Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».
Адаптация — это системное и продуктивное воздействие на сотрудников с целью получить эффективный персонал. И этот процесс не может быть статичен. Методы и инструменты управления адаптацией персонала требуют постоянной корректировки, особенно в нашем стремительно меняющемся и турбулентном мире.
Плавное знакомство с компанией поможет новичкам стать ценными сотрудниками, готовыми выполнять работу с максимальной отдачей. Разберемся вместе с экспертами TalentTech, как правильно управлять адаптацией персонала.
Оглавление
Почему привычные инструменты онбординга не работают?
Отсутствие стабильности выбивает почву из-под ног. Приходя в новую компанию, человек не знает, как часто будут меняться условия работы, не закроют ли его проект и стоит ли надеяться на продвижение по службе. Стандартных инструментов онбординга — плана развития, обучения, встреч с менеджером — уже недостаточно. Нужна постоянная корректировка и новые способы подачи материалов.
Например, переход на гибридный формат заставляет HR применять дополнительные методы управления адаптацией: чат-боты, e-mail-рассылки, мобильные приложения.
Виктория Мироненко
Эксперт по адаптации персонала в отделе консалтинга в TalentTech
Основная цель современных методов адаптации персонала — максимально вовлечь нового сотрудника в жизнь компании с первых дней работы, помочь ему почувствовать себя неотъемлемой частью команды даже вдали от коллег. Помощниками HR в решении этой задачи становятся welcome-тренинги, рассказывающие о культуре и стратегии компании, неформальные онлайн-встречи с командой, чек-листы со списком задач на первое время, система наставничества.
Не менее важна и систематизация адаптационных материалов. HR необходимо предварительно в одном месте собрать все памятки и регламенты, обеспечить доступ к корпоративным базам знаний: так новый сотрудник сможет свободно изучать всё, что нужно, не испытывая неудобств от нехватки или разрозненности информации.
В исследовании TalentTech об особенностях адаптации персонала в российских компаниях, опрошенные сотрудники отметили:
- 60% ничего не услышали о целях компании;
- 52% не знали о своих задачах на испытательный период;
- 17% не получили информацию о структуре компании;
- 13% не были ознакомлены с регламентами работы.
Отсутствие поддержки, одобрения и внимания к новому сотруднику или, наоборот, излишняя опека в течение длительного времени рождают желание покинуть компанию и поискать что-то, более соответствующее ожиданиям. Наибольший процент увольнений у поколения Z, родившихся в канун начала третьего тысячелетия. Они не боятся найти новое место в отличие от людей поколения Х, настроенных на стабильность.
Поддержка коммуникации, выстраивание доброжелательных отношений, открытость коллег, мотивация новичка — задачи, решение которых приводит к успешной адаптации и закреплению сотрудника в коллективе. Согласно исследованию TalentTech, «Нетологии» и FL.ru, главным фактором вовлеченности сотрудников оказались гармоничные отношения с коллегами.
Как Google делает из новичков «креативных умников»?
Давайте рассмотрим, как устроена адаптация персонала в Google. На первом месте в компании — не продукт, а люди. С первых дней сотруднику помогают выстроить систему социального взаимодействия с коллективом, так как хорошо понимают, что главные причины увольнения — несложившиеся взаимоотношения с коллегами, руководителем и отсутствие возможности проявить себя с самого начала.
Из книги «Уроки компании Google» мы узнаем, что за наставничество отвечают менеджеры, для которых разрабатывается и корректируется программа адаптации. Они приступают к своей работе с первого дня и несут персональную ответственность за адаптацию нового сотрудника.
Чек-лист, который получает новичок, на ⅔ рассказывает о корпоративной культуре. Две недели его погружают в ценности культуры Google, а затем дают возможность показать себя в ключевом проекте, что дает мощный стимул к продуктивной работе. Умный, сообразительный и обучаемый — качества молодого сотрудника, которые развивает компания, а это главные активы в стремительно меняющемся мире. В результате правильно выстроенного процесса адаптации молодые сотрудники Google становятся самостоятельными, умеют решать творческие задачи и влюблены в компанию. Это одна из причин, почему многие в мире хотят работать в Google.
Какие шаги нужны для правильного аудита системы управления адаптацией персонала?
Чтобы понять, насколько правильно выстроена ваша система адаптации, подумайте об аудите. Определите число уволившихся в первые полгода сотрудников, проанализируйте, как новички оценивают вашу систему адаптации, что им нравится больше всего, а что они так и не получили в первые месяцы работы. Рекомендуем вопросы, которые должен задать себе каждый HR, анализируя систему управления адаптацией.
Вопрос 1: Какие критерии вы разработали для испытательного срока, и как с ними справляется новичок?
Расскажите, каких результатов вы ждете от сотрудника к концу срока испытания. Вместе посмотрите план, прокомментируйте и ответьте на появившиеся вопросы. Через месяц вам снова будет о чем поговорить: что не получилось, а что, наоборот, удается и стоит развивать дальше. Не бойтесь корректировать план, если он может дать большую результативность. Для этого сделайте 3 шага:
- проведите тестирование, как усвоены корпоративные правила и стандарты, навыки и компетенции;
- заполните лист оценки качеств специалиста, профессиональных и личностных;
- соберите обратную связь: что думают о новичке коллеги.
Вопрос 2: Как вы оцениваете объективные показатели?
Можно при оценке ограничиться цифрами, например, сколько сотрудников принято и сколько осталось после испытательного срока. Однако это не даст полную картину итогов адаптации.
