровыми специалистами. Это позволило сократить ручные операции и объединить ключевые этапы найма — от оформления заявки до передачи сведений для трудоустройства нового сотрудника.
Результаты: массовые вакансии закрываются за 7 дней вместо 15
Torrefacto сократила продолжительность ключевых этапов найма и снизила затраты на подбор.
Показатель | До автоматизации | После автоматизации |
Средний срок закрытия массовых вакансий* | 15 дней | 7 дней |
Срок закрытия точечных вакансий | 35 дней | 20 дней |
Подача и согласование заявки | Несколько дней | Несколько часов |
Согласование предложения о работе | Несколько дней | Несколько часов |
Стоимость подбора | Исходный уровень | Снижение примерно на 30% |
*Показатель по массовым вакансиям относится к обычному сезону найма.
Срок закрытия массовых вакансий сократился более чем вдвое. Для производственной компании это особенно важно: своевременный выход сотрудников помогает обеспечивать потребности подразделений в персонале.
Ускорился и точечный подбор. Если раньше на закрытие таких вакансий уходило в среднем 35 дней, то после автоматизации — 20 дней.
Сокращение времени на согласование заявок и предложений о работе также повлияло на общую скорость найма. Процессы, которые раньше занимали несколько дней, теперь выполняются за несколько часов.
При этом стоимость подбора снизилась примерно на 30%, что позволило компании повысить экономическую эффективность рекрутмента.
Как повысилась эффективность HR-команды в условиях роста бизнеса
Вскоре после внедрения «Поток Рекрутмента» Torrefacto перешла к активному росту, который потребовал от HR-команды пересмотреть приоритеты. Помимо увеличившегося объема найма, рекрутеры взяли на себя задачи по адаптации новых сотрудников.
Автоматизация позволила перераспределить нагрузку внутри команды и повысить результативность подбора. Сокращение сроков закрытия вакансий и стоимости найма сопровождалось снижением административной нагрузки, благодаря чему специалисты смогли уделять больше внимания оценке кандидатов, взаимодействию с руководителями и сопровождению новичков.
В результате HR-команда стала эффективнее решать задачи бизнеса на разных этапах работы с персоналом: быстрее обеспечивать подразделения необходимыми сотрудниками, контролировать затраты на подбор и участвовать в их адаптации. При этом численность команды осталась прежней, а выстроенные процессы создали основу для дальнейшего роста компании.
Главный результат проекта
Опыт Torrefacto показывает, как автоматизация основных HR-процессов помогает растущему бизнесу повышать эффективность подбора.
Компания перевела заявки в электронный формат, подключила руководителей к работе с кандидатами, автоматизировала согласование предложений о работе и передачу данных в кадровую службу. Это позволило сократить сроки закрытия массовых и точечных вакансий, снизить стоимость найма примерно на 30% и повысить производительность HR-команды.
В период активного роста бизнеса рекрутеры смогли не только справиться с увеличившимся объемом подбора, но и расширить зону ответственности за счет задач по адаптации сотрудников. Выстроенные процессы позволяют Torrefacto развивать HR-функцию вместе с бизнесом, сохраняя эффективность работы при увеличении нагрузки.
Текст подготовила Светлана Постникова, эксперт в HR-автоматизации «Потока»
Статья выпущена в ноябре 2026 года
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
