12 простых личных шаблонов для писем

Сначала мы хотели добавить эти шаблоны в наш раздел «Помощь» в системе, потому что создавали их для клиентов, чтобы они отправляли их из системы и радовались. А потом решили поделиться и в блоге.

Мы уверены: важен не просто факт письма. Важно, чтобы в каждом письме было что-то про человека, про его интерес, про его время. Мы создали 12 шаблонов, в которые вам нужно только вставить факты о позиции или крутых кандидатах. Используйте и сохраняйте. 

Для пользователей potok’а: эти команды в системе автоматически будут заменяться. В том числе при массовой рассылке писем внутри вакансии.

%APPLICANT_NAME% — ФИО кандидата

%APPLICANT_FIRST_NAME% — имя кандидата

%APPLICANT_LAST_NAME% — фамилия кандидата

%APPLICANT_MIDDLE_NAME% — отчество кандидата

%JOB_NAME% — название вакансии

%SELF_NAME% — моё имя

%COMPANY_NAME% — название компании

%JOB_LINK% — ссылка на вакансию

Структурное письмо «холодному кандидату»

Такая структура работает. Мы проверяли: отвечают более 50% кандидатов. Используйте, если нашли подходящее резюме и хочется очень аккуратно рассказать о себе даже тем кандидатам, которые точно сейчас не примут предложение. Маякните с его помощью, ну и просто привлекайте тех, кто любит четкую структуру. 

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут [Вера], я занимаюсь подбором новых членов команды в компании %COMPANY_NAME%. 

Мы нашли ваш профиль [на Linkedin или другом источнике] и решили предложить вам присоединиться нашему проекту. Мы [занимаемся продуктом, например, создаем новую B2C платформу для путешественников]. Вот здесь можно узнать про нашу историю, кейсы [и про нас уже писали в СМИ (или у нас классный блог) -> ссылка].

Мы будем признательны за любую обратную связь. Можете ответить в Телеграм [ссылка] или звоните [телефон].

Почему открыта такая позиция [приведем свой универсальный пример, а вы его замените своей причиной]:

Сейчас в компании работает [cтолько] человек. В этом году нам предстоит [цель]. Именно поэтому мы ищем человека с навыком [ключевой].

Задача:

[вот такая]

Условия:

[структуру предлагаем такую:

локация,
дмс?,
зарплата,
что-то про команду,
дополнительные плюшки]

Описание компании:

[простыми словами расскажите об истории компании: три предложения]

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Письмо кандидату, с которым вы уже встречались

Как было бы здорово жить в идеальном мире рекрутмента: аккуратная база CV с историей коммуникации. 😀 Мы рекомендуем: обязательно сохраняйте резюме кандидатов, которых отклоняли по вакансии. Рано или поздно появится похожая позиция / снова откроется эта, а у вас уже есть пул кандидатов, которые и подросли, и прокачались, и вообще — вы уже знакомы! Это письмо для таких ситуаций.

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь подбором в компании %COMPANY_NAME%. Мы уже встречались с вами [2 месяца назад / год назад], когда вы откликнулись на вакансию [вот такую].

[А вот здесь непременно должна быть деталь, которая напомнит о вашей встрече / беседе]

Несмотря на то, что в тот раз мы друг другу не подошли [можете указать причину], я сохранил(а) ваше резюме, зная, что ещё точно встретимся. [здесь должна быть причина, почему кандидат показался вам выдающимся]

Сейчас мы ищем %JOB_NAME% и верим, что ваши навыки и опыт отлично совпадают с требованиями и обязанностями. [ИЛИ Мы снова открыли позицию, на которую вы претендовали раньше. И сразу решили написать вам] 

У вас найдется время, чтобы пообщаться со мной? Расскажу, чего мы успели достичь за последнее время, куда бежим и почему заинтересованны в вас. Можете сразу писать мне в Телеграм [ссылка на него или другой мессенджер].

Буду рад(а) любой обратной связи.

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Ответ на отклик = маст хев для всех, кто заботится о бренде

Мы считаем, что надо обязательно отвечать всем кандидатам. Сами не всегда справляемся с этой задачей, за что себя корим. Давайте вместе стараться.

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Спасибо за ваш отклик на %JOB_LINK% в %COMPANY_NAME%.

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь поиском новых членов команды в %COMPANY_NAME%.

Мы получили ваше [резюме/портфолио/тестовое задание]. Наша команда сейчас просматривает все заявки и мы уже планируем интервью. Скоро мы приступим к назначению собеседований.

Будем держать вас в курсе вашего статуса. Если у вас остались вопросы, напишите нам на [почту] или [в Телеграм].*

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

*совет: всегда давайте выбор кандидатам, то есть два канала для связи с вами

Приглашение на собеседование после отклика

Если любовь случилась сразу, то под рукой нужен шаблон с кодовым названием «СКОРЕЕ БЕГИ НА СОБЕСЕДОВАНИЕ ААА». Даже если такое случается очень-очень редко, как же приятно отправлять подобные письма.

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Спасибо за ваш отклик на вакансию %JOB_LINK% в %COMPANY_NAME%.

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь поиском новых ребят в нашу команду.

Ваш резюме выделяется среди прочих и мы бы хотели пригласить вас на собеседование [в наш офис/по телефону/по Skype] в [дата,время], чтобы обсудить позицию и узнать вас чуточку лучше.

Вот несколько деталей о вакансии: [которые не были указаны ранее: инструменты, которые удобно использовать, рассказ о команде, ещё какие-то фишки]

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Приглашение на созвон

Нам кажется, то это хороший тон — узнавать, когда удобно созвониться. Это особенно важно в тех случаях, когда вы хантите пассивного кандидата. 

