Как организовать пространство в офисе, чтобы в нём было комфортно работать? Вопрос выходит далеко за рамки дизайна и эстетики — он становится частью стратегии удержания талантов, повышения вовлечённости и поддержки гибридного формата работы.
Для HR-специалистов организация рабочего пространства — это инструмент HR-брендинга, профилактики выгорания и укрепления корпоративной культуры.
В этом материале эксперты HRTech-компании «Поток» делятся проверенными подходами: от системного метода 5S до конкретных лайфхаков по обустройству приёмной, рабочего стола и обеденной зоны. Мы покажем, как превратить офис из «места, где сидят» — в экосистему продуктивности, комфорта и принадлежности.
Содержание:
- Что такое организация рабочего пространства и почему это важно для HR?
- Что такое система организации рабочего пространства 5S?
- 5 шагов в организации рабочего пространства
- Советы по организации рабочего пространства приёмной
- Советы по организации пространства на рабочем столе
- Советы по организации рабочего пространства обеденной зоны
- 5 главных выводов об организации рабочего пространства
Почему организация рабочего пространства важна для HR?
Современный офис — это не ряд одинаковых кабинок, а экосистема зон:
- концентрации (тихие рабочие места),
- коллаборации (совещательные и неформальные зоны),
- регенерации (перерывы, обеды, отдых).
Организация рабочего пространства важна для HR-менеджеров поскольку:
✅ Продуманная система рабочих мест напрямую влияет на вовлечённость и удовлетворённость сотрудников.
✅ Комфортные зоны отдыха и перекусов способствуют снижению выгорания и укреплению корпоративной культуры.
✅ Грамотная организация рабочего пространства и рабочего процесса позволяет оптимизировать внутренние коммуникации и сократить «временные потери» в повседневной деятельности.
В профессиональной среде организация рабочего пространства охватывает как дизайн-концепции (ergonomics, activity-based working), так и управленческие методологии. Например, такие как система организации рабочего пространства 5S из бережливого производства.
Что такое система организации рабочего пространства 5S?
Это методика бережливого производства, которая направлена на рационализацию рабочих мест, повышение эффективности, снижение потерь и улучшение корпоративной культуры. Она состоит из пяти японских принципов, которые начинаются на букву «С»: Сортировка (Seiri), Соблюдение порядка (Seiton), Содержание в чистоте (Seiso), Стандартизация (Seiketsu) и Совершенствование (Shitsuke).
№ | Слово | Значение | Пример |
1 | Seiri — Сортировка | Удаление ненужного | Чистка цифровых и физических архивов, избавление от «мертвых» документов, старых канцтоваров |
2 | Seiton — Соблюдение порядка | Расстановка по местам | Единая система хранения (папки, ящики, облачные папки с чёткой структурой) |
3 | Seiso — Уборка | Поддержание чистоты | График уборки личного и общего пространства, ответственность за зону |
4 | Seiketsu — Стандартизация | Фиксация правил | Положения об организации рабочего места, включенные в онбординг |
5 | Shitsuke — Дисциплина | Поддержание культуры | Регулярные аудиты, поощрение лучших практик, вовлечение команд |
5 шагов в организации рабочего пространства
Шаг 1. Анализ текущего состояния
Прежде чем заняться организацией пространства в офисе, нужно проанализировать текущую ситуацию. Проведите аудит: что сейчас удобно? Что неудобно? Почему? Опросите сотрудников: каких вещей им не хватает?
Обращайте внимание не на дизайн помещения, а именно удобство пользования им.
Пройдите маршрут сотрудника:
- Входная зона – удобно ли сотруднику переодеться/снять верхнюю одежду, достаточно ли шкафчиков/крючков?;
- Туалет – возможно, сушилку для рук стоит перенести от двери? Тогда на входе не будет образовываться столпотворение.
- Кухня – микроволновка и чайник стоят в одном углу? Это может стать причиной очередей во время обеденного перерыва. Поставьте их в разные углы кухни, тогда вы разведете потоки людей.
- Рабочий стол – на столе много проводов, которые постоянно путаются и создают хаос? Используйте держатели.
- Переговорки – проектор расположен против окна и изображение часто не видно? Поменяйте расположение и т.д.
Шаг 2. Выбросите лишнее
Предложите сотрудникам освободить рабочие места от лишних вещей. Если на офисной кухне накопились кружки, контейнеры уволившихся сотрудников – утилизируйте их.
