10 вопросов о внедрении ATS, которые вы не знали, но боялись спросить

С чего начать внедрение ATS?

Прежде чем начать выбор системы ATS, опишите процессы внутри компании.

Проанализируйте этапы, на которых рекрутеры теряют время и кандидатов. Для этого составьте карту процесса подбора — схему с действиями, которые приводят вас к заветной цели (успешному найму). Плюс метода в том, что процесс становится прозрачным: вы видите уязвимые места и влияете на них. Карта процесса подбора может выглядеть по-разному, мы нашли на просторах интернета такой пример:

Источник

Определите системы, с которыми вы хотите интегрировать свою ATS:

• Система безопасности;

• Карьерные сайты;

• Кадровая система;

• Интранет;

• Чат-боты;

• Почта.

Когда бизнес-процесс описан, вы понимаете, какие задачи должна решать система ATS. А значит — вам проще определиться с подходящим вам продуктом.

Возможно, вы захотите интегрировать систему ATS с другими программами, которые используете в работе. Для этого понадобятся ресурсы не только команды внедрения, но и внутренней IT-команды. А поскольку разработчики вечно занятые ребята, ставить задачу желательно заранее (а лучше — за 6 месяцев до начала работ).

Из каких этапов состоит процесс внедрения ATS? 

Этапы внедрения индивидуальны, но если говорить в общем, то: 

1. Постановка бизнес-целей;

2. Анализ бизнес-процессов и определение проблем, которые нужно решить с помощью системы ATS;

3. Составление списка критериев будущей ATS;

4. Анализ бизнес-процессов, но уже вместе с поставщиком продукта;

5. Выбор ATS, которая приблизит компанию к бизнес-целям быстрее всего;

6. Выбор систем, которые будут интегрироваться с вашей ATS, и коммуникация с IT-командой;

7. Процесс внедрения ATS, в который активно вовлечены: заказчик, его HR и IT команды, поставщик;

8. Притирка и донастройка процессов — длится от месяца до полугода, в зависимости от подвижности процессов в компании.

Какие метрики помогут оценить эффективность внедрения ATS-системы?

В продуктовом мире есть метрика North Star Metric (NSM), ради улучшения которой работает вся компания. NSM выбирается в зависимости от целей компании. Например, для Facebook — это ежедневная активность пользователей соцсети. А для Booking — количество бронирований в день.

В рекрутменте NSM — это процент вакансий, закрытых в срок. И при внедрении системы ATS нужно понимать, как она будет положительно влиять на эту метрику. 

Как выбрать ATS среди многообразия предложений?

Нет серебряной пули, которая мгновенно все улучшит. Скорее всего вам придется не раз формулировать гипотезы и пересматривать процесс подбора, чтобы добиться результата. Поэтому в первую очередь обращайте внимание на гибкость ATS, возможность настроить ее под себя.

Еще один важный параметр — опыт компании, с которой вы общаетесь. Вам предстоит совместная работа по внедрению и долгое сотрудничество. Поэтому выбирайте подрядчика, с которым вам комфортно работать вместе.

Сколько времени занимает процесс внедрения ATS?

Внедрение системы ATS занимает от 1 до 8 месяцев. Срок зависит от:

• бизнес-процессов компании;

• времени заказчика;

• количества интеграций.

ATS — это дорого?

Цена складывается из стоимости работы внутренней команды внедрения системы (обычно это сотрудники HR и IT-команды) и вендора, а также стоимости самого решения.

Не смотрите на стоимость автоматизации в вакууме. Прежде чем принимать решение, посчитайте, какую выгоду это принесет бизнесу и сколько получится сэкономить.

Как посчитать, сколько мы сэкономим с ATS-системой?

Для этого посчитайте, сколько времени ваши рекрутеры тратят на действия, которые может и должна выполнять ATS-платформа:

• отправка напоминаний/писем кандидатам и другим службам (как сэкономить на этом время — мы писали здесь);

• назначение встреч;

• сбор данных, составление отчетов и т. д.

Это малая часть задач, которые может решать ATS. Например, в Potok можно встроить искусственный интеллект Sever.AI. Недавно мы сэкономили 156 часов работы рекрутеров Северстали при поиске участников лидерской программы.

Облачная или серверная ATS: что безопаснее? 

Серверное решение без доступа в интернет — безусловно безопаснее. Если от доступа в интернет вы отказаться не можете, с точки зрения безопасности особой разницы между облачным и серверным решением нет.

Нас уволят и заменят на роботов?

Для профессионалов ATS — это инструмент, а не угроза. Система ATS поможет сократить время на рутинные задачи, чтобы заниматься действительно важным: 

• продавать вакансию кандидату;

• проводить пребординг и онбординг, 

• заниматься HR-брендом и Candidate Experience;

• улучшать процесс подбора на основе данных;

• работать с нанимающими менеджерами.

Что должна уметь ATS?

• Собирать отчеты. ATS должна не только оптимизировать работу рекрутеров, но и сделать все процессы прозрачными. Поэтому ATS должна иметь собственные мощные инструменты аналитики, а также уметь интегрироваться с вашей BI-системой. 

• Избавлять от рутины. Важно, чтобы ATS обладала широким набором автоматических действий: от напоминаний рекрутерам связаться с кандидатом до отправки оповещений в IT-отдел. 

• Дружить с другими системами. ATS — сердце вашего рекрутмент процесса. И она должна интегрироваться со всем, что нужно для работы.

Что по итогам?

Не смогли найти ответа на главный вопрос — нужна ли ATS именно вам? Попробуйте демо-версию продукта. Обычно, это бесплатно (как у нас в Potok).

И помните, идеальная ATS — та, которая подходит под ваши бизнес-процессы и решает как можно больше рутинных задач. Отлаженная ATS система сэкономит время и деньги. А значит освободит ресурсы для найма лучших кандидатов и развития не только HR-процессов, но и бизнеса в целом.