Вам нужен комплексный взгляд на процесс: он поможет обнаружить участки потерь и станет отправной точкой для непрерывных улучшений. Начнем с объективных показателей. Чтобы их оценить, используйте метрики:
- цена адаптации одного сотрудника — затраты персонала, занятого процессом адаптации, стоимость его рабочего времени, расход на обучающие материалы;
- общее количество наставников и затраты на обучение одного;
- количество должностей, охваченных системой адаптации;
- % работников, успешно завершивших испытательный срок, от общего объема принятых;
- % сотрудников, уволившихся до конца испытательного срока или в течение полугода.
Показатели двух последних метрик тщательно проанализируйте: в чем заключаются причины увольнения, что нужно скорректировать в системе управления адаптацией сотрудников.
Вопрос 3: Какие индикаторы помогают понять, что новый сотрудник справляется с задачами по адаптации?
В зависимости от должности можно использовать разные KPI для определения успешности адаптации конкретного новичка. Например:
- финансовый итог: есть ли прибыль от продукта, в продажах которого он участвует, каковы издержки;
- количество новых продуктов или клиентов;
- скорость выполнения операций, соблюдение дедлайнов;
- обратная связь от клиентов и партнеров;
- кросс-функциональное взаимодействие: умение работать в команде;
- эмоциональный итог: отношение к компании и продукту, степень зрелости.
Какие индикаторы наиболее эффективны? От чего это зависит? Давайте разберемся.
Виктория Мироненко
Эксперт по адаптации персонала в отделе консалтинга в TalentTech
На разных этапах адаптации стоит обращать внимание на разные показатели. Так, в первые дни работы основная задача сотрудника — освоиться на новом месте, разобраться во внутренних правилах и найти общий язык с коллегами. Собирая обратную связь от руководителя, команды и самого сотрудника, вы сможете определить, насколько успешно сотрудник справляется с этой задачей.
Качественная организационная и психологическая адаптация позволит сотруднику в короткие сроки перейти к следующему шагу — погружению в профессиональные обязанности. И на этом этапе показательны будут более объективные индикаторы, среди которых финансовые результаты, рост клиентской базы, скорость работы и соблюдение сроков.
Вопрос 4: Как использовать субъективные показатели?
К субъективным показателям относят оценку коллег, непосредственных руководителей и самого новичка. Фидбек даст понимание степени удовлетворенности нового сотрудника работой в компании и условиями труда, а также поможет определить уровень соответствия новичка основным принципам корпоративной культуры.
Вы узнаете ответ на главный вопрос: оправдались ли ожидания работника, доволен ли он новой работой? Пульс-опросы нового члена команды должны быть направлены на то, чтобы выяснить уровень благополучия новичка, сделать процесс адаптации более мягким и менее стрессовым. Корректировки вносите сразу после опроса.
Вопрос 5: Как проводить анализ программы адаптации?
Если статистику по вопросам 2, 3 и 4 вы получили не очень утешительную, необходимо срочно открывать программу адаптации и разбирать ее «по косточкам», чтобы понять, что не работает, что вызывает сомнения. Если непонятно, с чего начать, возьмитесь за сбор информации, которая даст полную картину и поможет сделать правильные выводы:
- изучите документы, которые регламентируют вхождение сотрудника в компанию. Выясните у линейных руководителей, какие регламенты не работают;
- организуйте промежуточные опросы для новичков, небольшие по содержанию: 5-7 вопросов с вариантами ответов и соблюдением анонимности будет вполне достаточно, так вы сможете выявить зоны роста и оценить настроение сотрудника;
- изучите exit-интервью людей, проработавших менее одного года;
- попросите руководителей подразделений назвать, по их мнению, причины текучести;
- организуйте фокус-группу с опытными сотрудниками, в том числе — с неформальными лидерами. Прислушайтесь к их оценкам, ведь они знают настроения в команде гораздо лучше, чем HR-отдел.
Вопрос 6: Что вам даст анализ программы адаптации, и что делать дальше?
Если правильно применять все перечисленные инструменты, вы сможете детально погрузиться в механизмы онбординга, увидите все ваши «узкие» места и поймете, что нужно срочно исправлять, чтобы перезапустить систему адаптации. Вы получите точные ответы на вопросы:
- Кто конкретно в организации отвечает за процесс адаптации?
- Нужна ли ответственным за адаптацию помощь и обучение?
- Как заинтересованы линейные руководители в адаптации?
- Те ли наставники подобраны, как они справляются?
- Что из адаптационных мероприятий надо заменить, какие добавить?
- Подтверждается ли обратная связь результатами тестирования?
Вопрос 7: Как трансформировать процесс адаптации?
После анализа данных становится понятно, что предстоит предпринять для удержания талантливых сотрудников. Например, вам нужно четко разграничить зоны ответственности по адаптации между HR-специалистом, руководителем и наставником, чтобы исключить дублирование задач. Для этого лучше разработать чек-листы, где прописана роль каждого.
Исключив ошибки, вы оптимизируете расходы и сможете выстроить работающую стратегию онбординга.
Какие инструменты использовать для управления адаптацией персонала
Чтобы облегчить управление адаптацией, используйте технические решения и инструменты автоматизации.
Мобильное приложение TalentTech Адаптация помогает ввести новичка в команду, ускоряет онбординг, сокращает текучесть, экономит время HR, руководителей и наставников, быстро обучает правилам работы, знакомит с корпоративной культурой, избавляет от нудного изучения документации.
Процесс адаптации в приложении выстроен последовательно в виде уровней с элементами геймификации: Знакомство, Подготовка и трудоустройство, Первый день и т.д. Внутри каждого уровня — текстовые блоки, видеоролики, фотографии, тесты, опросы, геолокации, карточки контактов. Изучение материалов проходит в игровой форме: за прохождение каждого задания начисляются баллы и определяются позиции в рейтинге. Все это делает адаптацию неформальной, вовлекает новичка в работу, создавая положительные эмоции.
Предыдущая статья
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».
