Как сократить время закрытия вакансии на 36% и выстроить гибкую аналитику воронки. Опыт ОТЭКО
Рассказываем о том, как компания с помощью «Поток Рекрутмента» настроила бесшовную работу с заказчиками и вывела аналитику подбора на новый уровень.
Спасибо, что вы с нами!
О компании
ОТЭКО — один из крупнейших частных инвесторов в портово-промышленную инфраструктуру Юга России, оператор двух морских терминалов в порту Тамань, навалочного и наливного. Компания с нуля создала на Черноморском побережье Краснодарского края индустриально-логистический кластер мирового уровня, самостоятельно построила портовую, энергетическую и железнодорожную инфраструктуру.
10 000+
сотрудников работает в компании
≈200
сотрудников нанимают в компании ежемесячно
Цель внедрения CRM для рекрутинга
Ускорить и упростить процесс найма, повысить качество подбора и обеспечить прозрачную аналитику для эффективной коммуникации с бизнесом.
Результаты внедрения «Поток Рекрутмента»
На 36%
сократились сроки на подбор
На 30,5%
уменьшились затраты на рекрутинг
Специфика подбора персонала в компании
В команде рекрутеров ОТЭКО задачи распределены поровну: восемь специалистов занимаются массовым подбором, столько же — точечным. Ежемесячно компания принимает на работу от 150 до 200 человек. В ОТЭКО достаточно низкая текучесть кадров. Однако сезонные колебания все равно влияют на процесс: летом активность найма выше, а зимой — ниже.
Особенностью подбора в ОТЭКО является то, что даже массовый подбор требует квалифицированных рабочих. Например, для докеров необходим как минимум третий разряд, а для стропальщиков — четвертый, с подтверждением удостоверений.
Для выбора кандидатов ОТЭКО использует различные каналы: от работных сайтов HeadHunter и Авито до социальных сетей: Telegram и ВКонтакте. Также активно применяется реферальная программа и наружная реклама, включая билборды и расклейку объявлений. Такой многоканальный подход позволяет компании эффективно закрывать вакансии и привлекать квалифицированных специалистов.
Как был выстроен процесс найма до автоматизации
Изначально для работы с кандидатами использовались Excel-таблицы. Это было неудобно: сложно отслеживать всю воронку найма и быстро находить данные по конкретным откликам, делать выводы об эффективности работы рекрутеров.
Взаимодействие с заказчиками происходило через электронную почту, WhatsApp или телефонные звонки. Такой подход был трудозатратным и ненадежным: переписки часто терялись, и важные детали могли быть упущены.
Поэтому возникла необходимость в создании единой системы, которая бы обеспечивала прозрачное и эффективное взаимодействие между заказчиками и рекрутерами.
Изменения в подборе персонала после внедрения «Поток Рекрутмента»
После внедрения автоматизации в ОТЭКО процесс найма кардинально изменился на всех ключевых этапах: от создания заявки до проверки кандидатов службой безопасности. Рассмотрим главные изменения в этих процессах
Удобное управление заявками в системе
Сегодня в ОТЭКО около 90% заказчиков самостоятельно оформляют заявки во внутренней системе, которая интегрирована с «Поток Рекрутментом».
После создания и согласования заявки она автоматически попадает в систему, и рекрутеры сразу приступают к работе. Такой подход значительно экономит время и заказчиков, и рекрутеров, делая процесс более прозрачным.
Все отклики в одном окне: интеграция с работными сайтами
В ОТЭКО настроена интеграция «Поток Рекрутмента» с популярными работными сайтами, такими как HeadHunter и Avito. Все отклики автоматически подгружаются в систему, и рекрутеры обрабатывают их в одном месте — не нужно переключаться между разными вкладками и платформами.
Это позволяет не пропускать ни одного отклика и быстро реагировать на каждого кандидата. При поступлении заявки система автоматически отправляет соискателю либо приглашение на следующий этап, либо вежливый отказ. Такой подход не только экономит время, но и повышает индекс вежливости — показатель, который учитывает скорость ответов соискателям и процент разобранных откликов на вакансии.
Гибкое взаимодействие с кандидатами
Система «Поток Рекрутмент» значительно упростила работу с базой кандидатов. Вся информация о кандидатах теперь хранится в одном месте, что позволяет легко просматривать историю взаимодействий.
Даже если соискатель не дошел до финального этапа, можно быстро вернуться к его данным, увидеть все детали и историю коммуникации с ним. Это особенно полезно для работы с кадровым резервом: кандидаты, которые не подошли в одно подразделение, могут быть идеальны для другого.
