Онбординг сотрудника на удаленке: инструкция по применению

Недостаток внимания, чувство «покинутости» и неправильно организованный ввод в специфику должности могут привести к плачевным последствиям: уходу  сотрудника. А этого нельзя допускать. По статистике, если работник уходит на испытательном сроке, бизнес теряет от 1 до 3 ежемесячных окладов специалиста. Не говоря уже о затратах времени на новый поиск.

Мы составили чек-лист из 10 шагов, которые необходимо учесть HR’у при адаптации нового сотрудника на удаленке.

Шаг 1. Разработайте программу адаптации

Программа адаптации — это основа, на которую вы будете опираться на всем пути “введения” сотрудника в компанию. Что важно сделать?

• Договоритесь с непосредственным руководителем нового сотрудника: кто и за какую часть адаптации отвечает. Закрепите это во внутреннем документе или мануале.

• Заполните календарь дистанционных встреч, совещаний и митингов с новичком. Продумайте формат и техническое оснащение: где они будут проходить и какую цель преследовать.

• Составляйте план адаптации с учетом должности и специфики отдела, куда выходит новичок. Учитывайте квалификацию и психотип сотрудника.

Программа адаптации должна включать:

• Задачи на первые 3 месяца;

• Результаты и показатели по периодам, на которые должен выйти сотрудник [все в цифрах];

• Расписание адаптационных встреч с HR-менеджером, руководителем, наставником;

• To-do-list: с чем новичку нужно ознакомиться, в какие сроки и где найти эту информацию.

Шаг 2. Подготовьтесь к приему нового сотрудника

Поддерживайте связь с новеньким до его выхода. Наверняка у него куча вопросов по удаленному формату работы. Попробуйте снизить уровень стресса: расскажите, как сейчас оформляют сотрудников и ведется работа в компании. По возможности пришлите ему полезные материалы для самостоятельного изучения. Только проверьте, актуальна ли информация на корпоративном портале, в презентациях и файлах, которые вы отправляете.

Шаг 3. Организуйте новому сотруднику его первый рабочий день

Новичок должен почувствовать, что его ждали и по-настоящему заинтересованы в нем. Это даст заряд мотивации и уверенности в себе, несмотря на непривычный старт работы вне офиса. Что для этого нужно сделать:

• В его первый рабочий день выйдите на видеосвязь и обозначьте план на день.

• Расскажите, к кому и по каким вопросам он может обратиться.

• Предоставьте сотруднику все необходимые доступы. Соберите их заранее в одном месте: документы, доступы, ссылки на чаты, руководства и инструкции. Убедитесь, что все работает, и новичок без проблем сможет найти всю информацию.  

• Если при трудоустройстве было оговорено, что для работы потребуется оборудование, организуйте доставку. Обязательно проконтролируйте оформление нового сотрудника в отделе кадров.

Шаг 4. Познакомьте с компанией

В первые дни расскажите о миссии компании, организационной структуре и ключевых сотрудниках. Если у вас есть электронный документ, раздел на корпоративном портале «Для новых сотрудников» или welcome-тренинг — обязательно попросите изучить их.

Не забудьте сообщить:

• О внутренних правилах, в том числе неписаных: корпоративных ценностях, принятой терминологии, поведении;  

• О дистанционных корпоративных мероприятиях и собраниях, программах, конкурсах, проектах, где сотрудник может участвовать;

• Об основных бизнес-процессах: что принято в компании и необходимо знать абсолютно всем сотрудникам.

Шаг 5. Закрепите наставника

Назначьте ответственного, который будет помогать новенькому с возникающими вопросами. Это может быть либо старший коллега, либо непосредственный руководитель.

Организуйте с наставником коуч-встречи по разбору рабочих ситуаций, где сотрудник сможет задавать вопросы по работе и поговорить о возникших трудностях.

Шаг 6. Познакомьте с коллегами

Познакомьте сотрудника с командой отдела и с коллегами из подразделений, с которыми он будет взаимодействовать. Организуйте встречу или представьте новенького во время ближайшего собрания. Желательно, чтобы все были с включенными веб-камерами 🙂

Уделите время неформальной части: пусть каждый вкратце расскажет о том, чем он занимается в компании и о себе. Не забудьте добавить нового сотрудника в чаты, мессенджеры и внутренние соцсети. 

Шаг 7. Обучите техническим и рабочим бизнес-процессам

Даже если к вам пришел опытный специалист, в вашей компании он не работал. В первые дни ему нужна информационная помощь. Организуйте внутренние тренинги и вебинары с коллегами, руководителями-экспертами, техническими специалистами, чтобы они помогли освоить тонкости рабочих процессов и программ.

Составьте индивидуальный план развития для нового сотрудника. Узнайте его пожелания: какими знаниями он хочет овладеть. Если у вас есть корпоративная библиотека или университет, проработайте программу развития на испытательный срок.

Шаг 8. Собирайте обратную связь на протяжении первых 3 месяцев работы нового сотрудника

Проводите беседы и встречи с новым сотрудником по плану. Разработайте короткие электронные опросники и анкеты, чтобы впоследствии анализировать информацию. Это поможет для последующей работы.

Напоминайте руководителю об адаптационных встречах. Их цель — замотивировать сотрудника, обеспечить психологическую поддержку, погрузить новичка в корпоративную жизнь, а иногда просто поговорить по душам [это тоже важно].

Обязательно запрашивайте обратную связь от руководителя и делитесь своей. Вы сможете вовремя среагировать при наличии тревожных сигналов.

Шаг 9. После 3 месяцев адаптации нового сотрудника организуйте с ним итоговую встречу

Проведите оценку достигнутых целей, рассмотрите результаты выполненных задач и дайте обратную связь. Расспросите сотрудника о его впечатлениях о работе в компании, готовности продолжать сотрудничество и пожеланиях в изменении процесса онбординга.

На итоговой встрече поговорите о карьерном развитии сотрудника и составьте план на ближайшие полгода и год работы.

Шаг 10. Используйте современные эффективные инструменты для оптимизации процесса подбора и адаптации

Оптимизируйте бизнес-процессы подбора и адаптации новых сотрудников с помощью ATS-платформ, таких как Potok. Они сэкономят время на поиск и занесение информации по кандидатам, а также обеспечат связь между участниками процесса.

Кроме того, Potok сделает за вас всю рутинную работу: подготовит аналитику, предоставит отчеты по воронке подбора и облегчит хранение данных.

Интеграция с WebTutor, Training Space и другими обучающими платформами поможет эффективно провести обучение сотрудников необходимым навыкам. Зачем работать в десяти разных инструментах и программах, если управление всем процессом собрано в одном месте?

Подытожим. Вот 10 шагов адаптации новичка на удаленке:

1. Разработка программы адаптации.

2. Подготовка к приему новичка.

3. Организация работы новичка в первый рабочий день.

4. Знакомство с компанией.

5. Назначение наставника.

6. Знакомство с коллегами.

7. Обучение рабочим бизнес-процессам.

8. Сбор обратной связи.

9. Встреча по итогам адаптации.

10. Использование инструментов автоматизации.

Постарайтесь не пропускать ни один из шагов — и вы сможете увидеть плоды: уменьшение текучки, замотивированных сотрудников и лучшие результаты работы. Если наш материал был полезен для вас, комментируйте и делитесь в соцсетях. И да, мы есть в Telegram и Facebook. Присоединяйтесь!