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Спасибо за ваш отклик на %JOB_LINK% в %COMPANY_NAME%.

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь поиском новых членов команды в %COMPANY_NAME%. Я хотел(а) бы обсудить по телефону ваш отклик на позицию %JOB_NAME%. Расскажу немного больше о позиции и отвечу на все вопросы.

В какое время вам будет удобно? [опишите слоты или предложите конкретный вариант, чтобы сократить время на переписку]

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Отправка тестового задания

Нам кажется, то это хороший тон — узнавать, когда удобно созвониться. Это особенно важно в тех случаях, когда вы хантите пассивного кандидата. 

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь подбором в команде компании %COMPANY_NAME%.

Ваше резюме, опыт и навыки нас заинтересовали [идеально, если тут будет персонификация].

В приложении к письму вы найдете тестовое задание, которые нужно выполнить прежде чем пройти собеседование. Помните, что здесь нет правильных ответов: мы хотим увидеть в действии необходимые навыки для данной позиции. На выполнение тестового задания мы бы отвели вам [количество дней?]. Успеете?

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Когда вам порекомендовали кандидата

Письмо для «холодного» кандидата по рекомендации коллеги или вашего знакомого. Обязательно используйте отсылку к источнику — это вежливость и честность.

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь поиском новых членов команды в %COMPANY_NAME%. Я добыл(а) ваш email у [источник]. [можете описать кейс, при котором произошел обмен контактами]

Сейчас у нас открыта новая вакансия %JOB_NAME%. Это может быть вам интересно, потому что [какую цель предстоит решить? у вас «теплый» контакт, узнайте, что может быть для него интересно]

Обсудим вакансию в [предложите время встречи или звонка и не забывайте про альтернативу]?

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Если решили поискать внутри команды

Высший пилотаж — легко закрывать новые позиции сотрудниками своей же компании! Шаблон письма для таких кейсов ниже. 

%APPLICANT_FIRST_NAME%, привет!

Может вы/ты уже знаете, у нас открыта позиция %JOB_NAME% в отделе [указать отдел и локацию]. Несмотря на то, что мы опубликуем вакансию на внешних каналах, мы поощряем интерес к этой позиции и тех, кто уже работает в нашей компании.

Наш новый %JOB_NAME% будет работать с командой во главе с [имя человека, если потенциально знакомы] и будет ответственным за [перечислить главные обязанности]. Если вам интересно, то напишите нам, почему вы можете стать идеальным кандидатом.

Нажмите сюда [%JOB_LINK%], чтобы узнать больше о вакансии.

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Не терять контакт

Иногда нужно напоминать о себе. Если вакансия закрывается со скрипом, то обязательно рассказывайте о статусе позиции своим кандидатам. 

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь поиском новых членов команды в %COMPANY_NAME%.

Не хочется терять с вами связь, поэтому расскажу: ваша заявка находится в статусе рассмотрения. [HR, рекрутер, руководитель отдела, в который ведется подбор] сейчас внимательно изучает все поступившие к нам [резюме, тестовые задания] и мы с нетерпением ждем, когда сможем назначить вам собеседование.

Свяжусь с вами настолько быстро, насколько это возможно.

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Если всё равно хотите дружить

Если кандидату пришлось по какой-то причине отказать, но теряться нельзя совсем, обязательно напишите. Расскажите, если для него появилась подходящая позиция через неделю, месяц. Только обязательно скажите, что он — топ!

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь поиском новых членов команды в %COMPANY_NAME%. Мы общались с вами на собеседовании [несколько дней/недель/месяцев] назад, когда вы откликались на позицию %JOB_NAME%.

Несмотря на то, что мы приняли решение взять на эту должность другого кандидата, ваше резюме по-настоящему выделяется среди остальных. [указать чем именно]

Сейчас у нас открылась похожая позиция и она просто создана для вас. Мы ищем %JOB_LINK% и считаем, что [причины, почему эта вакансия может быть интереснее].

Уделите мне 15 минут? Расскажу про вакансию и договоримся о встрече, если вам интересно. Как насчет [дата, время]?

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Хобби как повод начать беседу

Кандидат занимается вокалом? Играет в сборной компании по баскетболу? Если вы найдете такую информацию, обязательно её используйте 🙂

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь подбором персонала в компании %COMPANY_NAME%.

Знаем, что вы занимаетесь [указать хобби человека]. У нас в компании как раз есть [команда / оркестр, которая занимается тем же]. А ещё мы знаем, что вы выдающийся %JOB_NAME%. Сейчас у нас открыта позиция %JOB_LINK%, которая требует [таких навыков и опыта].

Можете придете к нам на собеседование?

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]

Ещё одно письмо по рекомендации 

Оно хорошо для тех кейсов, когда вы много слышали о человеке, но никто конкретный вам его не рекомендовал.

%APPLICANT_FIRST_NAME%, добрый день!

Меня зовут %SELF_NAME%, я занимаюсь поиском новых членов команды в %COMPANY_NAME%.

Сейчас мы находимся в активном поиске %JOB_LINK%. Несколько человек, которым вполне можно доверять, сказали, что вас может заинтересовать такая вакансия. Изучили ваш профиль на Linkedin, посмотрели резюме — всё сошлось.

Сразу кратко расскажу о том, почему вакансия хороша: [три факта: проект про блокчейн / гибчайший график / крутой руководитель или несколько хороших подчиненных].

Если вас заинтересовала позиция, можем встретиться и обсудить детали уже на этой неделе. Как насчет [дата, время] или [дата, время]?

[подпись в potok’е прикрепляется автоматически]