С 1 сентября 2025 года вступило в силу новое «Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением Правительства РФ № 501 от 16.04.2025. Оно заменяет собой старый нормативный акт № 749 от 2008 года. Изменения носят в основном технический характер, но крайне важны для правильного оформления и налогового учета. Действовать новый порядок будет до 1 сентября 2031 года.
В этом материале – эксперты «Потока» разобрались в нюансах оформления командировок. Чтобы не пропустить ничего важного, обязательно подпишитесь на нашу рассылку.
Что такое командировка?
По закону (ст. 166 ТК РФ), служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения конкретного служебного поручения вне места его постоянной работы.
Командировка должна соответствовать трем ключевым признакам:
- Срочность: поездка имеет четкие даты начала и окончания. Нельзя отправить сотрудника «до завершения проекта» без указания конкретного срока.
- Деловая цель: поездка должна быть связана с выполнением трудовых обязанностей. Поездка на корпоратив или просто для ознакомления не считается командировкой.
- Удаленность: сотрудник должен выехать за пределы населенного пункта, где находится его постоянное рабочее место.
Важно! Это правило не распространяется на сотрудников, чья работа по сути является разъездной (например, курьеры, торговые представители, водители). Для них поездки — часть обычного рабочего процесса, а не командировки.
Что изменилось в правилах оформления командировок с 1 сентября 2025 года?
Подтверждающие документы: теперь четко определен список: билеты, чеки, путевые листы, квитанции.
Возмещение расходов: компенсация теперь возможна не только по «разрешению», но и по «согласованию» с руководителем, что приводит правила в соответствие с Трудовым кодексом РФ.
Срочность действия: документ имеет фиксированный срок действия — шесть лет.
Пошаговая инструкция: как правильно отправить сотрудника в командировку в 2025 году
Проверьте и обновите внутренние документы компании
Прежде чем отправлять кого-либо, убедитесь, что ваша компания готова к новым правилам.
Найдите все локальные акты (особенно «Положение о командировках»), где упоминается старое Постановление № 749, и замените ссылку на новое — № 501.
Обновите «Положение о командировках», включив в него:
- Актуальный перечень документов, подтверждающих расходы (билеты, чеки и т.д.).
- Четкий порядок согласования и возмещения дополнительных расходов.
- Правила оформления поездок на личном или служебном транспорте.
- Обязательно проведите инструктаж для всех сотрудников, особенно для бухгалтерии и кадровиков.
| Обязательные документы | Необязательные документы |
|---|---|
|
|
Убедитесь, что сотрудник может быть направлен в командировку
Не всех сотрудников можно отправить в поездку. Запрещено направлять:
- Беременных женщин.
- Работников младше 18 лет (кроме спортсменов и творческих работников).
- Учеников, если поездка не связана с обучением.
Важно! Есть категории сотрудников, которых можно отправить только с их письменного согласия (и при отсутствии медицинских противопоказаний):
Матери детей до 3 лет.
Родители/опекуны детей до 14 лет, воспитывающие их без второго родителя.
Родители детей-инвалидов.
Инвалиды.
Люди, ухаживающие за больными членами семьи.
Издайте приказ о направлении в командировку
Это обязательный документ, основа для всех последующих действий. Приказ издает кадровик, подписывает генеральный директор (или уполномоченное лицо). Сотрудник обязан ознакомиться с приказом под подпись до начала поездки.
В приказе обязательно укажите:
- ФИО и должность сотрудника.
- Место назначения.
- Конкретную цель командировки (не «выполнение поручения», а, например, «проведение переговоров с ООО „Альфа“ по вопросу поставки оборудования»).
- Срок командировки (даты отъезда и возвращения).
- Если сотрудник едет на личном или служебном авто, укажите это в приказе.
Выдайте сотруднику аванс на командировочные расходы
Деньги должны быть выданы до отъезда сотрудника.
Суточные: выплачиваются за каждый день командировки, чтобы компенсировать неудобства. Размер устанавливается вашей компанией, но для освобождения от НДФЛ лимит — 700 ₽/день по России и 2500 ₽/день за границей. Суммы сверх лимита облагаются налогом 13%.
Транспортные расходы: билеты туда-обратно, такси до аэропорта/вокзала, бензин (если едет на своей машине).
Расходы на жилье: оплата гостиницы или аренды квартиры.
Иные расходы: любые другие траты (например, представительские), но только если они заранее согласованы с руководителем и закреплены в вашем «Положении о командировках».
«Поток» — система автоматизации HR-процессов: ускоряем подбор, адаптируем и развиваем таланты, снижаем отток персонала.
Заполните табель учета рабочего времени
Кадровик должен отразить командировку в табеле (формы Т-12 или Т-13).
Используйте код «К» (или «06») для обозначения рабочих дней в командировке.
Код «РВ» — если сотрудник работал в выходной или праздничный день.
Код «И» — если сотрудник отдыхал в выходной день.
Примите авансовый отчет по возвращении сотрудника
Сотрудник обязан сдать отчет в течение 3 рабочих дней после возвращения.
К отчету прикладываются все подтверждающие документы: билеты, чеки из гостиницы, договор аренды жилья, квитанции.
Суточные не нужно подтверждать чеками и не нужно возвращать, если они не были потрачены.
Потерял чек? Сотрудник должен написать служебную записку с объяснением причины и суммой расхода. На основании этой записки работодатель может принять расход к учету.
Неизрасходованный аванс (кроме суточных) сотрудник обязан вернуть в кассу.
Учтите расходы для снижения налога на прибыль
Правильно оформленные командировочные расходы можно учесть для снижения налоговой базы (для компаний на ОСНО, УСН «доходы минус расходы», ЕСХН).
К таким расходам относятся: проезд, проживание, суточные, визовые сборы и другие экономически обоснованные траты.
Главное условие — наличие первичных документов (чеков, билетов) с обязательными реквизитами.
Особые случаи при оформлении командировок
Заграничная командировка: Аванс можно выдать в иностранной валюте. Чеки нужно перевести на русский язык. Суточные за день выезда из РФ — в валюте, за день въезда — в рублях.
Работа в выходной день: если сотрудник работал, ему полагается оплата в двойном размере (плюс суточные). Если просто находился в пути или отдыхал — только суточные.
Совместительство: сотрудник может быть направлен в командировку как основным, так и совмещающим работодателем. На второй работе он должен договориться об отпуске за свой счет.
Коротко о командировках
- Командировка — это не любая поездка. Это срочная деловая поездка сотрудника по поручению работодателя за пределы его постоянного места работы. Поездки разъездных сотрудников командировками не считаются.
- Есть категории сотрудников, которых нельзя или можно отправлять только с согласия. Запрещено направлять беременных и несовершеннолетних. Матерей малолетних детей, инвалидов и других льготников — только с их письменного согласия.
- Обязательны только два документа: приказ и авансовый отчет. Приказ издается до отъезда с указанием цели, срока и места. Авансовый отчет сдается в течение 3 дней после возвращения с приложением чеков (кроме суточных).
- Суточные и расходы нужно выплатить до отъезда. Суточные не требуют подтверждения чеками. Их размер компания устанавливает сама, но для освобождения от НДФЛ действуют лимиты: 700 ₽/день по РФ и 2500 ₽/день за границей.
- С 1 сентября 2025 года действуют новые правила. Старое Постановление № 749 заменяется новым — № 501. Ключевые изменения: уточнён перечень подтверждающих документов и порядок согласования расходов.
Текст подготовила Анна Александрова, главный редактор блога «Поток»
Материал выпущен в сентябре 2025 года
Предыдущая статья
Спасибо, что вы с нами!