Иногда хаос на рабочих столах образуется из-за того, что вещи некуда сложить. Хаос можно ограничить с помощью органайзеров, стеллажей и ящиков для личных вещей.
Когда вы избавитесь от ненужных вещей – станет понятнее для чего нужны шкафы и органайзеры, а для чего нет.
Шаг 3. Составьте план
Выберите, с чего начнете организацию рабочего пространства. Не пытайтесь охватить все зоны сразу. Внедряйте изменения постепенно, чтобы все работники привыкли к новшествам. Если офис большой, и вы понимаете, что вам потребуется помощь, пригласите профессионального организатора пространства.
Помните, не всегда универсальные решения – правильный выбор. Например, для департамента маркетинга может быть удобен open space, а для сотрудников ИТ-отдела – отдельные кабинеты, чтобы работать отдалении от других коллег.
Шаг 4. Дайте время привыкнуть
Сотрудникам потребуется время, чтобы привыкнуть к новой системе хранения. Чтобы этот процесс был более бесшовным – используйте наклейки. Они подскажут работникам куда «переехали» вилки, батарейки, аптечка.
Шаг 5. Собирайте обратную связь и корректируйте систему хранения
Введите собственный KPI, чтобы отслеживать положительное влияние организации рабочего пространства на уровень вовлечённости (eNPS), количество дней, которые сотрудники проводят в офисе, динамику частоты бронирования мест, количество жалобы на дискомфорт и т.д.
Если выявите, что какое-то решение по организации рабочего пространства неудобно – не бойтесь вносить коррективы.
Советы по организации рабочего пространства приёмной
Это «визитная карточка» компании — и рабочее место для администратора/ассистента.
Здесь должны быть:
- Зона ожидания – диван/стулья
- Место хранения верхней одежды – лучше использовать закрытые системы хранения, чтобы снизить визуальный шум. Если невозможно установить шкаф, используйте устойчивую напольную вешалку.
- Зона работы администратора — должен быть легкий доступ для посетителей, а также зона конфиденциальности для работы с документами
Советы по организации рабочего пространства на рабочем столе
Используйте регулируемый стул, подставку под монитор, клавиатурную подставку, LED-освещение с тёплым спектром.
Важно, чтобы у сотрудника было пространство не только для работы, но и хранения личных вещей.
Советы по организации рабочего пространства обеденной зоны
Обеденное пространство: зона не просто для еды, а для вовлечения. Там сотрудники обмениваются идеями «вне повестки», общаются неформально, строят доверие. При гибридной модели — такие зоны становятся «магнитом» для посещения офиса.
Чтобы сделать ее удобнее:
- Обеспечьте доступ к воде, микроволновкам, посудомоечной машине — чтобы избежать «кухонных конфликтов».
- Разделите на подзоны: шумные (для группового общения) и тихие (для уединённого отдыха/чтения).
- Добавьте растения, естественное освещение, удобную мебель — это сигнал: «здесь вас ценят».
- Поощряйте «обеденные инициативы»: тематические дни, обеды с руководством, обмен блюдами.
5 главных выводов об организации рабочего пространства
🔹 Организация рабочего пространства — это стратегическая HR-компетенция, влияющая на вовлечённость, лояльность и эффективность сотрудников.
🔹 Метод 5S (Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование) — универсальный инструмент не только для производства, но и для офисной среды: он снижает хаос, экономит время и формирует культуру ответственности.
🔹 Успешные изменения начинаются с анализа — важно пройти «маршрут сотрудника», выявить боли (очереди на кухне, провода на столе, плохая видимость в переговорках) и вовлечь команду через опросы и обратную связь.
🔹 Гибкость и персонализация важнее универсальности: разным департаментам (маркетинг vs IT) требуются разные форматы рабочих зон — open space не подходит всем.
🔹 Обеденная зона — не просто кухня, а центр неформального взаимодействия; её грамотная организация (разделение на шумные/тихие зоны, продуманная расстановка техники, инициативы) усиливает корпоративное доверие и мотивирует приходить в офис.
Текст подготовила Анна Александрова, главный редактор блога «Потока».
Материал выпущен в ноябре 2025 года.
Предыдущая статья
Спасибо, что вы с нами!
Спасибо, что вы с нами!