«Поток Рекрутмент» позволяет компании создавать единый цифровой след по каждому соискателю — когда можно быстро проанализировать весь путь кандидата от первого
Прозрачное управление воронкой подбора
В системе можно выстраивать воронки по определенным вакансиям и отслеживать прохождение кандидатов по всем ее этапам. Заказчикам и HR доступна полная статистика, которая показывает, на каких этапах возникают сложности. Например, всегда можно вовремя понять, в каких случаях рекрутер недостаточно эффективно работает с кандидатами при телефонном звонке или не отрабатывает возражения — все это отражается в низком количестве приглашенных на собеседование.
Специально под бизнес-процессы компании воронка подбора дополнилась еще одним этапом — «Медкомиссия». При переходе на этот этап кандидаты автоматически получают направление на медкомиссию, где все необходимые данные по соискателю уже заполнены. Система автоматически формирует направление на основе имеющейся информации о кандидате, что экономит время и снижает вероятность ошибок.
Интеграция службы безопасности в единую систему найма
Теперь в компании процесс проверки кандидатов службой безопасности полностью автоматизирован. Кандидату отправляется ссылка на специальную анкету — через SMS, WhatsApp или по электронной почте.
Данная анкета — уникальное решение, созданное для ОТЭКО. Она учитывает требования законодательства и особенности разных специальностей. Например, для кандидатов с морским образованием или специфическими документами, дающими право выхода в море, в анкете предусмотрены отдельные поля для проверки действительности этих документов.
Такой подход позволяет проводить более глубокую и точную проверку, соответствующую профессиональным требованиям, и снижает риски, связанные с подделками документов.
После заполнения анкеты кандидатом она автоматически поступает в «Поток Рекрутмент», далее специалисты службы безопасности выставляют статусы по результатам проведенной проверки. Все это значительно ускоряет работу, исключает потерю данных и делает процесс прозрачным для всех участников.
Полная картина подбора: от анализа к действию
В ОТЭКО подключили интеграцию с Yandex DataLens, что открыло новые возможности для более глубокого анализа процесса найма. До автоматизации компания могла видеть только три базовых показателя — общее количество откликов, сколько кандидатов было показано заказчику и сколько в итоге принято на работу. Но этого было недостаточно, чтобы понять, где именно теряются кандидаты.
Сейчас с помощью гибких отчетов можно детально проследить каждый этап воронки: сколько соискателей отказались от предложения на первом этапе, сколько анкет заказчик отклонил, сколько не прошло проверку службы безопасности и т.д. Такая аналитика позволяет выявлять «узкие места» и принимать конкретные решения. Например, если на старте 50% кандидатов отказываются из-за низкой зарплаты, это сигнал пересмотреть условия.
Модуль опросов: обратная связь от кандидатов и заказчиков
В ОТЭКО внедрен модуль «Опросы», который помогает получать обратную связь от всех участников подбора. В первую очередь компания опрашивает финальных кандидатов — насколько им понравился сам процесс найма. Это помогает понять, что работает хорошо, а что можно улучшить.
Также после выбора кандидата проводится опрос заказчика, чтобы понять насколько он доволен качеством подбора и взаимодействием с рекрутерами.
Недавно добавили еще один опрос — для всех кандидатов, прошедших собеседование с заказчиком. Здесь оценивают, насколько комфортно им было общаться с потенциальным руководителем, и как они оценивают работу рекрутера.
Результаты опросов ежемесячно обсуждаются с командой рекрутеров и становятся важной частью оценки их работы. Такой подход помогает постоянно совершенствовать процесс подбора и делать его более удобным для всех.
После внедрения «Поток Рекрутмента» изменились подход и логика работы с подбором персонала в нашей компании. Теперь все этапы воронки — от заявки до трудоустройства — оцифрованы, прозрачны и интегрированы со специализированными информационными системами (заявочный сервис, программные продукты дирекции по безопасности и дирекции по производственной безопасности). Заметно сократилось время на согласование кандидатов с заказчиком, а также на проверку кандидатов дирекцией по безопасности.
Мы видим, на каком этапе и почему теряются кандидаты. И это не просто слова, а конкретные цифры и аналитика. Благодаря этому мы можем аргументированно обсуждать с бизнесом любые вопросы, показывать реальную производительность каждого рекрутера и качество взаимодействия с заказчиками. Как результат, мы говорим с заказчиками на одном языке — языке данных и фактов, а не предположений.
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
