Логотип TalentTech
Как развитие ИИ повлияет на работу HR? Разбираем манифест главы OpenAI →
подписаться на рассылку

Автоматизируем рекрутмент. Как выбрать ATS для эффективного подбора персонала

Эти 10 критериев помогут не ошибиться при внедрении CRM для найма новых сотрудников


ATS (Applicant Tracking System — дословно: «система отслеживания кандидатов») — это система автоматизации рекрутмента, с помощью которой рекрутеры, HR-специалисты и руководители могут управлять подбором персонала на разных этапах воронки. Также такие HR-инструменты называют CRM-системами для подбора персонала.

В мире насчитываются сотни ATS. В России их счёт идёт на десятки, и все они — очень разные. Среди современных ATS можно встретить как отдельные сервисы, так и модули в составе сложных HR-платформ. CRM для подбора персонала могут использоваться исключительно рекрутерами, а могут охватывать всех участников процесса найма, включая руководителей отделов и специалистов по кадровому делопроизводству. Одни ATS доступны в «облаке» и постоянно обновляются, другие — устанавливаются на ваших серверах и не меняются годами. Как же не запутаться в таком многообразии?

Чтобы вам было проще автоматизировать подбор, эксперты «Потока» предлагают воспользоваться списком из 10 критериев, которые помогут оценить ATS и сделать правильный выбор:

  1. Соответствие ATS бизнес-целям вашей компании
  2. Развитая функциональность ATS
  3. Надёжность и безопасность системы
  4. Наличие регулярных обновлений
  5. Удобство интерфейса
  6. Наличие поддержки
  7. Скорость внедрения ATS
  8. Понятные тарифы
  9. Удобство оплаты
  10. Наличие бесплатного тестового доступа к ATS

Чтобы лучше разбираться в ожиданиях сотрудников и кандидатов, обязательно подпишитесь на рассылку «Потока»

В наших письмах мы рассказываем про передовые практики управления человеческим капиталом и делимся эксклюзивными материалами, которые доступны только подписчикам.

Более 8 000 рекрутеров, эйчаров и руководителей уже с нами. Присоединяйтесь!

Соответствие ATS бизнес-целям вашей компании

При внедрении любого HR-инструмента нужно исходить из особенностей вашего бизнеса и отрасли, в которой работает компания. От этого зависит, насколько критичными окажутся остальные факторы выбора ATS: её функциональность, стоимость и сроки внедрения.

Например, система «Поток Рекрутмент» подходит и для массового, и для точечного найма, а значит, её можно использовать в разных отраслях экономики: от IT и банковского сектора до промышленности и ритейла. К тому же предусмотрены разные конфигурации ATS для малого, среднего и крупного бизнеса.

Также стоит учитывать цели, которых хочет достичь ваша компания. Если основная задача — формировать внешний кадровый резерв, стоит обратить внимание на удобство работы с базой кандидатов. Хотите ускорить подбор и нанимать классных специалистов быстрее, чем конкуренты? Проверьте ATS на наличие автоматических уведомлений. А идеальный вариант — если к системе для подбора персонала подключен искусственный интеллект, который сам оценивает резюме, проводит скрининг кандидатов и назначает собеседования. Требуется повысить прозрачность HR-процессов? Значит, в ATS должны быть профили под разные бизнес-роли и понятные всем отчёты. 

Развитая функциональность ATS

Представленные в России ATS функционально похожи, но есть нюансы. Выбирая CRM-систему для подбора персонала, обращайте внимание на возможности, которые превращают ATS в единое окно для управления всем рекрутментом. Разберём их подробнее на примере ATS «Поток Рекрутмент» на всех этапах найма новых сотрудников:

  • Создание заявок на подбор

    Не во всех ATS можно ставить новые задачи отделу по подбору персонала прямо внутри системы. В «Поток Рекрутменте» такая возможность предусмотрена. Более того, можно гибко настроить цепочку согласования кандидатов и указать замещающих на случай отпуска или болезни руководителя. Также вакансиями можно задать приоритет, чтобы не приходилось лишний раз задумываться, поиск какого специалиста сейчас важнее.

  • Публикация вакансий

    Помогает ли рассматриваемая вами система упростить этот процесс? Например, ATS «Поток Рекрутмент» позволяет опубликовать новое объявление сразу на всех популярных работных сайтах вроде hh.ru, SuperJob и «Авито Работы» и автоматически получать оттуда отклики. А для удобства аналитики несколько вакансий на джоббордах можно связать в одну объединённую вакансию внутри ATS.

  • Сбор и обработка откликов

    Это сама суть ATS, поэтому важно, чтобы вам было комфортно работать с ответами на вакансии. Например, в «Поток Рекрутменте» доступен импорт резюме из 12 различных источников: от джоббордов и соцсетей до специализированных ресурсов вроде «Хабр Карьеры» и GitHub. CRM автоматически выявляет повторные отклики и дубликаты резюме, чтобы в базе поддерживался порядок. Также система позволяет работать с кандидатами без резюме с платформы «Авито Работа».

