От заявки до оформления: как билайн полностью автоматизировал процесс подбора сотрудников
А также интегрировал в процесс найма AI и чат-ботов
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».
О компании:
билайн — крупная цифровая компания, предоставляющая услуги по развитию технологий искусственного интеллекта, больших данных и IoT, а также применению этих технологий в финтехе, медицине и умных городских решениях. В компании работают более 27 000 сотрудников. Отдел профессионального подбора состоит из 64 специалистов, обрабатывающих ежемесячно более 900 вакансий.
- 64 среднее количество рекрутеров в профессиональном подборе
- 944 среднее количество вакансий в работе в месяц
- 7 лет совместной работы
- 2 300 руководителей-заказчиков пользуются «Поток Рекрутментом»
Задача:
- Выстроить максимально автоматизированный процесс найма сотрудников с помощью системы найма, способной к интеграции как с внешними HR-сервисами, так и внутренней инфраструктурой.
- Снизить нагрузку на рекрутеров, сделать процесс найма прозрачным и эффективным.
- Получить полную сквозную аналитику для повышения эффективности HR-процессов
- Обеспечить удобство для пользователей: создать современный и удобный сервис для руководителей и кандидатов.
- Интегрировать новейшие технологии для автоматизации подбора, повышения привлекательности для кандидатов и укрепления HR-бренда работодателя.
Результат:
- Автоматизирован полный цикл процесса найма от создания заявки до автоматического оформления кандидата;
- После внедрения электронных офферов срок их согласования сократился на 40%;
- Оптимизируя процесс приема на работу, билайн внедрил систему автонайма с электронным подписанием документов. Теперь кандидаты могут автоматически заполнить необходимую информацию и подписать документы в своем личном кабинете, что значительно сокращает время и затраты на оформление.
- Благодаря возможности выгрузки всех данных из «Поток Рекрутмент» через API, билайн успешно разработали полную и гибко настраиваемую аналитику. Автоматизация процесса сбора и обработки данных повысила прозрачность процессов и сократила сроки подготовки отчетности и, как следствие, увеличило скорость принятия решений;
- Благодаря автоматической загрузке откликов в «Поток Рекрутмент» и их обработке с помощью чат-бота, 50% кандидатов получили обратную связь в течение первых 30 минут после отклика, остальные получают ответ в течение суток;
- За счет использования чат-бота рекрутеры экономят в среднем 200 часов в месяц.
Продукты:
ATS-система «Поток Рекрутмент» используется рекрутерами и руководителями для работы с вакансиями профессионального подбора, начиная от рядовых специалистов, заканчивая позициями уровня CEO-1.
- HR Messenger
Интегрируемые с ATS-системой чат-боты для автоматизации рекрутинга, адаптации, exit-интервью и опросов.
- Личный кабинет кандидата билайна
Это внутренний продукт билайн, где кандидат может отслеживать статус своего рассмотрения на вакансии, принимать оффер и подписывать документы для оформления.
- HR-Services
Это внутренний продукт билайн, где реализован весь жизненный цикл процесса получения, обработки и анализа данных процесса подбора.
Какие цели были у билайна на разных стадиях автоматизации
Ранее в билайне процесс подбора был не автоматизирован. Кроме того, данные ручным способом вводились в Excel для анализа, и руководители ежедневно запрашивали отчеты, которые также создавались и отправлялись рекрутерами вручную. С этого момента билайн начал процесс автоматизации найма, чтобы сделать его прозрачным и ускорить процесс продвижения кандидата по воронке.
С 2018 года билайн внедрил систему «Поток Рекрутмент», чтобы закрыть базовые потребности в автоматизации:
- создание и распределение заявок на подбор и отслеживание статуса кандидатов в системе;
- электронная анкета и автоматическая отправка данных кандидатов на проверку.
- электронные офферы и их согласование;
- передачу финалистов в кадровую систему для оформления;
Далее с 2022 года внутри системы «Поток Рекрутмент» были внедрены новые HR-технологии:
- настроен автопоиск релевантных кандидатов с помощью скоринга ИИ;
- интегрированы чат-боты для общения с кандидатами при первом касании.
Для удобства рекрутеров в «Поток Рекрутмент» были внедрены следующие кастомизации:
- шаблоны с готовыми описаниями распространенных вакансий, которые рекрутеры могут дополнять при необходимости;
- подготовленный бриф со списком вопросов для обсуждения с руководителем, который заполняется сразу в заявке;
- возможность указать контактное лицо для рекрутера в заявке.
- улучшенный интерфейс с оптимизированной формой заявки и всплывающие подсказки для удобства.
