Блог Советы Как правильно определить потребность компании в персонале

Как правильно определить потребность компании в персонале

Какие факторы учитывать и как составить реалистичный план найма

Спасибо, что вы с нами!
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».

Содержание:

Для чего нужно ежегодно планировать численность персонала
Какие факторы учитываются для определения потребностей в персонале
Методы планирования численности работников
Шаги по формированию успешного плана численности персонала
Какие HR-инструменты помогают планировать численность персонала

Как можно планировать персонал? Разве мы можем знать, сколько человек уволится и что вообще будет с компаний в будущем году? Умудренные опытом менеджеры по найму убеждены, что без планирования возникает хаос, ошибки в подборе, не говоря уже о нервной обстановке, когда начальник требует специалиста, а рекрутер не может подобрать достойного в сжатый срок.

Как правильно планировать потребность компании в персонале, разбираем с экспертами «Потока» — одного из ключевых вендоров по автоматизации процессов подбора, адаптации, оценки, развития и удержания специалистов.

Для чего нужно ежегодно планировать численность персонала

Планирование потребности в персонале — это определение перечня и численности специалистов, которые понадобятся в будущем для развития и оптимизации бизнеса.

Какие задачи решает прогнозирование кадрового состава:

реализация задач бизнеса;
стабильность функционирования компании;
определение затрат на содержание персонала и отдел HR;
успешный наем квалифицированных сотрудников.

При составлении плана необходимо соблюдать баланс. С одной стороны, чем лучше комплектуется организация, тем больше вероятность достижения успеха на рынке. С другой, нужно решить проблему потребности в рабочей силе с ограничениями бюджета.

Какие факторы учитываются для определения потребностей в персонале

Планирование потребности в персонале основывается на данных о текущих и планируемых рабочих местах, штатном расписании, замещении вакантных должностей и планах расширения подразделений.

Чаще всего об усилении отдела дополнительными людьми просит руководитель структурного подразделения. Основание для этого — рост объема задач и увеличение нагрузки на имеющихся сотрудников. Потребность в новых кадрах становится очевидной по итогам исследования вовлеченности персонала. Если выявлены симптомы стресса, усталости, выгорания, надо обратить пристальное внимание на количественный состав команды.

Чтобы такие ситуации возникали как можно реже, нужно их предупреждать. Периодические исследования психологического климата, стиля управления, атмосферы в коллективе, помогут вовремя скорректировать потребность в персонале и сформировать планы по найму. В «Поток Опросах» есть готовые шаблоны для быстрого сбора обратной связи по ключевым темам. Система позволяет быстро понять, как обстоят дела с нагрузкой и настроением людей.

Запустить опрос персонала

Помимо настроений в коллективе, при перспективном планировании численности персонала также учитывайте такие факторы:

стратегию и бизнес-план;
выполнение годовых показателей, объем прибыли;
состояние рынка труда, технологические изменения;
ротацию кадров внутри компании;
плановые увольнения (сокращение штата, выходы на пенсию), отпуска (текущие и декретные).

Что берут за основу при составлении плана:

организационную структуру кадрового состава, т.е. схему отделов и управлений с плановым количеством должностей;
текущий штат с расчетом заработной платы;
результаты оценки работающего персонала.

В итоге в компании формируются следующие виды планов по численности персонала:

долгосрочные — прогнозируются перспективные задачи на 5 лет, и рассчитывается общая численность персонала;
текущие — определяются потребности на год в кадровом составе, объем расходов на оплату и содержание HR-отдела;
ситуационные — планируется количество новых работников с учетом среднего процента фактической текучести за год.

Методы планирования численности работников

Для комплексной оценки потребности в персонале применяют три метода прогнозирования:

1️⃣ Долгосрочное прогнозирование спроса на численность — это точная оценка спроса на работников и квалификацию в организации. Прогноз бывает количественным и качественным:

Количественное прогнозирование — это сбор данных о рабочей нагрузке и персонале, чтобы понять, сколько сотрудников потребуется бизнесу для решения текущих задач. За основу берутся отчеты о производительности отделов, прогнозы продаж и планы развития. Отдел управления персоналом обычно исходит из текущей численности сотрудников. Если планируется открытие двух-трех новых проектов в следующем году, количество новых сотрудников определяется на основе ожидаемых объемов работы и предыдущего опыта.
Качественное прогнозирование необходимо для определения соответствия навыков работников будущим целям. Определяться с качественным составом сложнее. Облегчает задачу матрица компетенций. Она описывает ключевые навыки и характеристики работников, необходимые для выполнения задач бизнеса. Это могут быть лидерство, гибкость, критическое мышление, способность к самоорганизации и другие качества. Удобно заполнять матрицу в таблице, куда включаются как действующие, так и потенциальные сотрудники. В составлении документа участвуют бизнес-заказчики: CEO, топ-менеджмент, управление по финансам.

