Как написать письмо с отказом, чтобы улучшить HR-бренд: рассказывает и показывает Додо Пицца

Если вы так еще не умеете, советуем прочитать нашу общую статью с коллегами из Додо Пиццы, Надеждой Башмаковой, HR-маркетологом, и Дарьей Мамлыгиной, IT-рекрутером.

Почему Додо Пицца? Это не только крупнейшая сеть пиццерий в России, но и компания, в которой люди действительно хотят работать. В случае отказа более 80% кандидатов готовы рассмотреть вакансии компании снова, а около 30% — возвращаются через какое-то время [статистика Додо Пиццы по IT-подбору]. Похоже, что ребята умеют отказывать. Давайте узнаем, как они это делают.

Обратная связь всем, без исключений

Представьте: вы в поиске работы. Вас приглашают на собеседование, которое успешно [как вам кажется] проходите. Вам улыбаются и машут, обещают написать в течение 3 дней, но две недели — тишина. Неприятненько. Надо бы рассказать об этой непутевой компании знакомым, и коллегам заодно.

Прежде чем пропасть или молчать, подумайте — а не испортит ли это отношение кандидатов к компании. 

Как фидбек влияет на HR-бренд

1. Компании, которые дают быстрый и качественный фидбек, сохраняют лояльность кандидатов. Есть вероятность, что они порекомендуют вашу компанию своим друзьям и знакомым, даже если сами получили отказ. В противном случае, вы можете нарваться на шквал негатива.

2. Своевременный и четкий отказ может сохранить желание кандидата работать у вас. Возможно, он прокачает скиллы и попробует силы еще раз. В нашей практике есть примеры, когда кандидаты повторно откликались на вакансию через некоторое время. Прокачавшись в компетенциях, они проходили собеседование успешно, потому что сохраняли мотивацию и заинтересованность на протяжении всего пути.

3. Продуктовый бренд и бренд работодателя — взаимосвязаны. Если сохраните положительное отношение кандидата к компании, можете получить нового клиента. Например, некоторые кандидаты не пробовали нашу пиццу до интервью, а после — стали постоянными покупателями. 

Каналы обратной связи

Мы в Додо Пицца ориентируемся на канал, в котором больше всего общались с кандидатом [телефон, почта, мессенджер]. Давайте рассмотрим каждый по отдельности.

1. Почта. У нас есть разделение вакансий по двум направлениям: IT и бизнес. В IT 90% отказов идут через почту. В таком формате удобно писать максимально развернутый и индивидуальный фидбек. А в случае отказа — прописывать hard skills, которых кандидату не хватило. 

2. Мессенджер. Мы стараемся не отказывать через мессенджеры.
   Как правило именно там идет основная коммуникация и не хочется портить ее отказом. Если через время мы вернемся к кандидату, лучше чтобы там была позитивная нота, а не переписка про отказ. 

3. Телефон. Если у вас есть время и желание проговорить все до деталей, можно позвонить. Учтите, что устный разговор легко забывается, а вот к письму всегда можно вернуться. 

Как написать письмо с отказом

Для себя мы установили несколько правил:

• Пишем, что нам понравилось в кандидате.

• Причину отказа прописываем максимально четко и понятно: каких компетенций кандидату не хватило и какие ошибки были на собеседовании/в тестовом.

• Прикрепляем полезную полезную литературу для прокачки.

• Предлагаем поддерживать контакт через соцсети.

• Указываем информацию о компании: ссылки на митапы, youtube-канал, соцсети. 

• Обязательно держим позитивный тон письма.

Получается такое письмо:

[…], привет!

Хочу поделиться фидбеком после встречи. 

Нам понравилось, как ты отвечал на вопросы связанные с С# и Frontend.

Однако, для нас критичны знания по проектированию и SOLID и уровнь работы с SQL.

Поэтому, к сожалению, пока мы не готовы двигаться дальше.

Хотим посоветовать тебе пару книг и статей по теме. Ты найдешь их здесь [ссылка]. Надеюсь, они принесут тебе пользу и в будущем мы пообщаемся снова!

Спасибо, что уделил нам время. Нам было приятно с тобой познакомиться.

Предлагаю оставаться на связи, мне всегда можно написать в телеграм @___

До скорой встречи!

Почта, телефон и индивидуальный фидбек — это вы хорошо написали. Но что делать, если я один, а кандидатов много?

Нам помогают в такой ситуации:

• Шаблоны с отказами. Стоит один раз проработать хороший шаблон и в дальнейшем пользоваться им. Это экономит кучу времени!

• Форма обратной связи по итогам собеседования для участвующих в интервью [на ее основе HR может заполнить свой шаблон]. Состоит из 3 пунктов:
  1. Чем тебе понравился кандидат?
  2. Каких навыков ему не хватает?
  3. Рекомендации: что изучить и почитать. Если это потоковая вакансия, можно создать общий список с полезной литературой.

• Выделенные слоты в календаре под задачу «Обратная связь кандидатам». Например, один час в четверг.

• Если совсем нет времени, а кандидатов очень много — массовый шаблон для тех, кто не подошел. Лучше так, чем оставить человека совсем без ответа.

Лайфхак: как понять, что кандидаты реально думают о вас?

Мы внедрили обратную связь для кандидатов, которым отказали. Выглядит это так: один раз в неделю отправляем анкеты кандидатам, которым отказали, с просьбой оценить процесс подбора. Мы убиваем двух зайцев: получаем фидбек о нашей работе и ловим тех, кого могли пропустить.

Подытожим

• То, как и в какой форме мы взаимодействуем с кандидатом — напрямую влияет на HR Бренд.

• Если подготовить шаблоны заранее — давать обратную связь проще и быстрее.

• Доброжелательный отказ воспринимается лучше.
  

Мы будем рады пообщаться и поделиться опытом.
Дарья Мамлыгина tg @darja_mamlygina, fb https://www.facebook.com/darja.mamlygina
Надежда Башмакова fb https://www.facebook.com/profile.php?id=100013298269112 
Хабр Додо Пиццы https://habr.com/ru/company/dodopizzadev/