  • Работа с базой кандидатов

    Хорошо организованная и регулярно обновляемая база кандидатов — это важное конкурентное преимущество в борьбе за таланты. Она позволяет быстро находить подходящие кадры и формировать внешний кадровый резерв, к которому можно обратиться в будущем. Например, в ATS «Поток Рекрутмент» можно добавить безлимитное количество резюме, а для удобства поиска использовать теги, метки и 23 фильтра. Параметры поиска можно сохранить, чтобы каждый раз не настраивать CRM под себя.

  • Управление массовым подбором

    Если вам нужно нанимать много и часто, то ATS должна быть заточена не только под точечный, но и под масс-найм. Например, в «Поток Рекрутменте» вместо десятков однотипных вакансий вы можете создавать потребности в кадрах, распределять кандидатов по конкретным локациям, назначать групповые собеседования и совершать массовые действия с откликами. Быстро оценить резюме десятков и даже сотен соискателей на соответствие требованиям вакансии позволяет встроенный искусственный интеллект. Также робот может самостоятельно искать подходящих вам кандидатов и общаться с ними по телефону и в мессенджерах. 

  • Коммуникации на разных этапах воронки подбора

    ATS нужна не только для отслеживания откликов, но и для общения рекрутеров с кандидатами и заказчиками. Возможности конкретной CRM зависят от предустановленных ролей пользователей и разнообразия интеграций со сторонними сервисами. Например, ATS «Поток Рекрутмент» позволяет вести все коммуникации в режиме одного окна благодаря интеграции с почтой Gmail, MS Exchange, мессенджерами и SMS-провайдерами. Чтобы все получали обратную связь, можно использовать шаблоны для автоматических ответов кандидатам, а рекрутеры и нанимающие менеджеры могут получать оповещения о новых откликах от бота в Telegram. 

  • Формирование офферов

    Некоторые ATS помогают автоматизировать и финальный этап общения с кандидатами — отправку предложения о работе будущему сотруднику. В «Поток Рекрутменте» можно создать разные формы офферов для разных направлений подбора и настроить визуальное расположение полей в документе с использованием фирменного фона, логотипа и подписей заказчика.

  • Сбор обратной связи

    Необходимость в регулярных опросах присутствует на всех этапах Employee Journey Map. Знакомство с компанией и принятие решения о трудоустройстве — не исключение, поэтому в некоторых CRM для подбора персонала встраивают инструменты для сбора обратной связи. Например, в ATS от «Потока» для этого используются опросы о качестве найма, которые можно адресовать и кандидатам, и нанимающим менеджерам, и самим рекрутерам. В форму можно включить вопросы с одним или несколькими вариантами ответа, предоставить респондентам возможность написать развёрнутый комментарий или создать собственную шкалу, чтобы рассчитать NPS или другой индекс по вашей формуле.

  • Автоматизация рутинных HR-процессов

    На разных этапах найма возникает множество мелких задач, связанных с обработкой и передачей информации от одного лица другому. С помощью ATS большинство из них можно автоматизировать. Согласно отзывам клиентов «Поток Рекрутмента», благодаря внедрению ATS им удаётся нанимать сотрудников в среднем в два раза быстрее, чем до автоматизации. В системе можно настроить собственные сценарии и автоматические действия. В том числе — с отсроченным эффектом, допустим, если направить повторное письмо кандидату нужно спустя 3 дня молчания на предыдущем этапе воронки. Также вы можете сами ставить себе задачи и напоминания и следить за прогрессом во внутреннем таск-трекере. Такой инструмент самоконтроля есть только в ATS от «Потока»!

  • HR-аналитика

    Повысить скорость, качество и прозрачность найма можно с помощью регулярного изучения HR-метрик. Например, в ATS «Поток Рекрутмент» можно ознакомиться с продвинутой аналитикой по всем этапам подбора. Интерактивный дашборд позволяет получить детальную статистику по всем каналам привлечения кандидатов и разным причинам отказов от трудоустройства. Также система помогает оценить, сколько времени уходит у рекрутеров на закрытие конкретных вакансий. 

  • Интеграция с другими IT- и HR-системами

    Чтобы выжать максимум из цифровизации бизнеса, важно, чтобы выбранные вами инструменты могли работать в связке друг с другом. Например, благодаря открытому API возможна быстрая и удобная интеграция ATS «Поток Рекрутмент» с ERP-системами вроде 1С, BI-платформами и другими IT-инструментами. Кроме того, прошедших отбор кандидатов можно автоматически перенаправлять в систему для онбординга новых сотрудников «Поток Адаптация».

Надёжность и безопасность системы

Перед внедрением любого HR-инструмента его необходимо проверить на соответствие базовым требованиям безопасности. Не возникнет ли проблем с обработкой данных от кандидатов в ATS? Насколько бесперебойно работает система? На какую нагрузку рассчитана CRM, если речь идёт про массовый подбор персонала?  