2️⃣ Прогнозирование движения существующей численности. Необходимо планировать движения работающих сотрудников в течение года: увольнения, повышения в должности, переходы в другие отделы, длительные отпуска. Всё это влияет на потребность компании в персонале.

3️⃣ Прогнозирование продаж. Рост продаж — это основной показатель успеха бизнеса. Необходимо оценивать темпы этого роста, чтобы выявлять пробелы между требованиями к кадровому составу и стратегией найма и вовремя обеспечивать подбор квалифицированных сотрудников.

Как сформировать команду профессионалов:

определите, какие позиции вам понадобятся, с какими навыками и компетенциями;
оставьте детальное описание требований к кандидатам;
используйте разные источники для поиска топ-кандидатов: работные сайты, профессиональные сообщества, рекомендации от работающих сотрудников и др.;
проводите тщательный отбор кандидатов, чтобы выбрать наиболее подходящих, оценивайте не только навыки, но и качества личности, мотивацию и потенциал к развитию.

Шаги по формированию успешного плана численности персонала

Шаг 1. Оцените бизнес-задачи

Начните с изучения стратегического плана развития компании. Обратите внимание на разделы, касающиеся планирования состава сотрудников. Учитывайте, что могут появиться «черные лебеди», которые повлияют на ваши планы, поэтому будьте готовы к корректировкам.

Шаг 2. Соберите данные для анализа

Для анализа вам понадобятся данные о планируемых расходах и прибыли, бюджете, требованиях к должностям, количестве сотрудников, оценках навыков и заработной плате. Этими сведениями обычно располагают HR и экономическая служба.

Шаг 3. Проведите анализ данных и команды

Анализ данных помогает составить бюджет на оплату труда, решить проблемы с наймом, выявить пробелы в навыках и удержать сотрудников. Для расчета оптимального числа работников:

Изучите нормы и стандарты труда в вашей отрасли.
Проанализируйте текущую загрузку и производительность сотрудников.
Проведите анализ рабочего времени, чтобы выявить наиболее трудоемкие задачи.
Рассчитайте, сколько задач может выполнить один человек за определенный период.
Учитывайте отпуска и больничные.
Сравните расчетное количество сотрудников с реальным и внесите необходимые корректировки.

Шаг 4. Обеспечьте гибкость прогноза

Прогнозирование нужного количества сотрудников с необходимыми навыками — сложная задача. Условия ведения бизнеса меняются, и планы могут быстро устареть. Чтобы ваша модель оставалась актуальной:

Регулярно обновляйте ее, добавляя новые данные.
Создайте несколько моделей прогнозирования для переключения, если одна перестанет быть точной.
Используйте гибкие методы, такие как деревья решений и нейронные сети.

Какие HR-инструменты помогут планировать численность персонала

В России существует немало автоматизированных систем, которые используются для планирования численности сотрудников. Вот некоторые из них:

1️⃣ ERP-системы (Enterprise Resource Planning). Системы управления ресурсами предприятия с модулями управления персоналом, включают планирование потребности, управление кадровыми процессами и др.

2️⃣ HCM-системы (Human Capital Management). Это комплекс платформ для управления человеческими ресурсами. Они автоматизируют задачи планирования потребности в людях, подбора и адаптации, оценки и развития персонала.

3️⃣ ATS-системы (Applicant Tracking System). Это системы управления кандидатами, которые автоматизируют подбор сотрудников. Они хранят информацию о соискателях и вакансиях, отслеживают их статус, управляют собеседованием и другими этапами найма.

Хороший пример — «Поток Рекрутмент». Платформа облегчает управление потребностью в персонале, автоматизируя ключевые процессы массового и точечного подбора. Система помогает четко сформулировать требования к новым сотрудникам, упрощает коммуникацию с ними и предоставляет развернутую HR-аналитику. Накопленные данные можно использовать, чтобы планировать бюджет на подбор новых сотрудников, закладывать реалистичные сроки на удовлетворение потребности в найме и задействовать для этого самые эффективные каналы привлечения кандидатов.