Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».
Содержание:
- Изменения в законодательстве РФ по КЭДО
- Как подготовиться к цифровизации HR-процессов
- Что изменится в работе компании с внедрением КЭДО?
- Как развивается рынок сервисов кадрового электронного документооборота
- Как интегрировать систему поиска, подбора и трудоустройства быстро и бесшовно
Цифровизация системы управления персоналом в несколько раз ускоряет HR-процессы. Поиск, отбор, оформление на работу, адаптация, обучение и развитие — все эти процессы переживают период ускорения. Цифровая трансформация HR в России набирает силу. Не только крупные компании, но и средний бизнес переходят на новые технологии управления персоналом.
В работе кадровых служб помимо поиска и найма много времени отнимает процесс оформления и подписания документов, который невероятно усложнился, начиная со времен пандемии и перехода сотрудников на удаленный формат работы.
По данным Росстата, количество удаленных сотрудников выросло за последние годы в 3 раза. Представьте себе, сколько курьеров ежедневно доставляют почту удаленщикам и сколько на это тратится времени и денег.
Обмен кадровыми документами в электронном виде (КЭДО) постепенно решает эту проблему. КЭДО дал возможность подписывать приказы, договоры, соглашения в несколько кликов. Рассказываем вместе с экспертами «Потока» о том, как внедрять цифровизацию в кадровых службах, и с чего начать, чтобы избавиться от бумажного документооборота.
Изменения в законодательстве РФ по КЭДО
О цифровизации документооборота говорили давно. Но внедрению мешало отсутствие нормативной базы. За последние два года ситуация резко изменилась. В конце 2021 года вышел федеральный закон №377-ФЗ, разрешивший перевод кадрового делопроизводства (КДП) в электронный формат.
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» приравнял электронные документы к бумажным и разрешил не дублировать их на бумаге. Трудовой Кодекс внес изменения в статьи 22.1-22.3, которые касаются удаленных сотрудников.
С 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который утвердил единые требования к оформлению электронных кадровых документов.
Более 150 документов можно подписывать в электронном виде. Для ручной подписи остались приказы об увольнении, акты о травмах на производстве и подпись об инструктаже по технике безопасности.
Перевод на КЭДО стал реальностью не только для бизнеса. С 1 апреля 2023 года начался эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота в госорганах.
По данным TAdviser, в лидерах внедрения систем электронного документооборота (СЭД) находится госсектор (14,3%), чуть отстают строительство (8,3%) и финансовые услуги (8,1%).
Пока переход на КЭДО является добровольным. Но время быстро меняет все вокруг, и бизнес активнее переводит документы в цифровой формат.
Как подготовиться к цифровизации HR-процессов
Прежде чем вы решите внедрить и освоить информационную систему по документообороту, разработайте перечень нормативных актов. Вам понадобятся:
- Положение о делопроизводстве с новым разделом «Особенности электронного документооборота»;
- Приказ о работе в системе СЭД;
- Документ о порядке использования УКЭП.
Чтобы процесс был хорошо организован, создайте рабочую группу, которая выполнит ряд необходимых действий:
- проведет анализ документооборота;
- подготовит их для использования в формате ЭДО;
- выберет виды электронных подписей: УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись);
- создаст электронный вариант бумажной доверенности — машиночитаемую доверенность (МЧД);
- приведет информационную систему (ИС) «Кадры» в соответствие с законодательством;
- разрабатывает локальные нормативные акты (ЛНА);
- настроит маршруты подписания документов;
- познакомит персонал с ЛНА и объяснит преимущества перехода на электронную подпись.
Для перехода на ЭДО нужно согласие сотрудников. Если в компании есть люди, не владеющие компьютерами, придется принимать решение о смешанном документообороте.
Что изменится в работе компании с внедрением КЭДО?
Главное — все заинтересованные стороны получают информацию в режиме реального времени. Электронный документооборот:
- ускорит подписание кадровых документов;
- упростит оформление отпуска, больничного листа;
- ускорит получение справок сотрудником (без участия кадровика);
- снизит расходы на оформление и пересылку в разные регионы;
- поможет сохранять важные данные и сделает доступными документы с любого устройства;
- сократит время на поиск кадровой информации за счет удобного пользовательского поиска;
- высвободит время HR для решения задач по развитию персонала.
Как развивается рынок сервисов кадрового электронного документооборота
Крупные компании используют электронный документооборот уже не первый год. Средний бизнес активно подключается. Для ЭДО работодатель может использовать свою информационную систему или платформу «Работа в России», с доступом, в том числе, через портал госуслуг.
Рынок услуг ежегодно растет. ИТ-маркетплейс Market.CNews подготовил рейтинг систем электронного документооборота за 2022 год. В числе лидеров — набравшие наибольшее количество баллов компании: ELMA, Directum, Хоулмонт, Comindware, Ланит.
Агентство «РБК Исследования рынков» также изучило рынок и сделало оценку программных продуктов КЭДО. Оценивали по 100 критериям, в числе которых — безопасность и надежность, виды поддерживаемых подписей, наличие модулей интеграции с 1С, удобство пользования, наличие уведомлений, стоимость, количество клиентов и т.д.
Лидером признана компания HRlink, которая предлагает пользователям систему КЭДО нового поколения. Высокое место в рейтинге занимают компании Directum HR PRO, СБИС, Тинькофф.КЭДО и др.
HRlink дает возможность размещать систему как на сервере заказчика, так и в облаке. В работу HRlink включен AI-помощник на базе искусственного интеллекта для решения проблемы с задержкой подписи сотрудниками. Скорость подписания документов снижена за счет автоматического напоминания ИИ о необходимости зайти в сервис и подписать нужный документ.
Directum HR PRO — система состоит из готовых блоков для кадровых бизнес-задач и внедряется по принципу конструктора. Это дает возможность пользователям определять, с чего начинать HR-цифровизацию: приема на работу, командировок, отпусков, создания архива, документооборота. Выдает клиентам готовый пакет документов для перехода на КЭДО. В программе могут одновременно работать более 20 тысяч пользователей.
СБИС управление персоналом — HR-система полного цикла работы с документами кадровой службы, в том числе, сервис для распознавания данных паспорта, СНИЛС.
Помогает управлять не только кадрами, но и бизнес-процессами. Поддерживает решения для SAP и 1C, для собственных систем — через API. Вход возможен через соцсети и Госуслуги.
Разработка Тинькофф и Jump.Finance автоматизирует работу отдела кадров и упрощает оформление сотрудника на работу. Отдел кадров запрашивает документы для оформления. Кандидат после авторизации в КЭДО отправляет сканы через личный кабинет. Специалист отдела кадров выпускает электронную подпись — УЭНП, кандидат подписывает трудовой договор, нормативные акты.
Как интегрировать систему поиска, подбора и трудоустройства быстро и бесшовно
Если в вашей компании автоматизирован подбор персонала, но нет системы ЭДО, можно настроить рекрутинг и прием на работу через интеграцию двух профильных систем. Пример такого объединения и сотрудничества — совместное решение Directum и «Потока».
Команды «Потока» и Directum разработали новое решение для автоматизации найма и приема сотрудников на работу. Это решение позволяет быстро и дешево в режиме одного окна находить кандидатов и оформлять в штат, не допуская ухода к конкурентам. Читайте подробности в нашем блоге: Молниеносный подбор. Как ускорить поиск и прием сотрудников на работу.
Оставьте заявку, и мы расскажем, как это реализовать вашей компании.
Предыдущая статья
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».