Например, ATS «Поток Рекрутмент» входит в Единый реестр российского ПО и хранит данные пользователей на территории страны в соответствии с требованиям закона № 152-ФЗ «О хранении персональных данных». Системой пользуются сотни компаний, в том числе — из среднего и крупного бизнеса. За 2022 год через Potok прошли 5 700 000 кандидатов. Более 90 000 из них в итоге получили оффер.

Наличие регулярных обновлений

Опросы показывают, что критически важная характеристика любого HR-инструмента — это наличие регулярных обновлений. С одной стороны, разработчики могут исправить в новых версиях недоработки, которые обнаружились уже в процессе пользования системой. С другой стороны, это отличная возможность добавить в CRM новые функции, чтобы подбор персонала в вашей компании стал ещё эффективнее, ведь рынок труда не стоит на месте: запускаются новые площадки для размещения вакансий и общения с кандидатами, меняются законодательные требования к работе с персоналом и соцсетями и т.д. 

К примеру, команда ATS «Поток Рекрутмент» внимательно следит за новыми HR-трендами и делает всё возможное, чтобы процессы массового и точечного найма в ваших компаниях выходили на качественно новый уровень. За 2022 год в системе появилось 100+ обновлений, благодаря которым работать с вакансиями, базой кандидатов и HR-аналитикой стало ещё удобнее.

Удобство интерфейса

От богатой функциональности и бесперебойной работы ATS не будет особого толка, если системой для подбора персонала в итоге неудобно пользоваться на регулярной основе. Решить эту проблему помогает продуктовый подход к HR, в котором особое внимание уделяется пользовательскому опыту. 

Например, в ATS «Поток Рекрутмент» разработана целая дизайн-система, благодаря которой вместо перегруженного и запутанного интерфейса в распоряжение рекрутеров, эйчаров, руководителей и кандидатов попадают удобные инструменты с современным дизайном и продуманными подсказками. CRM доступна с любого устройства для удобной работы в любое время: за компьютером в офисе, в мобильном телефоне в дороге или на планшете дома.

Наличие поддержки

Наличие поддержки от провайдера важно на всех этапах работы с ATS: начиная с внедрения новой CRM-системы для подбора персонала и заканчивая её настройкой под поиск конкретных специалистов. Получить помощь можно разными способами: например, в ATS «Поток Рекрутмент» есть встроенные интерфейсные подсказки, максимально подробная база знаний и оперативная техподдержка, которая готова подключиться к решению вашего вопроса в течение 5 минут. Также с клиентами работают персональные менеджеры. А если вам необходима помощь в улучшении работы самой системы найма, можно воспользоваться услугой HR-консалтинга.

Скорость внедрения ATS

Если у вас возникла потребность в автоматизации рекрутмента, то внедрить удобную систему для управления подбором персонала хочется как можно скорее. Существуют разные ATS. Одни работают в формате on-premise на ваших собственных серверах и устанавливать и настраивать их нужно дольше. Другой вариант — подключиться к облачной онлайн-системе для управления наймом. 

Например, доступ к базовой конфигурации ATS от «Потока» активируется всего за один день! Если вам нужны дополнительные опции и интеграции, команда поможет составить поэтапный план внедрения. К тому же, вы можете легко перейти в «Поток Рекрутмент» из других CRM-систем.

Понятные тарифы

Прозрачное ценообразование — важный фактор, который помогает выбрать подходящую вам ATS для подбора персонала. Лучше сразу уточнить, что влияет на стоимость внедрения и использования системы. Обычно она зависит от разнообразия подключаемых функций, а также от количества сотрудников, у которых будет доступ к CRM, и их ролей. 

В качестве примера можно рассмотреть тарифы на сайте ATS «Поток Рекрутмент». Базовый тариф отличается от стандартного по функциональности системы и возможности подключать дополнительные опции, а сумма к оплате рассчитывается с учетом количества рекрутеров, которые будут пользоваться ATS. При этом одновременно с рекрутером личным кабинетом может пользоваться неограниченное число заказчиков — нанимающих менеджеров и руководителей, которым необходимо оценивать предложенных кандидатов и следить за процессом найма.

Удобство оплаты

Когда вопрос со стоимостью решён, важно обратить внимание и на то, как производится оплата ATS. Можно ли оплатить доступ к CRM на несколько месяцев или необходимо вносить оплату за год? Напоминает ли система о необходимости продлить доступ? Как именно происходят взаиморасчеты? 

Например, доступ к базовой конфигурации ATS «Поток Рекрутмент» можно получить по модели self-service. Вы можете самостоятельно подключиться к системе, настроить ATS с помощью последовательных подсказок в интерфейсе и после окончания тестового периода оплатить доступ.

Наличие бесплатного тестового доступа к ATS

Всем известно: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Это касается и поиска ответа на вопрос, какую ATS лучше всего выбрать для управления подбором персонала. Некоторые компании предлагают работодателям для начала опробовать CRM в действии.

Например, в «Поток Рекрутменте» предусмотрен бесплатный демодоступ на 14 дней. Вы можете прямо сейчас подключиться к системе и посмотреть, как устроены современные ATS. Так принять решение об автоматизации рекрутмента будет гораздо проще!