Мы создали эффективную автоматизированную систему найма. Потому что сейчас на рынке недостаточно просто подключить ATS-систему, важно интегрировать ее во все смежные процессы крупной компании, добавить дополнительные инструменты и сервисы. Это позволит достичь эффективности не только в рекрутинге, но также поможет автоматизировать смежные функции. В течение нескольких лет мы интегрировали новые сервисы, в том числе с ИИ и чат-боты, и точечно совершенствовали существующие этапы автоматизации. Это позволило нам быстрее закрывать потребности бизнеса в найме новых сотрудников.
Как сейчас выглядит процесс найма с использованием «Поток Рекрутмент»
Первый этап — заявка на подбор
Интегрированный с ERP-системой билайн, «Поток Рекрутмент» позволяет пользователям с соответствующими правами создавать заявки на подбор сотрудников. Информация о штатном расписании автоматически подгружается из системы. Цепочка согласования заявки формируется в зависимости от штатной позиции. После согласования заявка автоматически распределяется между руководителями подбора, которые назначают ответственных рекрутеров. Этот процесс полностью автоматизирован через систему «Поток Рекрутмент» с использованием уведомлений, что исключает необходимость дополнительной переписки между участниками.
Второй этап — работа с вакансией и поиск кандидата
Рекрутер получает заполненную заявку и уточняет детали с руководителем. Описание вакансии проверяется на корректность выделенным сотрудником билайн прямо в системе. После проверки рекрутер размещает вакансию в джоб-бордах.
Третий этап — автопоиск кандидатов с помощью ИИ и подключение чат-ботов
Рекрутер запрашивает подключение функциональности автопоиска и чат-бота. Ежедневно автопоиск добавляет необходимое количество резюме проранжированные по релевантности вакансии искусственным интеллектом в системе «Поток Рекрутмент».
Дальше благодаря интеграции «Поток Рекрутмент» и системы HR Messenger — работы по разным этапам на себя берут 3 бота:
- Разбор откликов. Чат-бот общается с кандидатами, задавая вопросы, предлагая технические задания и оценивая их опыт. Если кандидат подходит, бот переводит его на этап телефонного собеседования и уведомляет рекрутера. Неподходящим кандидатам бот отказывает сам. Переписка с ботом сохраняется в системе, позволяя рекрутеру просматривать ответы кандидатов и принимать решения. Все действия с кандидатом, включая отказы, фиксируются в «Поток Рекрутмент», экономя время рекрутера и сохраняя полную аналитику по работе с кандидатом. Если кандидата нашел рекрутер или автопоиск, то бот взаимодействует с ними по сценарию обработки холодных контактов.
- Обработка холодных контактов. Бот рассказывает о вакансии, задавая дополнительные вопросы и продвигая их по воронке. Тем временем рекрутер просматривает заинтересованных кандидатов на этапе телефонного интервью и начинает созваниваться с ними, назначая встречи.
- Общение с кандидатами, до которых не удалось дозвониться. Если не удается связаться с соискателем, рекрутер отмечает это в системе статусом «недозвон». Третий бот связывается с этими кандидатами, выясняет их заинтересованность в вакансии, удобное время для звонка и фиксирует эту информацию в системе.
Четвертый этап — собеседование
Рекрутер проводит первое интервью, затем кандидат встречается с руководителем. Дальнейшая оценка осуществляется центрами экспертизы, специализирующимися на оценивании кандидатов в определенных областях (например, аналитики, инженеры по обработке данных). Результаты обратной связи после собеседований фиксируются в карточках оценки в системе «Поток Рекрутмент». Для удобства работы доступны специальные шаблоны оценки с чек-листами и подсказками. Все оценки доступны сотрудникам, участвующим в процессе подбора на данную вакансию.
Пятый этап — проверка кандидата
Кандидат заполняет электронную анкету в Личном кабинете кандидата и может автоматически загрузить данные из Госуслуг. Результаты проверки сохраняются автоматически в системе «Поток Рекрутмент».
Шестой этап — оффер
Рекрутер создает электронный оффер, в который автоматически подтягиваются все данные из заявки и карточки кандидата. Цепочка согласования формируется автоматически с учетом указанной в заявке штатной позиции. После согласования оффер отобразится в Личном кабинете кандидата.
Седьмой этап — оформление
После финальных договоренностей с кандидатом рекрутер переводит его на этап передачи в ERP-систему. Данные кандидата автоматически загружаются в кадровую систему, где формируются документы для оформления. После этого документы отображаются у кандидата в личном кабинете, где он их может подписать.
За 7 лет совместной работы мы автоматизировали весь процесс найма от поиска до трудоустройства, связали систему как с внутренней инфраструктурой компании, так и внешними HR-сервисами. На наш взгляд, в условиях растущей конкуренции за каждого кандидата это критически важная задача. При этом сейчас для выстраивания подобных сложных систем есть все необходимые технологии.
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
